即効！英文ビジネスメールの書き方5つのコツ

皆さんもよくご存知の通り、英語はパソコンスキルと同じように、もはや欠かせない状況です。そんな中で、最も必要とされるのは英文ビジネスメール。顔が見えない分、きちんと書くことは大切ですし、ネイティブじゃないからといってあまりにも適当なメールはビジネスパーソンとして恥ずかしいですね。



英文ビジネスメールの簡単なコツをつかんで、いざという時慌てずに済むよう準備してしまいましょう。



今回のテーマは「即効！英文ビジネスメールの書き方５つのコツ」。簡単にきちんとした英文ビジネスメールが作成できてしまうコツをご紹介します。



■コツ1：英作文ではなく「英借文」をする

英作文という言葉は聞き慣れていますね。では「英借文」という言葉はいかがでしょう。つまりビジネスメールでは、英文を作るのではなく、あちこちから「借」りてくる。漢字のとおり、他からいい文章をどんどん借りてきて、自分の文章を作成しましょうという意味です。



最初に英語のメールを書くとき、まず日本語で考えてそれを英語に訳そうとすると、学校英語の癖でどうしても直訳になってしまうんです。例えば、下記のようなわけのわからない文章が作成されてしまいます。



Thank you for always.

いつもお世話になっております。

(※ちなみに、「Thank you for always.」という表現はありませんので、念のため。)



では、書き出しはどうすればよいのか。こういうときは自分で考えずに、別のところにあるものを借りてきましょう。ネットや本で調べれば、書き出しの文はごろごろ出てきます。下記は英文ビジネスメールに見られる書き出し文の一例です。



I hope this email finds you well.

直訳：このメールがあなたがお元気であることを見つけることを願っています。

意訳：お変わりなくお過ごしのことと存じます。



直訳は怖いですね（笑）。いきなり日本語から英語へ、意訳をするのは難しいので、最初はどんどんあるものを英借文して組み合わせていくことで、きちんとしたメールを作成する。そしてそこから自分のものにしていくようにしましょう。





■コツ2：使えるものは何でも使う

英借文の参考にできるものの例としてこんなものがあります。

・ネット上の英文ビジネスメールサンプル

・英文ビジネスメールの本

・辞書



辞書も結構侮れません。例えば、「添付」と言う言葉を「英辞郎on the web」( http://www.alc.co.jp/ )で見てみましょう。言葉の定義の後もどんどん見ていくと、下記のような例文がたくさん出てきます。そのままメールに貼り付けて使えるものばかりですね。



添付された【形】　attached

添付した文書、5部コピーしてください。

Please make 5 copies of the attached document.



添付の履歴書をご覧くださいますようお願い致します。／履歴書を添付致しましたのでご査収ください。

Please see the attached resume.



添付の草稿に目を通し、もし提案や意見がありましたら今週末までにお知らせください。

Please review the attached draft and provide any suggestions or feedback by the end of this week.

(以上、英辞郎on the Web より抜粋)



他にも英借文の参考にできるものはいろいろあります。

・Q&Aサイトの投稿

・先輩や他のメンバーがＣＣしてくれた以前の英文メール

・相手から送られてきた英文メール



英文ビジネスメールの書き方はそこここに散らばっています。英語力だけではなく、それを見つける検索能力も、自分の大切なスキルですよ。





■コツ3：短く分かりやすく書く

借りられる文章も見つからなくて、ぴったりの例もない。そんな時はやはり自分で書かなくてはいけませんね。気をつけたいことは、文章は短く簡潔に書くことです。具体的には、まず、訳す前の日本語の文章を短くします。そしてその後で主語と動詞を明確にする。なにがどうなったのかを組み立てるんですね。最後にそれを訳すようにしましょう。



(1)まず書きたい文章を日本語で考えます。下記の文を見てください。

先日の会議で話したプロジェクトのスケジュールの件について、工場での生産が遅れているため、本来の予定より1か月遅れるとお話をしましたが、別の工場より入手可能なことが判明したため、予定通りプロジェクトが進められそうです。



(2)次にこれをぷつぷつと切って、日本語の短文にしてください。

先日の会議でプロジェクトのスケジュールについてお話をしました。工場での生産が遅れているため、本来の予定より1カ月遅れるとお話をしました。しかし、別の工場より入手可能なことが判明しました。だから予定通りプロジェクトが進められそうです。



(3)そして訳しやすいように、主語を入れます。また、必要であれば動詞も少し変えます。

［私たちは］先日の会議でプロジェクトのスケジュールについてお話をしました。工場での生産が遅れているため、［プロジェクトのスケジュールが］本来の予定より1カ月遅れると［私は］お話をしました。しかし、［パーツが］別の工場より入手可能なこと［が判明しました→を私は知りました］。だから［私たちは］予定通りプロジェクトが進められ［そうです→るでしょう］。



(4)最後に英訳をします。

We discussed the project schedule in the last meeting. I mentioned the schedule would be delayed by one month due to the production delay at the factory. I, however, learned that the parts were available at another factory. As a result, we will be able to proceed according to the original schedule.



ここまで分解すれば、訳も簡単になりますね。短く簡潔に。英文を書くときは

心がけるようにしましょう。



■コツ4：自分のメールパターン集を作成する

自分が書いた英文メールは宝物です。メールパターンを作成して、件名を検索しやすくして、下書きフォルダにフォルダをひとつ作成して、保存してしまいましょう。また、他人から届いたものでも、これは使えると思ったものはコピペして下書き保存。使うときはコピーして送信すればいいので、打ち直す必要もありませんね。



特にビジネス上のメールは、同じような内容が多く、定型が決まっていたり、毎月同じ内容のメールを書いたりすることが多いです。きれいな英語の文章を、いかに効率よく作成して送るかもビジネスパーソンの大切なスキルです。



■コツ5：読み直す

最後に、送信ボタンを押す前に必ず読み返してください！ なんとなく読むのではなく、下記の点に注意して読むようにしましょう。



・意味が通じるか

・短いか

・分かりやすいか

・動詞の時制に間違いがないか

・三人称単数の動詞に「s」がついているか

・前置詞（to, for, with, at, in, onなど）に間違いがないか



不安だったら、辞書を見るか誰かに聞く。このひと手間が、ビジネスパーソンとしての相手への心配りですね。





文●宇多 藍子(ウダ アイコ)

AllAboutプロファイル　ビジネス英語講師

http://profile.allabout.co.jp/pf/aiko-uda/

UNIVAST Education 代表取締役

クライエントの皆さんの「わかった！通じた！使えるようになった！」を大切な3本柱として英語レッスンや研修を行っています。個人レッスンや英語学習のプライベートコーチングのほか、NECなどの大手企業で英語研修を行うなど、様々な分野での英語教育に携わっています。