英文ビジネスメール基本のフォーマット

今回は、英語ビジネスメールの基本フォーマットについてお話します。英文ビジネスメールは、簡単に分けると、下記のような構成になっています。



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件名：

相手の名前



書き出し、本文、書き終わり

(※改行と段落構成に関しては下記参照)



敬具

署名

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【件名】

日本語の件名には、「〜について」、「〜の件」という言い回しがよく使われます。英語で件名を書く場合には、この「ついて」や「件」に当たる言葉の「Regarding」や「About」を入れないようにします。返信メールの件名をみると、「Re:」がついていることがありますね。これは実は「Regarding」の省略形です。「Re: Regarding monthly report」では、くどくなってしまうのはお分かりですね。件名は「〜」の分だけ、簡潔に記載します。



例：

Meeting on May 10th(5月10日の会議について)

Monthly report(月次報告書の件)



【相手の名前】

相手の名前の書き方は、フォーマルな場合とカジュアルな場合があります。お客様あてのメールや、相手に始めて送るとき、まだ親しくない相手にメールを送る場合にはフォーマルな方を使いましょう。また、カジュアルなものを使うかどうかは相手の役職(上下関係)によってではなく、どれくらいやり取りをしていて親しい仲になっているかによります。



英語圏では自分の上司に向かって、「Hi」でメールを始めることもあります。まずはフォーマルな言い回しを使い、相手に合わせてカジュアルな言い回しに変更するようにするとよいでしょう。



例：

■フォーマルな場合

Dear Robin Thompson,

Dear Mr./Ms. Thompson,

Dear Thompson san,

Dear All,

Dear Sir or Madam,　（相手の名前が不明の時）



■カジュアルな場合

Dear Robin (san),

Good morning/Hello/Hi Robin (san),



「さん」についてですが、外資系企業での社内メールは、「Mr.」や「Ms.」を使わずに「さん」を使う傾向があります。「さん」なら親しくなっても使い続けて違和感がないですし、男女の差や姓と名の使い分けもないので海外の方にも使いやすいのでしょう。どんなに親しくてもなかなか呼び捨てにはしづらい日本人の感性と、外国の方からはわかりにくい日本人の名前にぴったりの解決策ですね。



【本文と改行】

さて、本文の部分ですが、書き出しから、本文が数文、そして書き終わりの文と続きます。ここでの英語と日本語の違う大きなポイントは、文章ごとの改行はしないこと。文章の途中での改行もしないでください。改行は、相手のウィンドウの大きさに合わせて自動的に行われる改行に任せましょう。



英文メールは、話題ごとの段落で構成されています。話題が変わったら段落を変え、その時に初めて改行をします。



繰り返しますが、英語のメールでは、幅をそろえるための改行はしません。文章の途中の改行は一切しないでください。カンマの後で改行することもありません。また、一文が終わるごとに改行をすることもありません。本文の途中で改行してしまうと、詩を読んでいるようで、とても読みづらい英文になってしまいます。改行をしたい気持ちは抑えて英文メールを書きましょう。



【署名】

署名は日本語の署名をもとに、下記の点に気をつけながら英訳版を用意しましょう。



■名前

ファーストネームが先にくるので、「宇多藍子」なら「Aiko Uda」になることは、ご存知の通り。さらに、明確にするため「Aiko UDA」のように、ラストネームだけを大文字表記にする場合もあります。また、日本語のようにラストネームから書く場合には、「Uda, Aiko」とカンマが入ります。



■住所

住所は番地から始まり、地名、市区町村、都道府県、郵便番号、国の順番です。



例：

1-2-3, Nishi Shinjuku, Shinjuku-ku, Tokyo, 163-8001, Japan



■電話番号

電話番号は少々注意が必要です。海外から日本へ電話をかける時は、国番号が必要になります。日本の国番号は「81」なので、最初の「0」をとった後、最初に「+81」を書き足します。「+」は国番号のマークですのでお忘れなく。



例：

日本語表記：

080-5403-0536

(080)5403-0536



英語表記：

+81-80-5403-0536



なお、日本では「-」の代わりに括弧を使うこともありますが、括弧内はダイヤルしなくてもいいのかと間違いの元になりますので、すべて「-」に置き換えましょう。



【メールアドレス】

履歴書の送付などで、個人のメールアドレスを使うときは、メールアドレスの「@」の前に気をつけましょう。自分の名前を使った普通のものであることが大切。以外と見られていますよ。



例：

■避けたいメールアドレス

aikorinirn@...

cute_elephant_0507@...

flyinggreenwingtokyo@...

aiai_^o^_gogo@...



■普通のアドレス

aiko.uda@...

a.uda@...

aikouda0507@...



英文ビジネスメールの基本的な形式についてお話しました。これを念頭に置きながら、取り組んでみてくださいね。





文●宇多 藍子(ウダ アイコ)

AllAboutプロファイル　ビジネス英語講師

http://profile.allabout.co.jp/pf/aiko-uda/

UNIVAST Education 代表取締役

クライエントの皆さんの「わかった！通じた！使えるようになった！」を大切な3本柱として英語レッスンや研修を行っています。個人レッスンや英語学習のプライベートコーチングのほか、NECなどの大手企業で英語研修を行うなど、様々な分野での英語教育に携わっています。