英文ビジネスメールの"書き終わり"はどう書く？

今回は、英文ビジネスメールの最後の部分の書き方のコツをご紹介します！



【要求する】

たいていの場合、メールを書いているからには、「いつまでに返信してください」や「確認してください」など、なにかお願いがある場合も多いかと思います。英文メールのポイントは必要なことは「いつまでに」、「何を」して欲しいのかを明記すること。



丁寧な表現も大切ですが、確実に返事が必要なときはあいまいにせず、しっかりと具体的に要求しましょう。具体的に要求すると押しが強いようにも思えますが、英語では何がいつまでに必要なのかを明確に伝えることもビジネスの礼儀です。



■確実に返事が必要なときの良い例：

Please let me know by Thursday as we have to submit the report by the end of this Friday.

金曜日中に報告書を提出しなければいけないので、木曜日までにお返事をください。



■確実に返事が必要なときの悪い例：

It would be great, if you could let me know soon.

もし早めに知らせていただけたら嬉しいのですが......



それでは表現のやわらかさも含めていつくつか見ていきましょう。



■I was wondering if you could...

　(...していただけるかと思っているのですがいかがでしょうか)系

これはとても柔らかい言い方です。例えば、こちらに非がある場合や、無理なお願いをしているとき、もしそうしてもらえたら嬉しいけどそうでなくても大丈夫なときに使える表現です。また、とても丁寧なので、相手によって使い分けられるといいですね。



I was wondering if you could change the time of our meeting from 14:00 to 15:00.

打ち合わせの時間を14時から15時に変更していただけたらと思っているのですが、いかがでしょうか。

I was wondering if you could resend the application form.

もう一度申込書をお送りいただけると嬉しいのですが。

I was wondering if you could postpone the deadline.

締め切りを伸ばしていただくことは可能でしょうか。



■Could you please...?(...していただけますか)系

「いただけますか」というお願いです。相手にとって特に不都合ではないし、そんなに手間も取らない、仕事上ごく普通のやり取りであるときに気軽に使える依頼文です。



Could you please forward me the contact information of your accounting department?

そちらの経理部の連絡先を転送していただけますか。

Could you please inform me of your progress on the project?

プロジェクトの進歩状況についてお知らせ願えますか。

Could you please give me the schedule of upcoming events?

次の(来るべき)イベントの予定をいただけますか。

Could you please look into this matter?

本件について、状況確認していただけますか。



■Please...(...してください)系

これは確実にその動作が必要であるときによく使われます。もし相手がしてくれなかったら本当に困るときや、相手がするべきことで、かつ自分もその動作を受け取る権利がある場合に使われます。



Please let met me know if the date is not convenient for you. We will work out some other dates.

もしこの日にちが不都合であれば知らせてください。その場合には、他の日にちを考えましょう。

Please review the attached files and give me your feedback by the end of this week.

添付文書を確認して、今週末までにご意見をお聞かせください。

Please let me know your thoughts regarding the schedule change as soon as possible.

早急に、予定の変更についてのお考えをお聞かせください。



■プラスアルファ　締め切り

また便利な表現として、締め切りを書き足す場合は「by」を使いましょう。「until」は日本語訳は同じ「まで」でも「......までずっと」という意味なので気をつけましょう。



By the end of this week

今週末まで

By May 20th

5月20日まで



■プラスアルファ　理由付け

さらになにか要求する場合は、下記のように「as」や「since」を使って、理由を記載するのもいいですね。



Please 〜 as I have to submit the document on Friday.

金曜日に書類を提出しなければいけないため、〜してください。

Could you 〜 since we need to close the account by the end of this month?

今月末でアカウントを閉めなければならないため、〜していただけますか。



【締めの言葉】

さて、内容によっては特にお願いがない場合もあるかもしれませんね。その場合は、締めの言葉として下記のようなあいさつがあります。



■I look forward to 〜 (楽しみにしています)系

「to」の後は、名詞か、動名詞と呼ばれる「動詞+ing」を使ってください。ここでは動名詞の例をあげておきます。



I look forward to receiving your ideas.

あなたの案を受け取るのを楽しみにしています。

I look forward to seeing you on Tuesday.

火曜日にお会いするのを楽しみにしています。

I look forward to finally meeting you next month.

とうとうお会いできますね。心待ちにしております。

I look forward to talking to you at the next teleconference.

次のテレカンファレンスでお話するのが楽しみです。



■Have〜 (どうぞ〜してください)系

Have a great day/evening.

よい一日・夜を。

Have a wonderful weekend/long weekend/holiday season.

よい週末・連休・クリスマスシーズンをお過ごしください。

Have a safe trip back home.

お気をつけてお帰りください。

Have a good journey.

良いご旅行を。



■I hope...(...と願っています)系

I hope this will solve the situation.

これが問題の解決につながるといいのですが。

I hope this arrangement would work for you.

この取り決めがあなたにとっても好都合であることを願っています。

I hope any of those options will fit your needs.

これらの選択肢があなたのニーズに合致しているといいのですが。

I hope you will have a wonderful trip.

良いご旅行をされることを願っています。



■Please feel free to〜(どうぞお気軽に...してください)系

Please feel free to let me know if there are any problems.

何か問題があったらお気軽に知らせてください。

Please feel free to contact me if you have any questions.

何が質問がございましたら、お気軽に私までご連絡ください。



■Thank you for...（...していただきありがとうございます）系

Thank you for your cooperation.

ご協力ありがとうございます。

Thank you for your understanding in advance.

ご理解ありがとうございます。

Thank you for all your time and effort.

ご尽力にお礼申し上げます。



【敬具にあたる言葉】

いろいろなものがありますので、メールによく使われるものをいくつか例にあげます。このうち適当なものを選んでください。よく分からなかったら迷わず「Best regards」を選びましょう。そしてそれを自分の署名のすぐ上につけてカンマ「,」を打って終わりです。



■一番よく使われているものとその変化形

Best regards,

Regards,

Kind regards,

Warm regards,



■ちょっと堅い表現

Sincerely,

Sincerely yours,



■カジュアルな表現

Thank you,

Thanks,

Take care,



今回はメールの終わり方について例文を含めてお伝えしました。最後にひとことあいさつを加えるだけでも、ぐっとよいメールになります。使いやすいものをいくつか選んで、状況に応じて使い回せるようにしておきましょう。





文●宇多 藍子(ウダ アイコ)

AllAboutプロファイル　ビジネス英語講師

http://profile.allabout.co.jp/pf/aiko-uda/

UNIVAST Education 代表取締役

クライエントの皆さんの「わかった！通じた！使えるようになった！」を大切な3本柱として英語レッスンや研修を行っています。個人レッスンや英語学習のプライベートコーチングのほか、NECなどの大手企業で英語研修を行うなど、様々な分野での英語教育に携わっています。