返信が大幅に遅れてしまった時のお詫びと対応策を考える。:ビジネスパーソン メール術(21)

ジンジュール2012年3月30日(金)15:50

好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術(21)
〜見落としたり、返信しそびれたりした時、使ってはいけいない表現〜

神垣あゆみ かみがきあゆみ(ライター)

返信するのを忘れたまま、日数が経過していたメール。今さら返信するのもきまりが悪い。このままスルーしてしまおうか……!? いいえ、遅くなっても返信はしましょう。返信の遅れをきちんと詫びて、対応することが大切です

●「忘れていました」「うっかり」など、マイナス印象の表現はNG

返信をうっかり忘れてしまうことは、誰にでもあるミスです。重要なのは、気づいた時点でどのように対処するか、です。
「忘れていました」と同様にマイナスの印象を与える表現として、「聞き漏らしてました」「書き落としていました」などがあります。さらに「うっかり」「つい」などが付くと、相手を軽んじている印象が否めません。このとき、「忘れていました」という表現はNG。相手は、自分はその程度にしか扱われていなかったのか、と返信を忘れていたあなたにがっかりすることはあっても、好印象を抱くことはありません。

▼返信が遅れた場合のお詫びの文例-1

× 先日いただいたお問い合わせへの返信を
すっかり忘れていました。どうもすみません。

○ 先日いただいたメールへの返信が遅くなってしまい
大変失礼いたしました。
遅ればせながら、改めてお答えいたします。

最初に挙げたNG文例では、口語調のくだけた表現がいかにも軽率な感じを与えます。このようなときは「大変失礼しました。遅ればせながら〜」とお詫びの気持ちを伝える表現を覚えておくとよいでしょう。

●好印象を与えるお詫び表現の例

同じ意味でも、相手にマイナスの印象を与えない表現をいくつか押さえておきましょう。

「忘れていました」に替わる表現が「失念していました」です。口語調の「忘れていました」より硬い表現ですが丁寧な印象を与えます。

▼返信が遅れた場合のお詫びの文例-2

・お問い合わせいただいておりました○○について
返答を失念しており、大変申し訳ございません。
仕様など、商品の詳細をまとめた資料を至急送付いたしますので
ご査収ください。

上記の文例のポイントは、丁重にお詫びの言葉を伝えるとともに「すぐに対処する」姿勢を示すことです。返答の遅れを挽回すべく、「至急送付いたします」という一文を添えてアピールします。こちらの動きは相手に見えないため、言葉で「迅速に対処している」ことを伝えるのです。

「失念していました」以外に、次のような表現もあります。

▼その他、失礼を詫びる文例

× さっきの打ち合わせで言い忘れていたんですが

○ 先ほどの打ち合わせで、お伝えしそびれていたのですが

× うっかり返信を忘れていて、すみません。

○ こちらの不手際で返信が遅れ、ご迷惑をおかけいたしました。

「〜しそびれる」は、タイミングを逃した意を伝える表現。「うっかり忘れていた」は「不手際で」という表現に置き換えることができます。

「忘れる」「うっかり」といううかつな印象を与える表現は控え、まずはきちんと対処する姿勢を言葉で伝えたいですね。

<ワンポイント>顔文字は使ってもいい?
顔文字や絵文字は、言葉で表しきれない微妙なニュアンスを伝えてくれる点で便利ですが、使用は私信にとどめておくのが無難。ビジネスメールではきちんと言葉で心情を伝えられるように心がけましょう。

ジンジュール

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