Inc.:会議の質を高める方法を探すと、1日(あるいは1週間)かけても読み切れないくらいの情報が見つかります。会議のコストを従業員に「負担させる」というものから、成功者の習慣を見習う――など、インターネットには、会議を効率化するためのアドバイスがあふれています。

しかし、それだけ秘訣やコツが存在するのに、会議が一向に良くならない。どうしたら良くすることができるかではなく、そもそも、何が原因でダメな会議になっているのかに気づく必要がありそうです。

「HelpScout」のGregory Ciotti氏が、おもしろく役立つ記事を投稿しています。善意の意図から出たものなのだろうが、実は弊害以外の何ものでもなく、参加者の不満を買うだけという、会議に関するダメな考え方をまとめたものです。自分の上司に、以下の、よくある、会議を台無しにする発想が見られるという人は、ぜひ手を打つべきと、Ciotti氏は提案しています。

1. 議題に関心がありそうな人をとりあえず全員呼ぶ


透明性や協調性が大事だから、意思決定をする前に、できるだけ多くのインプットを集めておくのが賢明――という考えなのでしょう。しかしCiotti氏によると、こういう考えが、会議をダメにする、もっともよくある間違いなのだそうです。

「私の経験だと、ジェフ・ベゾス氏の"2枚のピザルール"に反している会議が、生産的だった試しがありません。"2枚のピザルール"とは、アマゾンで会議の人数を制限するために彼が提唱した原則です」とCiotti氏は強調します。「参加者の人数が2桁になると、意思決定の効率が急激に下がることを示す、信頼できる文献もあります」会議に誰を呼ぶかを決める際は、十分に吟味したいものです


2. 参加者全員の合意を求める


チーム全体の意見というものを尊重するいい人がよく、みんなの意見が1つにまとまるまで話し合いを続けようとします。全員の同意を取りつけたうえで決めるのがよいという考えなのでしょう。これは一見まっとうな方法に見えますが、会議の参加者から感謝されることはない、とCiotti 氏は言います。

「会議は、意見の一致を図るためのものではなく、協調を図るためのものです。この2つには、大きな違いがあるのです。協調を図るというのは、もろ手をあげて賛成というわけではなく、懸念や、ともすれば疑いさえ抱いている人に、それでも最終決定に協力する覚悟をしてもらうことです。どんなときも協調を得ることは必須ですが、合意は必ずしも必要ではありません」と彼は説明します。


3. カジュアルな会議に見せかける


みんな会議が嫌いというのは、世間で広く認知された事実なので、自分の会議をより軽くインフォーマルなものに見せかけて、嫌われないようにしようという考えです。でもこのアプローチは必ず裏目に出るとCiotti氏は言います。なぜなら、開始時間があいまいで、しっかり計画されておらず、アクションアイテムが明示されていない会議こそ、会議室に足を踏み入れるのも嫌だと思われるタイプの会議だからです。

「逆に、重要なら重要ときちんと伝えたほうが、全員がその機会を最大限に活用する覚悟で臨んでくれるでしょう」とCiotti氏はまとめています。


3 Ways to Run a Terrible Meeting|Inc.com

Jessica Stillman(訳:和田美樹)
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