Inc.:あなたがプレゼンテーション中かミーティングの進行を担当しているとしましょう。ノートPCを開いてリモートで参加する人たちとミーティングをつなげようとしたり、プレゼンを会議室のモニターに投影しようとしたら、あ、大変! なぜかうまくいきません。

悲しいかな、これはよくある話です。そして、「そんなことが起こるのではないかという不安でストレスを感じる」という回答が、プレゼンをしたりミーティングに出席したりする千人以上の職業人を対象にアメリカイギリスフランス、ドイツで行われた調査では、回答者の87%以上から寄せられました。

ミーティングやプレゼンの途中でテクノロジーの不具合が発生するとストレスを感じるのは当然です。しかし、テクノロジーの不具合がどの程度プレゼンに影響を及ぼすか調べるのは興味深いことでした。例えば、ミーティングの開始を遅延させる原因の31%がテクノロジーのさまざまな不具合だと回答されています。

さらに、このような問題を体験した回答者の93%が「テクノロジーの不具合はミーティングにネガティブな影響を与えている」としています。回答者の70%は「スピーカーの信用度が失われる」と報告し、過半数が「時間の浪費による生産性の損失」を報告しました。24%はテクノロジーの不具合に遭遇したせいで締切が守れなくなり、12%はそのせいでビジネスの機会を失ったとのことです。

今のところ私たちは間違いなくテクノロジーの恩恵を受けていますが、ミーティングやプレゼンの途中で不具合が起こるのは紛れもない事実です。しかし、だからと言って、こうした事故のせいでプレゼンやキャリアを台無しにすべきではありません。ミーティング中にテクノロジーの不具合が起こったとき、それにどのように反応するかが肝心です。それにより、冷静に効率よく対処して、さらに余裕とユーモアまで周囲に感じさせることになるか、あるいは、ストレスレベルを上昇させてしまい、伝えようとしていたメッセージやしたいと思っていた話し合いを台無しにしてしまうかが決まります。

本来、テクノロジーに不具合はつきものですが、それを防止するためにできることがあります。この研究のストレスに関する部分を手がけたマインドラブ・インターナショナルの会長を務める心理学者のDavid Lewis博士は次のようにアドバイスしています。

1. テック・リハーサルをする


登壇者のほとんどは、音響、ステージ効果、照明といった項目が全て適切に作動するか確認するために開演前に「テック・リハーサル」をします。できたら、これと同じように、イベントの前にみんなが使うテクノロジーを試してみましょう。「テック・リハーサルは早期に問題点を発見するので、結果として安心感が得られます」とLewis氏は言います。


2. テック・チームに相談する


テック・リハーサルができるかどうかに関わらず、イベントに先立ってミーティングと使用予定のテクノロジーについてITチームと細かい点まで話し合いましょう。何よりも、これから使う予定のテクノロジーに何か問題があるかどうか教えてもらえます。


3. バックアップ・プランを用意しておく


使う予定のテクノロジーに新しいものや不慣れなものがあるときは、バックアップ・プランを用意しておくことが特に大切です。「何かあったときに代用できるディバイスやハンドアウトを配布するといったバックアップ・プランを用意しておくと、ストレスが軽減します。」とLewis氏は言います。「プレゼンやミーティングを始めると不安が頭をもたげるので、プランBを用意しておけば気持ちがすっきりして、ポジティブなミーティング体験になります。


4. IT担当者をスピードダイヤルに登録する


「IT担当者はテクノロジーの危機に瀕した際に必要に応じてガイダンスや代案を提供してくれますし、ITの専門知識で対処してくれます」とLewis氏。特に重要なミーティングやプレゼンテーションでは、待機してもらうと良いでしょう。


5. 平常心を保ち、手を温める


ミーティング中にテクノロジーの不具合が発生したときに一番大切なことは、それに対してどのように反応するかです。そのため、ミーティングが始まる前に何度か深呼吸することをLewis氏は勧めています。テクノロジーの不具合発生中にも、もう一度深呼吸したり、出席者が全員ストレスを感じているようなら、一緒に深呼吸を1回してもらうように誘導しても良いでしょう。

それ以外にLewis氏が推奨するテクニックとしては、手を暖かく保つことです。ストレスがあると血流が末端まで行きわたらなくなり、手が冷たくなりがちだからです。頬のあたりに手をもっていくと、肌の表面に血流が戻り、気分を落ち着ける効果があります。


Here's How to Keep a Tech Failure From Derailing Your Presentation | Inc.

Minda Zetlin(訳:春野ユリ)
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