●席の配置が換わるだけで、コミュニケーションの量が倍増
ヤフーは今年6月、東京ガーデンテラス紀尾井町への本社移転に合わせて、従業員の個性や才能が生かせる働きやすいオフィスを目指し、さまざまな施策を行うことを発表した。

2拠点に分散していた本社オフィスを紀尾井町に集約、約5700人の従業員が同一のオフィスで働くようになる予定で、5月から順次移転が行われているという。

「ミッドタウンにオフィスを構えた時とオフィスに対する考え方が変わってきているとともに、オフィスが手狭になりました。また、2014年には六本木一丁目にビルを借り、オフィスが分散しました。ビル間でシャトルバスを走らせたものの、コミュニケーションがとりづらい面もありました」と語るのは、ヤフー コーポレート統括本部 PD戦略本部 オフィス最適化推進部長の工藤真一氏だ。

効率やコストも考えた上で、この人数が一堂に集まることができる場所として、「グランドプリンスホテル赤坂」の跡地に開発された「東京ガーデンテラス 紀尾井町」のオフィス棟が選択された。

移転プロジェクト自体は2014年からスタート。今後の数年ではなく、少し未来を見据えた働き方改革を行いたいという意向の下でコンセプトづくりが行われ、そのコンセプトに基づいたオフィスデザインが実施された。

6月に発表されたオフィスデザインは、従業員の机を不規則に配置した上でのフリーアドレス制の導入など、見た目にも興味深いものだった。

○会社のあらゆる情報が集まる場を実現するジグザグの机配置

一般的にオフィスの机は島型のレイアウトで設置されることが多い。開発部門などでは集中力向上のためにパーティションで机を囲うようなこともあるが、基本的には壁に対して垂直・平行を保ったレイアウトだ。しかしヤフーの新オフィスでは、島にはなっているものの、島が斜めに配置されることになる。

「以前は一般的な対向島型でしたが、コミュニケーションの活性化を狙ってさまざまなレイアウトを検討しました。ミッドタウンの半フロア分、200人が使う規模で、ジグザグ配置のパイロットオフィスを構築してみたところ、歩行量とコミュニケーション量が2倍になる効果を確認できたので採用しました。対向島型のほうがもちろん収容効率はよいのですが、あえて回り道する配置のほうが交差点が増えるとともに、偶然のコミュニケーションが増えます。最もコミュニケーションがとれる配置にしました」と工藤氏は語る。

写真を見るとわかるのだが、対向島型の場合に存在する、オフィスの端から端へと真っすぐに移動できる通路がない。歩く人はどうしても方々に突き当たり、回り道をしながら移動することになる仕組みだ。

さらに、このレイアウトでフリーアドレス制も導入。社員が自由に好きな座席を選択でき、必要な時は部署を超えたチームで集まって仕事をすることもできる仕組みだ。集中して作業ができる席も用意されているが、オープン席で作業をしていれば自分は黙って仕事をしていても周囲の会話などからいろいろな部署や人の動向が見えてくるという。

「エンジニアの多い部署で実験に取り組んだのですが、当初はエンジニアから効率が落ちるといった意見がありました。時間の経過とともに、エンジニア自身による創意工夫や慣れが出てきたようです。また、袖机のないフリーアドレスでは資料などが扱いづらいという意見もありました。こちらについては、希望者に手提げバッグを提供し、ロッカーから出したものを常に持ち歩けるようにすることで対応しました。今回の移転では効率を高めるよりも、コミュニケーションを増やすことを重視しています」と工藤氏は語った。

ヤフーでは以前からペーパーレス化を進めてきたこともあり、事務書類などは少なく、スタート当初こそ不満の声が多かったものの徐々に慣れた従業員の間では持ち歩く私物も減るなど、問題は解決傾向にあるという。

さらに、登録すれば社外の人間でも利用できるコワーキングスペースも設置。これにより、社内だけでなく社外からの情報も自然に集めようという狙いだ。得意分野が違う人同士の会話から生まれる新たなアイデア、イノベーションを狙った、社内外のコラボレーションを活性化策というわけだ。

キッチンやスタジオが設けられているほか、カフェも併設されており、打ち合わせやイベントなどで多目的に利用することが可能だ。

○健康で働きやすい環境を提供

新オフィスに新たに設置されるものに、仮眠スペースがある。これはフロアごとに設けられた4畳半程度のスペースと、特定フロアに設置される個室スペースに分かれており、どちらも就業時間中に仮眠をとることが可能だ。

「新オフィス20フロア中、すでに2フロアが先行移転しているのですが、各フロアにある4畳半の畳のスペースは活用されています。休憩に使っても、仮眠してもいい場所です。9月には仮眠専用の個室ができます。こちらは予約制で、もっとしっかり眠れる感覚ですね。どちらも利用時間など、シンプルなルールだけで運用したいと考えています」と工藤氏。眠気を感じながらダラダラと作業するよりも短時間の仮眠をとったほうが効率がよいことは知られているが、それをうまく利用して快適に働いてほしいという意向だ。

そして、旧オフィスにも存在したが強化されるものとして、マッサージ設備と社員食堂がある。マッサージ設備はマッサージ機と専任スタッフによるマッサージサービスがあるが、今回、マッサージ機が各フロアに2台設置され、仮眠スペースと同様に、快適に働ける環境の強化に当たる。これまでの社員食堂「BASE6」は従来116席しかなかったところ、新しいオフィスの社員食堂は800席程度に拡大される。

「社員食堂BASE6では、昼時に大変混雑するため、座席を予約制にしていました。新しい社員食堂では座席も拡大するので、多くの社員が利用できるようになります。メニューも低カロリーの定食など、健康志向のものが増える予定です」と工藤氏は語る。

食事や休息に配慮することで従業員が健康になり、個のパフォーマンスを発揮できる状態にしたいというのが狙いだ。イノベーションの源泉は従業員一人ひとりであるという観点から、働きやすい風土を整えているという。

●オフィスに足を運ぶことで「働き方革命」を実現
○改良可能な状態とすることで、成長を続けるオフィスへ

先に紹介した「コミュニケーションやコラボレーションの強化」や「健康に配慮した働きやすい環境の提供」は、オフィス移転プロジェクトの中で作られたコンセプトだ。具体的な計画の中で迷う部分があれば、そうしたコンセプトに立ち戻って考えることを繰り返したという。こうした姿勢が、多少の生産性ダウンを受け入れてでもコミュニケーション強化を優先するというような決断につながったのだろう。

もう1つのコンセプトとして用意されたのが「改良可能な変化できるオフィス」だ。これは、2007年にミッドタウンに入居してから今に至るまでの経験も踏まえたコンセプトだという。

「入居当初は当然、当時としては最先端、最適という考えで作ったオフィスだったのですが、状況はどんどん変化してきています。したがって、新オフィスは必要に応じて変えられるようにしたいと考えています」と工藤氏。

これは移転後すぐに生きてくるものではないだろうが、2020年、2050年という先々までを考えると、必要になってくる考え方だ。特にインターネットビジネスという変化の激しい業界で活躍するヤフーにとって、10年、20年とまったく変化のないオフィスで働き続けることはあまりよい状況ではないだろう。

「今はDIYを行うイベントを開催し、社員が自ら机などを作ってみたりしています。半分以上がエンジニアやデザイナーといったクリエイティブな仕事をしている人々ですが、こうしたイベントを通して、会社全体で『モノを作る』という意識を持っていられたらいいと考えているのです」と工藤氏は語った。

○「情報交差点」の増加で通う意義のあるオフィスを作る

昨今の働き方改革というと、在宅ワークやサテライトオフィスなど、働く場の柔軟性を高める方向の施策が多い。特にIT系企業では、業務の多くがPCさえあれば対応できてしまうものも多いだけに、離れた場所にいてもオフィスの仲間や取引先とコミュニケーションに支障がない状態を作りつつ、自由に働けるという形がとられがちだ。ライフワークバランスの向上、移動時間を削減しての効率化などを考えれば、よい選択ではある。

しかし、ヤフーの取り組みは、あくまでもオフィスに通う前提で行われている。業務をこなすだけならば通勤の必要はないのではないかと言われている中で、通う意味をオフィスの側で作っている形だ。

「月に2回、自由な場所で仕事ができる『どこでもオフィス』という制度もありますし、メリハリをつけて働ければよいと考えています。ただし、新しいモノを生み出していくにはコミュニケーションから生まれるコラボレーションが必要です。会社に来る意味として、人と人が集うことで自然と生まれる情報交差点を増やすことを考えました」と工藤氏。

ヤフーは以前からカンパニー制をとっていることもあり、カンパニーを超えた交流に若干鈍い部分があったという。これに、物理的にオフィスが分かれているという問題も加わり、カンパニー、部署、物理という3つの壁が存在した。これを壊すのが、1カ所に集まる新オフィス移転と、フリーアドレス採用やコワーキングスペース設置といった施策だ。

「小さなことですが、以前は全員の足元に置いていたゴミ箱を撤去して壁際まで捨てに行くようにしました。これも歩く距離を増やしてコミュニケーションの機会を作る工夫です。中には、自分が何者で、何が得意であるかなどを示す小さな卓上ノボリのようなものを席に立てている部署もあります」と工藤氏が語るように、いろいろなことを積み上げることで、通い・集まる意義のあるオフィスを作り上げている状態だ。