社内の資料をスマートに準備できるようになると、いつもは厳しい上司も高く評価してくれるようになるでしょう。上司が納得できる資料を作って信頼をガッチリつかみ取りましょう。サクッとできる高品質の資料の作り方について、基本的なポイントを3つにまとめました。

■ POINT1:読み手が読みやすい資料を

相手にとって読みやすい資料を作ることはとても大切なことです。資料を提出する相手は、あなたの作った資料だけでなくたくさんの書類に目を通しています。よく整えられた紙面構成や展開方法などに精通しているのです。あなたの資料も、同じような展開を期待しながら検討されます。たとえ時間をかけて準備し、内容が充実していたとしても、読みにくければ資料としての目的を果たす前にふるいにかけられてしまうことがあるかもしれません。あなたの部署のメンバーがいつも使っているテンプレートがありますか?ほかのメンバーはどのような構成で資料を作成していますか?最初からすばらしい資料を作成できるわけはないのですから、お手本から良いところを吸収して、評価される資料作りの経験を積みましょう。

※ テンプレートを用いて読みやすい作り方を覚えよう

■ POINT2:まず全体像から見せる

最初のページから順番に作成していくのは、資料を作成するときに陥りがちな悪いパターンと言えるでしょう。まず全体像を考えていかないと、ページごとにボリューム感や論点がバラバラになり、読み手を正しくゴールまで導けなくなってしまいます。つかみから結論までが、まっすぐの一本道になるようにするには、骨組みをしっかり作るとよいでしょう。例えば、ある商品を使ってもらうようにするには、読み手が直面しているであろう問題点を提起し、その商品が問題点の解決に役立つと言える根拠を示すことが全体像となります。

※ 読み手をゴールに導く骨組みをじっくり考えよう


■ POINT3:内容は「シンプル」に

骨組みができたら、内容の肉付けをしていきます。各ページに割り当てた論題をシンプルに説明しましょう。「シンプル」がキーワードです。単調なページ構成にならないようにしますが、簡潔でなければ読み手の印象に残りません。カラフルで凝ったデザインよりも数色のみを用いたものがシンプルに見えます。図表やキャプションのテイストの統一感も考慮するとよいでしょう。

※ 統一感を大切にし、シンプルで印象深いページ構成を目指そう

■ 評価される資料でステップアップを!

質のよい資料を作れるようになると、仕事の幅も広がっていくことでしょう。退屈に感じる資料作りですが、目的意識を持って、ステップアップにつなげていきたいものです。

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(著:nanapiユーザー・escritor 編集:nanapi編集部)