ブロードバンド環境が整い、ビジネスでのコミュニケーション手段としてメールを使う頻度が増え、ＦＡＸを使う機会は大きく減ってきています。しかしながら、たいていの企業の名刺にはＦＡＸ番号が刷られています。見積書の送付や受発注業務にＦＡＸを使う企業も少なくないし、申込書などの受付を郵便かＦＡＸに限っている企業もあるからです。小売店舗や建設現場など常時パソコンを使用していない業種もあり、まだまだビジネスではＦＡＸが必要不可欠といえます。でも、出来ればメールのようにＦＡＸができたら…。そこで活用したいのが「インターネットＦＡＸ」。いま話題のクラウド技術を活用することにより、ＦＡＸは従来のイメージを覆すほど進化しているのです。
紙のＦＡＸのデメリットでまずあげられるのは「ＦＡＸ機がある場にいなければ見られない」ではないでしょうか。スマートフォンや無線LANの普及が進む現在、「オフィスで働く」という従来の概念に縛られる必要はなく、出先も働く場となっています。ただ、外出先で得意先からＦＡＸが届いた場合は、確認するために慌てて帰社しなければならなくなったり、パソコンで作成した書類をＦＡＸするときは、１度プリントアウトしてセットするしかありません。自席がＦＡＸ機から離れていたら、いちいち往復せねばならず、意外と面倒な作業になります。
紙のＦＡＸの諸問題を解決してくれるのが、クラウドコンピューティング技術です。クラウドとは、コンピュータシステムなどを自前で保有せず、インターネット上のサービスとして活用する新たなサービス形態のこと。受信したＦＡＸは、ネットワーク上のＦＡＸサーバーに保存されます。ＦＡＸサーバーに保存されたデータは、オフィスでも外出先でもインターネット環境があれば確認することができます。送信先が従来のＦＡＸ機を使っていても、ネットワーク上のＦＡＸサーバーでデータを変換するので、従来のままのやりとりが可能です。
「ＦＡＸをメール感覚で簡単に送れ」かつ「ＦＡＸ機や紙代を削減する」という現場のニーズに同時に応えるのがクラウド技術を活用した「インターネットＦＡＸ」です。
インターネット環境さえあればサービスを利用可能。受信は外出先でもケータイやスマートフォンでＦＡＸを確認できるので、迅速に対応ができます。インターネットＦＡＸサービスなら、大量の電話回線やＦＡＸ端末も不要になります。運用管理コストも大幅に削減。また、1回の操作で大量の宛先に一斉送信することも。まさに「業務の効率化」と「コスト削減」を同時に実現できるのです。
家電量販店で仕入れを担当しているＡさん。法人のお客さまから出張中に送られてきたＦＡＸに対応できず、ライバル社に先を越されるイタい経験も。最近は後輩にお願いして、外出中にＦＡＸが届くたびに電話で知らせてもらったり。
モバイルPCやケータイでＦＡＸ受信を確認できるように。ＦＡＸを受信すると「お知らせメール」が届くので、急ぎの発注にもさくっと即レスで対応。おまけに余分な在庫も削減できました。
社会保険労務士事務所を３年前に開業したＢさん。職業柄、顧客や役所との連絡でＦＡＸを使うことが多く、月平均３００件以上のＦＡＸをやりとりしていた。
ＦＡＸ機のリース代や回線費、紙代、インク代といったランニングコストも思っていた以上の出費に。
ＦＡＸ機のリース代や回線費などは不要なので、大きなコストダウンに成功した。遠方にＦＡＸを送っても全国一律3分8.4円（税込）なのでオトク♪ ＦＡＸ機もいらないので、これまでＦＡＸを設置していたスペースが有効活用できるように。仕事もサクサクはかどるようになりました。
不動産会社の総務課に配属になった新人のＣさんは、ＦＡＸが届くとコピーして関係者に配布したり、支店に転送したりと忙しい。先日はＦＡＸを紛失してしまい、いきなり始末書を書くハメに・・・
届いたＦＡＸを、パソコンで一元管理。データとして管理できるためセキュリティ面でも向上。支店とのやり取りもパソコン内のデータをそのままＦＡＸ送信で、効率アップ。紙のファイリングも不要なので情報共有もスムーズになりました。
通販会社で営業を担当しているＤさんは、顧客への営業ＦＡＸなどで一斉同報送信を行うことが多いが、大量のＦＡＸ送信作業の負荷が大きく、他の業務の時間を奪ってしまっていた。
1台のパソコンで一斉同報送信が可能になり、送信にかかる時間を劇的に短縮。人件費などのコストも抑えられました。また、送信結果をメールで確認できるので、送信漏れも防ぐことができました。
「IE」史上“最速＆最も安全”なブラウザ、「Internet Explorer9.0」gooバージョン登場！