2020年10月から、年末調整手続きの電子化がはじまり、保険料控除や住宅借入金等特別控除などの申告が今までよりも簡単にできるようになりました。この記事では、年末調整手続きの電子化をスムーズに行うために、従業員の方が準備しておくことや、手続きの具体的な手順について詳しく解説していきます。

年末調整手続きの電子化とは?

年末調整手続きの電子化とは、年末調整書類の作成から提出までをオンライン上で効率的にできる、新しい手続きの方法です。

年末調整手続きの電子化にともない、生命保険料控除や地震保険料控除、住宅借入金等特別控除などの控除証明書を電子データで受け取れるようになりました。

そして、その証明データを取り込んだ年末調整控除申告書を作成し勤務先に提出することで、手続きをオンライン上で完結させることができます。

資料:国税庁「年末調整手続の電子化概要図」

この年末調整手続きの電子化では、申告書もソフトウェア上でデータ作成できるため、今まで自分で計算して記入していた項目も自動計算されるようになり、書類作成のストレスや手間を減らすことができます。

また、計算ミスがなくなるため書類の不備が減り、簡単かつ正確に申告できるようになるというメリットがあります。

年末調整手続きの電子化で何をすればいいの?

年末調整手続きの電子化で、従業員がしなければならないことは、大きく4つあります。

【年末調整手続きの電子化で従業員が行うこと】
1.年末調整控除申告書作成ソフトウェアを取得する(国税庁配布の無償のものや、会社指定のもの)
2.保険会社等から控除証明書等のデータを取得する
3.控除証明書等データを取り込んだ年末調整控除申告書のデータを作成する
4.作成した年末調整控除申告書のデータを勤務先に提出する

確認しよう、勤務先から説明される主な内容

年末調整手続きの電子化では、従業員が自ら行わなければならないことが多くなっています。そのため、10月までに、手続きの方法について勤務先から説明が行われたことでしょう。

勤務先から従業員に周知される内容は、主に以下の5つです。

【勤務先から従業員に周知される内容】
1.マイナンバーカード取得の推奨
2.年末調整控除申告書作成用のソフトウェアの取得方法
3.控除証明書等データの取得方法
4.ソフトウェアを使った書類の作成方法
5.不明点があった際の問い合わせ先

また、不明点があったときの問い合わせ先も必ず周知されます。わからない点や不安な点があった場合は問い合わせをして、正しい方法で年末調整手続きを行うことが大切です。

申告書の作成と各種控除証明書の入手

年末調整手続きの電子化では、「控除証明書等データの取得」と「年末調整控除申告書のデータ作成」を自分自身で行う必要があります。

それでは、従業員がしなければならない年末調整の手続きについて詳しくみていきましょう。

従業員のする年末調整手続き

従業員が年末調整手続きを行うとき、最初に「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」を取得します。

申告書作成用ソフトウェアを国税庁のホームページから無償でパソコンにダウンロードして使うことができますが、会社によっては給与システムなどと連動させた、独自の申告書作成用ソフトウェアを使う場合もあります。どのソフトウェアを使うかは、勤務先の指示に従ってください。

次に、控除証明書等データの取得を行います。電子データで証明書の提出が認められているものは、以下の3種類です。

【電子データでの提出が認められた証明書】
1.保険料控除証明書(生命保険料控除・地震保険料控除)
2.住宅借入金等特別控除証明書
3.年末残高等証明書

これらの控除証明書等データを、「マイナポータル」もしくは「それぞれ発行元のホームページなど」から取得し、そのデータを使って年末調整書類の作成を行います。

マイナポータルを使うには?

資料:国税庁 マイナポータルを活用した年末調整及び所得税確定申告の簡便化のイメージ

マイナポータルとは、政府運営のオンラインサービスです。年末調整手続きの電子化では、マイポータルを使ってマイナンバーと保険会社等の情報を紐づけることで、控除証明書等データを自動的に集めることができます。

マイナンバーカードを取得してマイナポータルと連携する方法は、以下の通りです。

【マイナポータルと連携する方法】

1.マイナンバーカードの取得及び読み取り機器の準備

マイナンバーカードを取得し、カードに搭載されている電子証明書を読み取るための機器(ICカードリーダライタ―またはマイナンバーカード対応のスマートフォン)を用意します。

2.マイナポータルの開設

マイナンバーカードと事前に設定した4桁のパスワードを利用してアカウント開設を行います。

3.マイナポータルとe-Taxの連携

令和2年1月以降、確定申告で住宅借入金等特別控除証明書をe-Taxで交付希望した人で、マイナポータル連携でこの証明書を取得したい場合は、このe-Taxとの連携が必要となります。

4.マイナポータルと民間送達サービスの連携

マイナポータル上の「もっとつながる」機能を使って民間送達サービスのアカウントを開設します。

5.保険会社等へ民間送達サービスのアカウントの登録

契約している保険会社に、4.で開設した民間送達サービスのサービス利用者IDを登録します。この登録をすることで、控除証明書等のデータが自動で民間送達サービスに届くようになります。
契約している保険会社がマイナポータルと連携していないと利用できませんので、事前に確認が必要です。国税庁のウェブサイトにまとめられている「マイナポータル連携可能な控除証明書等発行主体一覧」でも確認できます。

参考:国税庁「マイナポータル連携可能な控除証明書等発行主体一覧」

マイナポータルを使わない方法は?

マイナポータルを使わずに控除証明書等データを取得する場合は、保険会社など発行元のホームページにある「お客様ページ」などに、会員IDを使ってログインし、情報を取得することになります。実際のダウンロード方法は発行元によって異なるため、確認してください。

マイナポータルを使わない場合は、それぞれ発行元ごとにデータを取得する手間がかかるということを覚えておきましょう。

年末調整書類を作成するときは、年末調整控除申告書作成用ソフトウェアにダウンロードしたデータを取り込むことで、控除額が自動的に反映されます。

どうして年末調整手続きが電子化されたのか?

年末調整手続きが電子化された理由として、日本政府が国をあげて各種税務手続きの電子化を進めていることが挙げられます。

また、年末調整手続きにおけるマイナポータルの活用を促すことで、普及率が低迷しているマイナンバーカードを多くの人に持ってもらいたいという政府の狙いもあります。

このように、年末調整手続きの電子化は国の方針という側面が大きくなっていますが、従業員や会社にとっても大きなメリットがあります。次に電子化のメリットについて詳しくみていきましょう。

従業員側のメリット

年末調整手続きの電子化における従業員側のメリットとしては、年末調整控除申告書の作成が簡単に行えるようになったこと、控除額が自動計算されミスが起こりにくい、控除証明書類の保管や再発行の手間が不要になることが挙げられます。

書類作成の簡単さだけではなく、控除証明書などが電子データになったことで、紙の証明書のように紛失する心配がなくなったことも大きなメリットです。

勤務先側のメリット

年末調整手続きの電子化における勤務先側のメリットとしては、年末調整の処理にかかる業務が大幅に減らせるということが挙げられます。

今までは提出された書類と添付された控除証明書等の内容が合っているかを確認したり、計算ミスがないかどうかをひとつひとつチェックしたりしていたため、年末調整書類の確認作業に多大な労力がかかっていました。

しかし、電子化によってそのような確認作業が不要となったため、年末調整にかかる人件費を大幅に削減することができます。

また、年末調整控除申告書の保管は7年間と定められています。今までは大量の書類を保管する手間やコストがかかっていましたが、電子化によってすべてデータ保存が可能となりました。

このように、年末調整控除申告書を低コストで保管できるようになったことも、大きなメリットということができます。

まとめ

年末調整手続きの電子化は、従業員にとっては書類の作成や提出が簡単になるというメリットがあります。

最初はソフトウェアの準備や控除証明書の取得が難しく感じるかもしれません。しかし、一度作成した書類の基本的なデータは消えずに残るため、次年度以降は、より簡単に年末調整の手続きができるようになります。

マイナンバーカードを取得してマイナポータルを活用すれば、よりスムーズに年末調整の手続きをすることができますので、マイナンバーカード取得などを行い早めに準備しておくようにしましょう。