スマホを見る女性

大量のメールを処理する、必要なファイルをサッと取り出せる。いつもサクサクと仕事をこなしている人は、スキマ時間の使い方を工夫しています。スキマ時間をムダなく使うには、どんな場面で何をするかを事前に決めておくことが大切です。

時間がない時のメール処理は「ルール」を決めておく

電車の中やクライアントとの約束の前後の待ち時間など、外出時のスキマ時間は、メール処理の絶好の機会です。毎日大量に届くメールをスマホで送受信できるように設定しておけば、ザッとメールに目を通すことができます。
(※会社ごとにセキュリティ上の事情があるので、一度担当者に確認してみてください)

ただし、届いたメールへ順番に返信をするのは避けるべき。スキマ時間でのメール処理は、通常時と違ってじっくり文章を作成する時間ではないからです。

スキマ時間のメール処理は、次のように優先順位をつけます。

優先度高:読むだけのもの

優先度中:今すぐ返信するもの

優先度低:あとで返信するもの

スマホで長文を返信するのは限界があるので、なるべく短い文章で返信できるものを優先するのも大切です。署名設定や、よく使う文章は定型文を作っておくなど、手間なく返信ができるように工夫してみましょう。

集中できない時はデータの「デトックス」を

タスクとタスクの合間や、少し煮詰まってクールダウンしたいとき。そんなデスクでパソコンに向かっているけれど、仕事に集中できない時間もスキマ時間といえます。そんなときには、パソコン内のデトックスがおすすめです。

例えば、忙しいときに一時的に置いたデスクトップやダウンロードフォルダのファイル。そのままにしておくと、後でどこにあるのか見つけられず、あっという間に時間をムダにしてしまいます。

仮に1日1回、ファイルの捜索に3分間を費やしていたとすれば、1か月でおよそ1時間も書類を探していることに。その日のうちに関連フォルダに整理をしたり、削除していくクセをつけておきましょう。

また、不要なメールや終了案件でいらなくなったファイルやフォルダ、使わないアプリや読まなくなったブックマークなども、デトックスの対象です。今ではクラウドのストレージを追加すれば大量のデータを持つことができますが、コストもかさみます。クラウドの中を見直してみると、実は不要なファイルだらけ…なんてことも珍しくありません。やはり定期的な見直しは欠かせません。

ファイルの整理や削除は単純作業なので、頭を休ませたいときの気分転換にもピッタリです。パソコンの中がスッキリすると、部屋の中を掃除したときのように気持ちもスッキリして小さな達成感も味わえます。ぜひ毎日の習慣に取り入れてみてください。

    

仕事の内容やライフサイクルによって、いつ、どれくらいスキマ時間があるのかは人それぞれ。ほんの数分でも、使い方次第で積み重なればかなりの差が生まれます。ぜひ、あなたに合った活用法を見つけてください。

監修/岡田充弘 取材・構成/大浦綾子