●働き方改革、第2章の扉が開く

 新型コロナウイルス感染症で一変した世の中。これを機に、働き方も大きく変わっていきそうである。新型コロナを境にして、働き方を表現するとこのようになるのではないだろうか。

Against コロナ:いきなり、テレワーク

With コロナ  :なんとか、テレワーク

After コロナ :いつも、テレワーク 

(Before コロナ:いつも、オフィス)

 強制的にテレワークをすることになり、新型コロナが終息した後においても、テレワークが当たり前となる世界がくることが予想される。もう、「Before コロナ」には戻らないのではないだろうか。オフィスで集まって仕事をしていた世界から、在宅勤務、サテライトオフィス、コワーキングスペースで働くことが中心となる世界。「オフィスありき」という此岸から、新型コロナという川を渡ることにより、「テレワークありき」の彼岸へ。つまり、今後はこれまでと全く逆の世界として、働くこと、働く場の意味を考えなければならない。

 まず、オフィスの問題。どこで働こうが、組織が人を雇用し続けていく限り、この働く場を誰かが整備する必要がある。また、これまではオフィスという「集約された働く場」の環境整備で済んでいたのが、個々人の家庭という、それぞれがばらばらな環境に対しても整備の手を広げていかなければならなくなってくる。こうした環境でも生産性を高く維持するのは、より一層難易度が高まる。

 テレワークが当たり前になれば、従業員が目の前にいなくなり、分散もする。目の前にいない従業員の健康管理をどのように進めていくべきなのか。熱量を直接的に伝えられない状況で、教育をどのように進めていけばいいのか。顔を合わせることがなくなったことで雑談が減り、その中でコミュケーション活性化をどのように進めていくのか。さらに、災害時を見据えて、従来型のオフィスでの「組織防災」から、個々の家庭における「在宅防災」という新たな課題も生じる。

 Afterコロナでは、このように多くの、そして新たな課題が想定される。新型コロナにより、数年前から、わが国で実現されてきた「働き方改革」の第2章の扉が開いたのである。

●「労働時間減=生産性向上」ではない

 数年前から始まった、働き方改革。当初は労働時間の短縮が大きなテーマであった。関連する法律も施行され、労働時間の削減がここ数年、多くの企業で実施されてきた。とはいえ、まだまだ多くの企業が長時間労働を行っており、さらには労働時間管理が厳格となり、部下が残業しなくなった分のしわ寄せが中間管理職に押し寄せているというケースも散見する。

 結局、労働時間を減らそうにも、仕事量が変わらなければ誰かが対応しなければならず、メンバーの残業を減らすことにより、そのしわ寄せがマネジャーに押し寄せてしまっているのである。

 ある投資銀行アナリストが、こうした状況を表した言葉がある。いわく、「労働時間を減らせば、生産性が上がるという短絡的な考え方が目立つ。これは逆。生産性が上がったときに、労働時間が減る」。このような問題意識も徐々に根付きつつあり、働き方改革のテーマが「生産性の向上」に移ってきたのも当然の帰結である。  

 では、生産性とは何を指すのか。この生産性について、立正大学学長の吉川洋経済学部教授が的確に表現されている。日本経済新聞のインタビュー記事内で、「1時間あたりに作れるまんじゅうの数を増やすのが技術的な意味の生産性上昇だ。これに対し、世の中の変化に合わせて売れるまんじゅうを新たに作り出すという生産性上昇もある」と発言している。

 このうち前者が、「効率性の向上」であり、後者が「創造性の向上」である。

【参考】「超高齢社会 発明の好機 吉川・立正大教授に聞く」(日本経済新聞)

●効率性の向上と創造性の向上を目指して

 効率性の向上とは、企業全体で考えると、従業員が本業に特化できるような職場環境の整備である。多くの企業が、仕事の効率性を高めるために、紙の電子化を図り、そして、いつでも、どこでも、誰とでも働けるように、さまざまなデジタルツールを導入してきた。Web会議システム、ビジネスチャット、クラウドストレージ。あるいは、足元の業務の効率化のために、さまざまなクラウドサービス、RPA、AIチャットbotを活用している例もある。

 また、効率性を高めるために「ABW(アクティビティー・ベースド・ワーキング)」という、働きたいモードに適した場を、自由に選択できる企業も多くなってきた。オフィスには集中スペース、ソロワークスペース、ブレストルームや集中して複数人で作業できるスペースなど、用途に合わせた執務室を用意し、在宅勤務、自社保有のサテライトオフィス、また外部との契約で使えるコワーキングスペースを活用する企業も多い。

 一方、創造性の向上とは、職場におけるイノベーション創発の可能性を高めることである。このイノベーションは「新結合」とも言われ、異なるメンバー同士の偶発的な出会いにより生まれるとされる。その偶発的な出会いの場を実現するために、オフィスにおいては、固定席からフリーアドレスになり、コピー機やプリンタ、文房具などをあえて1カ所に集め、またリフレッシュスペースにおいしいコーヒーサーバを置き、多くの従業員が集う「マグネットスペース」を作っている企業も多いだろう。

 「労働時間の短縮」から「生産性の向上」へとテーマが移った働き方改革。そのために多くの企業が導入している、上記のような効率性/創造性向上の取り組みだが、その実行部は、一体誰なのだろうか?

●総務が変われば、会社が変わる

 『月刊総務』の編集長が執筆しているので、皆さんの想定通りだと思うが、この実行部隊こそ「総務」なのである。そして、この総務がいま大きく変化しようとしている。いや、正確には、変化しなければならない。

 総務の可能性を表した言葉として、「総務が変われば、会社が変わる」というものがあるのをご存じだろうか。説明したように「働き方改革」の実行部隊は総務だ。その総務がオールドスタイルな働き方をしていては、新しい時代を企業が生き残ることは難しい。

 記したように、新型コロナウイルス感染症対策で、多くの企業がいきなりテレワークをすることになり、総務担当者はその旗を振りつつ、自らも実践しているところだろう。しかし、いまだ出社している総務メンバーは多いと聞く。代表電話対応、郵送物の対応、押印作業……。これらの業務により、誰かが当番制で出社する必要があるのだ。それ以外にも、多くの紙の申請書がある、物理的な仕事が存在するなど、他の部門に比べ「デジタル化周回遅れ」の感があるのが総務業務だというのは残念ながら事実だ。

 全社の生産性向上の実行部隊であるはずの総務が、テレワークもままならない、生産性の低い部署であっていいのか。ここに多くの総務の方々がようやく気付き始めている。総務が取り組むべきは、「総務のデジタルトランスフォーメーション(DX)」であることは論をまたない。アナログ的、物理的な仕事が中心である総務の仕事を、デジタル技術により効率化を図ることは、喫緊の課題なのだ。

 しかし、ここで注意してほしいのは、効率化や、デジタル技術を「使う」ことが目的ではない点だ。効率化することで、総務内の人的、時間的なリソースを作り、全社の生産性向上をさらに進め、働き方改革を完遂するのが真の目的なのである。会社を変えるための施策を企画し、総務が主導し進めていく。会社継続、変化への対応のために、総務が、その本来の役割を十二分に果たすための、そのための効率化/デジタル化だろう。

 本コラムではこれから、この目的をぶらさず、総務におけるDXについて、筆を進めていくことにする。

(豊田健一)