2020年6月、経理業務に特化するAIソリューションを開発・提供しているファーストアカウンティング(東京・港)が、日本CFO協会と協力し「ポスト・コロナの経理部門の変革に向けた現状と課題」というテーマの調査を行った。調査結果では、新型コロナウイルスの影響で緊急事態宣言が出たときでも経理部門の9割は出社していたことや、ニュースにもなったハンコを押す作業よりも苦労した業務などが明らかになった。

 そこで今回は、このアンケートから得られた考察や米国と日本の経理業務の違い、今後普及することが確実なリモートワークにおける経理業務についてなどを、ファーストアカウンティングの森啓太郎社長に聞いた。

●決算期と緊急事態宣言がかぶって……

 ファーストアカウンティングの顧客は経理部門が多く、緊急事態宣言を受けてリモートワークにするか出社させるか悩んでいた顧客も多かったそうだ。そこで、6月に日本CFO協会と協力して調査を実施した。顧客の役に立つような統計情報を得るのが目的で、ファーストアカウンティングが質問項目を作った。

 調査は大手の企業を中心に行ったが、意外だったのが緊急事態宣言発令後の出社についてだ。大手企業はこぞってリモートワークを推進しているイメージもあるが、こと経理部門に限っては事情が違っていた。

 上場企業の多くは3月決算になっており、ちょうど緊急事態宣言中に決算作業がぶつかる。しかし、決算を延期したのは27%だけで、残りの企業は延期しなかった。過去にチャレンジしたことがないのに、リモートワークで決算を行えるわけがない。案の定、決算作業で「出社なし」だったのはわずか9%。程度の差はあれ、決算がある企業の9割で、経理部門が出社していたのだ。

 そして、リモートワークにおける業務生産性の変化についてもユニークな結果が出た。リモートワークを推進する団体などのアンケートでは、ほとんどで生産性が向上したという回答の方が多いのだが、今回は逆の結果になった。「向上/著しく向上」が25%、「悪化/著しく悪化」が30%となったのだ。

 「生産性が向上したのは、東京ですと1〜2時間の通勤時間がなくなったり、1人の環境なので集中力が上がったというケースです。無駄話がなくなったとか、上司が隣にいないので割り込みの仕事がなかったという意見もあります。一方、オフィスにいることで自然と入ってくる情報がなくなり、あえて共有しないと分からないことが増えたのが背景にあります。自宅ではディスプレイや通信回線といったハードウェア環境が悪いこともあるでしょう」と森氏は分析している。

 「経理のデジタル化」の目的も、従来と異なる傾向があった。従来、経理をデジタル化する最大の理由は採用難だった。経理スタッフは希少人材で、求人倍率を見ても、人手不足が明らかだったそうだ。しかし、今回のアンケートでは「業務効率化・コスト削減」が断トツで、2番目が「テレワークへの対応」だった。一方で採用難は、6番目にまで優先順位が落ちていた。コロナ禍で、いかに急激にリモートワークが普及したのかが伺える情報だ。

●「ハンコ」よりも困っていること

 経理がリモートワークで苦労する点も、アンケートにより見えてきた。緊急事態宣言下で「ハンコ出社」が話題になったが、それよりも経理部門が困っていることがあった。それが、請求書や納付書が紙で送付されてくるということ。

 紙で送られてくるだけでも大変なのに、今はPDFでまず送付され、追って紙がくるというパターンもある。デジタルデータと紙が混在すると、確認と管理作業が大きな負担になってくる。確認作業でミスをすれば、支払いミスも連鎖して起きてしまうだろう。実際に大手企業でも、リモートワーク下で二重払いのトラブルが発生しているという。

 「テレワークで決算処理をしてミスをすると大変です。しかし、出社させて集団感染が発生しようものならさらに大変です。経理は基幹業務なので、全員入院してしまうと支払いが止まってしまいます。大手であっても、今のコロナ禍で支払いが止まると与信的にリスクのある会社と思われてしまいます。別の調査(「経理1000人に聞いた緊急事態宣言下における働き方と電子化推進に関するアンケート調査」ロボットペイメント)によると、経理部で転職を考えている人は3割以上に上るということで、人材が退職する可能性もあるでしょう」(森氏)

●経理のBPOを進めるのも手

 では、コロナ禍で経理部門を効率化するにはどうすればいいのだろうか。ヒントになるのは、海外の先進事例だという。森氏はクラウド事業を手掛けるアカマイテクノロジーズの日本法人立ち上げに関わり、12年間働いていた。米国本社にも何度も行っており、本社の経理が何をしているのかも詳しい。

 外資系企業では、なんと15〜20年ほど前から、経費精算の確認作業の多くをインドで行っていると森氏は話す。アカマイテクノロジーズのようにインドオフィスがあればそこで、支社がない企業であればBPO(Business Process Outsourcing)に出しているそうだ。BPOにすれば、米国人の3分の1から5分の1ほどの人件費で、業務を消化できるという。

 「インドには大型のBPO提供企業がたくさんあり、英語も通じますし、数学に関しては米国人よりも優秀です。今や、米国人のホワイトカラーが経費精算業務をするケースはほぼないと思います。もし突合業務などをやるとしても、米国人は嫌々やるでしょう。インド人は、『これはチャンス』と喜んでやるので、どちらに頼みますか、という話になるのです」(森氏)

 このように経理BPOはアメリカで流行・進化した。日本のIT系BPO市場も2.5兆円市場で、その中でも経理のBPOに挑んだ会社はたくさんあった。しかし、「大手も含めて皆さん撤収されています」と森氏は話す。

 日本企業で経理業務のBPOが広まらなかった大きな理由は、日本の勘定科目が企業ごとに異なるからだと森氏は分析している。例えば、宅配便料金の請求なら、支払手数料でも運賃でも雑費でも、簿記的に正解となってしまう。領収書であれば、例えば喫茶店でコーヒーを買ったなら、従業員が飲むときは福利厚生で、顧客へ出すときは会議費で切る。消耗品や雑費にするケースもあるだろう。

 「日本では一つの領収書や請求書に勘定科目が3〜4個あります。アメリカの場合はほぼ一意に決まるので、ルールベースでBPOできますが、日本ではできません」と森氏。素人考えでは、勘定項目を統一させればいいのに、と思ってしまうが、それも難しいそうだ。

 例えば、今までコーヒーやその他の物品で年間100万円の会議費を使っていた企業が、コーヒー代を消耗品費に切り替えることを、経理部門では一貫性や継続性を重視するので嫌うのだという。会議費はゼロになるが、消耗品費が増えるという変化をとても嫌がるのだ。前年対比の数字がずれたり、何も悪いことをしていないのに、恣意的に利益額を操作しているように言われたりするのを、経理は避けたがる。

●「確認」までAIで行う会計ソリューションを提供

 そんな日本企業の課題を解決するために、ファーストアカウンティングは経理に特化したAIソリューションを提供している。アンケートの結果にもあった、押印業務よりもつらい請求書の支払い業務を支援してくれるサービスだ。

 経理会計業務専用AI OCR「Robota」は請求書や領収書、通帳などを読み取り、OCR処理をして会計ソフトに登録するものだ。Robotaを使うためにはユーザーインタフェースが別途必要になるのだが、イチから開発すると導入まで時間がかかってしまう。そこで用意したのがユーザーインタフェースとなる「Remota」となっている。もちろん、バックで動いているのはRobotaだ。

 導入の際は、取引先企業に対して請求書をPDFで発行してもらうようにすることが必要だ。請求システムに直接入力してもらうのはハードルが高いが、メールでもらうなら気軽に頼めるだろう。コロナ禍もあり、先方もオフィスに出社して印刷・郵送するよりは、デジタルのまま送ってしまう方が手間が省ける。

 ユーザーはメールで請求書が来たらRemotaに転送するだけでいい。RemotaのAIがOCR処理して読み取り、データ化し、API連携やCSVファイルで経費システムに自動入力する。RPA(Robotic Process Automation)と活用して経費システムに自動入力することも可能だという。

 最近では、請求書だけでなく領収書の入力・チェックのニーズも高まっているという。A4の紙に貼った領収書をスキャンすれば、Remotaが案件番号を読み取り、経理システムで申請されている金額を取得する。そして、OCRで読み取った金額と突合し、同じであれば自動的に承認する。これだけで、業務のうち7割ほどの自動化ができ、高いROI(投資利益率)を出せるという。

 「一般的なOCRのサービスだとなかなかROIが出ないという声をよく聞きます。OCR入力の場合は確認作業が発生するためです。そこで、弊社では確認作業もAIで行っています。一連の作業のうち、7割でも自動化できると結構な効果が出ます。大手企業ですと10人くらいの経理担当者がいますが、その7人分をAI化できるのです」(森氏)

●「夜の店」「二重請求」怪しい領収書もはじく

 Remotaの顧客は大企業が多い。そのため、ビッグデータの解析から始め、個別にカスタマイズできるのも強みだ。勘定科目に関しては数万〜数十万の教師データを提供してもらってAIを鍛えるため、高い精度を出している。

 さらに、Remotaでは不正けん制もできる。例えば、米国のタクシーで「レシートプリーズ」というと、5枚も10枚も領収書をもらえることがある。会社員が不正に経費を請求することで小遣い稼ぎをするためだ。その代わりに、運転手はチップをもらえる。日本でも、飲み屋で空欄の領収書をもらい、接待費として申請している人もいるという。

 こうした行為に関して、多くの企業では以前には厳密にチェックしていなかったのだが、近年はコンプライアンス強化の流れもあり、全件チェックしようという流れになってきたそうだ。とはいえ、全件をチェックする作業はとても煩雑なので、AIを活用しよう、ということになる。

 Remotaでは、飲み屋の空欄の領収書だけでなく、夜のお店でもらった領収書を検知することもできる。スナックとバー、キャバクラなどの区分けをして、領収書から判別している。領収書に書かれる運用会社名と実際の店の名前が違っても見つけられるそうだ。「今はコロナ禍で都知事の要請もあり『(接待であっても)夜のお店に行ってほしくない』という企業で使われています。夜のお店で遊んだ領収書を経費精算してしまい、感染しようものなら会社のブランディングや株価にも影響しますから」(森氏)

 会社の規定で、「会議費」に関して、「会議なのだから飲酒はしてはいけない」と決めている場合であれば、会議とかこつけて飲酒しているケースも見つけられる。出張で宿泊したときのミニバーや有料ビデオの利用もチェックして欲しい、というニーズもあるそうだ。

 とはいえ、Remotaはあくまでけん制するためのツールという位置付けだ。そのため、怪しい申請があれば即座に摘発するのではなく、「間違えて申請してますよね?」というようなアラートが出るそうだ。森氏は「優しさを持ったAIなんです」と話す。

 最後に、経理の今後について聞いた。

 「今後、リモートワークの流れになるのは避けられないと思います。また、23年にはインボイス制度が始まるので、今後、請求書のフォーマットが変わるはずです。そんな中『Remota』なら、ファーストアカウンティングという当社名の通り『速い会計』を実現できます。今から経理業務のDX(デジタルトランスフォーメーション)を推進することをおすすめします」と森氏は締めくくった。