2022年1月1日施行が予定されている「改正電子帳簿保存法」(以下、改正電帳法)。要件が大幅に改正され、承認制度も廃止になったことで、中小企業も広く対応しやすくなった。しかし、ネット上では“現行法”と“改正法”の電帳法情報が混在している上、国税庁HPに用意されている「一問一答」は内容がお堅すぎて「解読できない……」という人もいるのでは? 数多くの企業を対象に電帳法コンサルタントを担当している持木健太氏(TOMAコンサルタンツグループ 取締役)に、知識ゼロでも分かる改正電帳法のポイントを聞いた。

●取材協力 持木健太氏

TOMAコンサルタンツグループ株式会社 取締役

TOMA税理士法人 ITコンサル部部長

中小企業診断士

立教大学理学部物理学科卒業。DX推進の総責任者として、テレワーク環境構築・ペーパーレス化・電子帳簿保存法対応・ビジネスモデルの再構築などで活躍中。企業の労働生産性向上や付加価値向上を目指して、中小企業から上場企業まで幅広く対応している。

●問1 電帳法って何? e-文書法と何が違う?

どちらも主にペーパーレス化促進のための法律。電帳法は国税関係帳簿書類、e-文書法はその他の法定保存文書も対象

 混同されがちだが、電帳法とe-文書法は別の法律。 e-文書法が対象とする書類は、国税関係帳簿書類だけでなく、医療、建築、不動産といったその他の法定保存文書も含む。

 そして電帳法が対象とするのは、「(1)国税関係帳簿、(2)国税関係書類、そして(3)電子取引にかかわる磁気的記録(PCなどに保存すること)の3種類です。これら国税関係帳簿書類は、税法という特別な法律にかかわるため、電帳法で細かく規定されています」(持木氏)。

●問2 データでもらった請求書を「紙」保存できなくなるって本当?

本当。電子取引で受け取った国税関係書類は、電子保存が義務になる

 メールやクラウド経由で受け取った、電子データ保存の義務化は「改正電帳法の中でも、戸惑う企業が多い」(持木氏)という。例えば、メールでPDFの請求書を受け取った場合、現行法では「紙に出力して保存か、電子データ保存か」を選ぶことができる。しかし、改正電帳法では、「紙に出力」という選択肢が削除され、電子データ保存一択となった。

 「全体的に要件が緩くなった一方で、電子取引に関しては厳しい法律になったといえます。これにどう対応していくのか、頭を悩ませている企業も少なくありません」(持木氏)。

●問3 電子取引で「紙」保存を続けるとどうなる?

処分対象になるので要注意

 改正電帳法が施行(22年1月1日)された後も、電子取引において「紙」で国税関係書類を保存していた場合、「法対応していない」ことになる。国税関係書類として認められず、税優遇を受けられないなどのリスクがある。詳細は「問9」も参照。

●問4 「国税関係帳簿」「国税関係書類」って?

「帳簿」は取引の記録や明細。「書類」は決算関係と取引関係で細かく分かれる

 「国税関係帳簿」は、主に仕訳帳や総勘定元帳が代表的な例。「国税関係書類」は大きく2種類に分けられ、一つは決算の際に作られる書類「決算関係書類」、もう一つは取引をする際に作られる「取引関係書類」になる(詳しくは以下の表を参照)。

 なお、「自分で最初からPCなどを使い作成した帳簿・書類」と、「相手から『紙』で受け取った書類」では、保存方法が変わる。前者の場合は、手書きなどが含まれていないことが前提で、「電子帳簿保存」が適用される。ここに含まれる取引関係書類は、主に自分で発行し、取引先に送付した書類の“控え”のことを指す。後者の場合はもともと「紙」なので、スキャンしてデータ化する工程が生まれ、「スキャナ保存」が適用となる。なお、電帳法において帳簿はスキャナ保存の対象外。つまり、手書きの帳簿は電帳法に対応できず、「紙」のまま保存することになる。

●問5 国税庁HPの「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」、3種類あるけど何が違う?

ざっくり言うと、自分で作った帳簿書類、「紙」で授受した書類、データで授受した書類……という区分け

 国税庁HPでは、「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」が用意されている。一問一答は全部で3種類あるが、簡単に説明すると、(1)「自分で最初からPC上で作ったもの」、 (2) 「『紙』で授受したもの」、 (3) 「データで授受したもの」で帳簿書類を区分けして、保存要件がまとめられている。

●問6 電子データはいつまで保存すればいい?

原則7年。場合によっては10年

 電帳法における電子データ(国税関係帳簿書類)の保存期間は、「紙」のときと同様に原則7年。ただし、欠損金の繰越控除を受けた場合は、 「繰越欠損」を証明できる書類のみ10年保存する必要がある。

●問7 今すぐ、電帳法に対応すべき?

22年1月1日の改正施行を待つのが正解

  電帳法は、何度も改正を重ねて徐々に対応要件が緩和されてきたが、新たに公表された21年度の改正(施行は22年1月1日)は「今までの法令要件を抜本的に覆すような大規模な法改正です」(持木氏)。

 中でも「承認制度の廃止」が導入されたことは大きい。「現行法では、電帳法に対応する“3カ月前”までに承認申請書と事務手続き概要を税務署へ提出する必要があります。しかし、改正後はそれが不要になります」と持木氏が話すように、仮に現在(21年7月)に届け出ても、承認されるのは11月。大幅に要件が緩和される、改正電帳法の開始まで待った方が賢いといえるだろう。

●問8 改正電帳法の「承認制度の廃止」はいつ時点の帳簿書類が対象になる?

帳簿か書類か電子取引かで少し違う

  改正電帳法の施行は22年1月1日だが、帳簿の場合は「22年1月1日以降に開始する“事業年度から適用”」が正確な内容。つまり、3月決算の企業は22年の4月1日以降から、改正電帳法の要件で帳簿の電子データ保存が可能となる。

 一方、書類およびスキャナ保存したデータ、そして電子取引で受け取ったデータは「22年1月1日以降に保存または授受したものから適用」。つまり極端な話、12月31日に「紙」で受け取った請求書をスキャナ保存したい場合は、税務署へ承認申請書を出さないといけないことになる。

●問9 電帳法に罰則はあるの?

ある。罰則規定が制定されている

  改正電帳法は、要件が緩くなった代わりに罰則も厳しく設定されている。

 「主に隠蔽など不正行為が発覚した場合は、『通常課される重加算税の額にさらに当該申告漏れに対する税額の10%相当の金額が加算』されます。また、22年1月1日以降、電子データで受け取った請求書などは『紙』保存が認められません。それを守らず『紙』保存をすると法対応していないということになるため、『青色申告や連結納税の承認取り消し処分』というリスクがあります」(持木氏)。

 隠蔽しないというのは当然だが、うっかり「紙」保存を継続してしまった場合であっても、税優遇を受ける権利を得られないことになるため、注意が必要だ。

●問10 電帳法はどうして大幅に改正されたの?

主に電子取引促進、テレワーク推進、さらに“記帳水準の向上”などのため

  メール、クラウドストレージ、またSaaS利用の普及を受けて、電子取引をより促進するため、またコロナ禍にありながら「紙」業務によりテレワークを導入できない経理業務の効率化するため――などが主な理由として挙げられる。

 加えて、こんな事情もあるという。「コロナの影響で経営が苦しくなった中小企業や個人事業主には、支援対策として補助金が給付されました。しかし、申請するためには3カ月分の合計売上高が減少していることを証明しなければならない――など条件があり、『帳簿記録していないから申請できない』という声が多くありました」(持木氏)。改正電帳法には、コロナ禍で露呈した粗雑な帳簿管理、その水準を向上してくださいという国の切実な願いも、実は込められている。

●問11 フリーランスも関係ある?

青色申告をするなら関係ある

  18年の税制改正により、20年分の確定申告から青色申告特別控除額が65→55万円に引き下げられた。しかし、e-Taxによる申告(電子申告)または電帳法に対応することで、引き続き最大65万円までの控除を受けられるため、「青色申告で65万円の特別控除を受けたい」かつ「e-Taxを利用しない」のであれば、フリーランスであっても電帳法に対応しなければならない。ただし、この場合「優良電子帳簿システム」への対応が必須になる。詳しくは「問12」を参照。

●問12 「優良電子帳簿システム」って何?

“現行の電帳法”に対応したシステムのこと

  電帳法4条1項(詳細は問4)に該当し、「電子帳簿保存」が適用される帳簿は、改正電帳法で優遇措置が導入される。

 「『優良電子帳簿システム』は、主に改正前の電帳法のことだと考えて問題ありません。改正電帳法では、あらゆる要件が非常に緩くなりました。しかし、改正後であっても、現行法――つまり要件が厳しい今の電帳法に対応するなら、優遇措置を取りますよ、という制度です」(持木氏)。

 優良電子帳簿に対応していると、優遇措置として(1)「青色申告特別控除の控除額65万円の適用を受けられる」、(2)「申告漏れに課される過少申告加算税が10→5%に減免される」といった特典がある。主に(1)はフリーランス、(2)は法人に大きく関係する措置だが、どちらも事前に税務署への届け出が必須。せっかく改正電帳法で「承認制度の廃止」が導入されたのに、優遇措置を受けるためには届け出が必要とは悩ましいが、リスクヘッジを図るなら優良電子帳簿への対応も検討するべきだろう。

●問13 すでに現行法に対応しているんだけど、「優良電子帳簿システム」の届け出は必要?

必要

  すでに現行の電帳法を導入している場合は、現時点で「優良電子帳簿システム」(詳細は問12参照)に対応済みということになる。つまり、税務署の承認を得ている状態ということになるが、それでも過少申告加算税10→5%減免の適用を受けるためには、「改正電帳法において、優良電子帳簿システムに対応しています。減免適用してください」という届出書の提出は必要になる。

●問14 改正電帳法は、すべての国税関係帳簿書類で導入しないとダメ?

実は範囲は自分で決められる

  「現行法では、授受した請求書は電子保存して、契約書や納品書は『紙』で保存します――など、電帳法に対応する範囲は自分で決めて申請できるようになっています。改正電帳法では承認制度が廃止されますが、今後もこのルールは引き継がれます」(持木氏)

 全帳簿書類システムが電帳法の要件を満たすのは難しい……といった場合は、一部の書類だけ電子保存する、だから「授受した請求書だけ、支払申請のワークフローシステムで電子保存する」ということでも問題ない。ただし、改正後に電子取引で授受した国税関係書類は、電子保存が義務になるので注意が必要。

●問15 電帳法にデメリットはないの?

単純に手間と時間とお金はかかる

 もちろん、 何もせず電帳法に対応できるわけではない。要件を満たすためのシステム導入費のほか、業務フローの見直しに手間と時間もかかる。

 「自分で最初からPCなどを使い作成した帳簿・書類、そして電子取引書類は、もともと電子データです。要件を満たすシステム導入は必要ですが、言ってしまえば『紙に出力しないだけ』ともいえます。しかし、スキャナ保存は“スキャンする”という手間が発生します。そのため、普段の業務フローの中にどのようにしてスキャン工程を取り組むか――手順の再構築が重要です」(持木氏)