マネジャーのよくある悩みの1つは、自身の仕事の間に入る「割り込み」。部下からは「どうすればいいですか?」、上司からは「これを急ぎでやっておいて」というように、割り込みが半端なく多く、対応に追われている人もいるのでは。自分のタスクが後回しになりがちなマネジャーが、タスクをさばくコツとは? 大槻経営労務管理事務所の大槻智之代表に話を聞きました。

●どんなことに気を付ければよいのか

 まずは「中間管理職とは」を再認識しましょう。つまり現状の自分の果たすべき役割、求められている仕事は何かを見返すということです。「割り込まれた」とありますが、それこそが本来、中間管理職としてすべき仕事ではないですか?

 次に、ご自身のタスクを棚卸し、優先順位を決めてください。これには「上司からの指示を受ける」「部下に指示を出す」「部下を指導する」といった管理職としてのタスクも入れて順位を決めてください。こうしてタスクを見える化したところで、次は整理です。次のように分類しましょう。

(1)自分でなければできない仕事

(2)チームの別のメンバーでも可能な仕事

(3)別の部署に任せた方が良い仕事

(4)外注しても問題ない仕事

(5)IT化してしまえる仕事

(6)いっそやめてしまった方が良い仕事

 ここからは、今やっている仕事をどれだけ(2)〜(6)に落とすことができるかが勝負です。

●具体的な仕事の落とし込み方

 例えば、今やっている仕事のなかでも定型的な業務であれば、作業マニュアルをちゃんと作成すれば(1)から(2)以降の仕事に早変わりするのです。マニュアル作りのコツとしては、とにかく誰がやっても再現性の高いものにすることを心掛けてください。つまり“超簡単”にすることで、管理職→ベテラン社員→若手社員→アルバイト→ロボットとへと置き換えが可能になります。

 (1)についても「割り込み」してくる内容がある程度一定であれば、Q&Aの作成やマニュアルの作成により削減できる可能性があります。仮にマニュアル化できないものであっても、大まかなルールを作ります。例えば「クレームについてはどのような状況でもすぐに報告する事」「見積もりの相談は3営業日前でOK」や「社内のことであればLINEで質問する事」といった具合です。

 その他、どうしても邪魔されたくないタスクの場合は、その旨予定表に入れてみてはどうでしょうか? つまり、「その時間帯は声をかけてこないでね」というのをあらかじめ周知するのです。それでも、自席で声をかけられてしまうのであれば、声をかけないでねという意味で「ただいま作業中」といった張り紙でもしてみましょう。

大槻智之(社会保険労務士法人・大槻経営労務管理事務所 代表社員)