新型コロナウイルス流行をきっかけに、テレワークを導入する企業が増加した。それにともない、在宅勤務はもとより、サテライトオフィス勤務、さらにはワーケーションなど、時間や場所にとらわれない多様な働き方も一気に加速している。

 このような中、出社しなくても問題なく仕事ができることに気付いた人の中からは「オフィス不要論」までもが飛び出した。果たして、リモートワークだけで業務が遂行できる企業であれば、本当にオフィスは不要なのだろうか?

●オフィスなしでも大丈夫? テレワークのデメリット

 テレワークのメリットには、ワークライフバランスの実現によるメンバーのモチベーション維持や満足度の向上、パートナーの転勤に伴う離職防止、採用の幅が広がることによる優秀な人材確保などが挙げられる。その一方で、見逃せないデメリットが潜んでいることも事実だ。

 1つめが、「コミュニケーション不足」に陥りやすいという点だ。オフィス勤務のときには自然としていた仕事に関する些細な相談や、仕事以外の雑談が、テレワークでは取りづらくなる。仕事以外の雑談は、相手の”人となり”を知る大切な時間であり、それによって心理的安全性の確保ができていた側面もあろう。

 また、顔の見えづらいテレワークでは、それぞれの従業員が抱えている問題にも気づきにくくなる。さらに、メンバー間の様子が視覚的に見えないことによるチームワーク・士気の低下にもつながりやすい。

 2つめは、他部署との連携が希薄になるという点だ。部署間コミュニケーションの課題は、オフィス勤務であっても問題視されることの一つではあったが、顔を合わせないテレワークでさらに深刻化する恐れがある。時間的に非同期で働くことも増えるため、連携不足は、他部署との重複した情報収集、情報共有の遅延、それによる決裁の遅れなど、仕事のスピード低下にもつながる。

 オフィスが完全になくなり、テレワークだけになれば、以上のようなデメリットをいかにして埋めるのかを考える必要があろう。

●テレワークかオフィスか

 そもそも、業務内容によっては、対面で行うほうがいいものもある。例えば、以下の通りだ。

 新規事業開発、ブレストなどは、何気ない会話からイノベーションが生まれ、それが成果につながることも多くある。そのため、できるだけ対面で行うことが望ましい。つまり、このような業務を行う際に、オフィスが存在感を発揮する。

 一方で、事務作業や1人で集中して業務を推進するような仕事の場合、テレワークと相性がよく高い生産性が見込めるだろう。また、1人ひとりがプロフェッショナルで、互いの信頼関係の元につながっている場合にも、テレワークは有意義である。

 高い生産性、つまり最小の労力・時間・金額(input)で最大の成果を出す(output)ためには、業務の洗い出しと仕分けをし、テレワーク向きな仕事・対面があっている仕事を明確にすることが重要である。

 「なぜテレワークをするのか?」「なぜオフィスワークをするのか?」を、部署単位で目的ごとに明確にすることが、テレワークを導入している企業がオフィスをいかに活用していくのかのヒントになるのではないか。

●テレワーク時代のオフィスの役割4つ

 コロナ禍で浸透したテレワークから、再びオフィス勤務に回帰したという声も最近チラホラと聞こえてくる。これは、オフィスが単に「仕事をするための場所」として存在するのではなく、私たちの無意識下でさまざまな役割を担っていたことへの気づきでもあろう。

 とはいえ、テレワークのメリットにも気がついてしまった私たちは、このままテレワークを完全に手放すことも考えづらい。そんなこれからの時代のオフィスの役割とは、一体何なのだろうか。

企業のビジョンやミッションの浸透

 1つめは、企業のビジョンやミッションを共有する役割だ。企業という一つの組織で働く上で、ビジョンやミッションの共有は欠かせない。これらは航海における羅針盤のようなものだからだ。企業が何を目指し、今何に注力しようとしているのかをメンバーが理解してこそ、パフォーマンスの最大化につなげることができる。

 そこで、オフィスを企業理念や経営戦略などを体感できる場所にすれば、従業員が訪れるたびにそれらを共有、浸透させることができる。

メンバーのコミュニケーション円滑化

 2つめは、メンバー間のコミュニケーションを活性化し、円滑に業務を進めていく役割だ。特に、今後のキャリアについて語り合う1on1などは、対面で行うほうが望ましい。何気ない会話の中から、新しいアイデアやヒントが生まれることも多いからだ。オフィスという空間があれば、その機会が容易につくれる。

 これからの新たなオフィスのあり方として、どのようにメンバー同士のコミュニケーションを活性化し、モチベーションアップにつながる空間にすることができるのかを思考することが求められる。ポイントは、メンバーが自発的に「オフィスに行きたい!」と思わせるオフィス環境整備にあると考えている。

対外的な信用価値向上

 3つめは、オフィスがあることで得られる対外的な信用価値である。コワーキングオフィスやレンタルオフィスを導入する企業が増えているとはいえ、自社オフィスがある企業とない企業を比較すると、信用度が高い傾向にあるのは前者だろう。また、顧客と打ち合わせをするための場所や、資料などの送付先、連絡先情報としても、固定オフィスの存在は重要である。

 採用においてもオフィスの存在が意義を発揮する。オンライン面接が増加してはいるものの、それだけでは社内の雰囲気は伝わりづらい。そのため、最終面接や内定通知をオフィスで行うことで、社内の雰囲気や空気感を伝えられる。また、企業としての信用度が増す、面接者の入社動機の一部にもなり得る、なども考えられる。

自由な働き方の象徴

 4つめは、自由な働き方の選択肢があることのシンボル化という役割だ。これまでの「毎日出社」「午前9時から午後5時までオフィスで勤務」という一様の働き方は、受け入れられない価値観が加速するだろう。そのような社会の動きに応じ、状況や時間に応じて働けるオフィスという場所があることは重要だろう。

 また、小さなお子さんをオフィスに連れて来られる託児所を併設したり、体操や仮眠が取れる場所を用意したりと、企業の多様性を対外的に体現することで企業価値をあげていったり、採用に生かす役目にもなるだろう。このようにオフィスのあり方が多様な働きやすさを示す指針になれば、企業にとってもメリットが大きいだろう。

●今こそオフィスを有効活用するとき

 今後、テレワークとオフィス勤務をする社員が増えると予想される。そうした中で、オフィスを有効に活用するためのルールとして、4つの例を挙げてみよう。

(1)フリーアドレス

 出社する頻度が下がり、1人1デスクが必要なくなった企業も多いだろう。これはデスクのフリーアドレスを促進するチャンスだ。ただし、フリーアドレスを取り入れているにもかかわらず、席が何となく固定化してしまっていては、コミュニケーションを取るメンバーも限られ、フリーアドレスである意味がない。そうならないためのポイントとして「毎日、違う席に座る」「私物をデスクに置きっぱなしにしない」というルールを設けることも重要だ。

(2)出社する日をそろえる

 テレワークまたは出社が自由なハイブリッド型の勤務体制の場合でも、チーム単位での「全員出社日」を設けるのがいいだろう。対面での会議、メンバー同士でランチ食べるという機会が週に1度でもあるのとないのとでは、親密度合いは全く違ってくるからだ。

(3)新人は原則出社

 新人は、社内での関係性がまだ十分に構築できていない。そのため、テレワーク中に困ったことが発生しても、上司に気軽に聞きづらい傾向にある。そこで、「入社半年間はオフィス出社」などと一定のルールを設けることが1つの策になるだろう。

 オフィスに出社すると、上司と他愛もない話ができたり、先輩の営業電話を盗み聞くことができたり、同期と悩みを共有できたりなど、「偶然の副産物」を得られる機会に囲まれる。その結果、会社へのエンゲージメントも高くなり、心理的安全性が確保され、成長スピードが速くなるだろう。

(4)部署間合同ミーティングの導入

 部署間の連携やコミュニケーションを円滑にし、業務の滞留をなくすために、部署間合同ミーティングをオフィスで開催するのもオススメだ。通常、部署間であれば、ビデオ会議などを使って会話をすることが多いが、連携をスムーズにさせるためには、部署を超えたコミュニケーションの場を設けることが大切だ。

 月に1、2回でもいい。顔を合わせて、進ちょく状況の確認や課題に対する議論できる場を設けることで、テレワークの際にもチャットでのコミュニケーションが取りやすくなるだろう。

●テレワーク時代のオフィス活用事例

 オフィスという場所を企業理念や経営戦略を発信するためのブランディングに活用することもできる。

 2014年に在宅勤務制度を導入していたカルビーでは、21年に本社をリニューアル。「作物が実る畑のように、アイデアが生まれるオフィスにしたい」とのコンセプトで、コミュニケーションを重視した空間をつくり出した。

 また、畑をイメージしたエントランス、ジャガイモのようなイラストが描かれた天井、会議室にはそれぞれ自社の商品名があてられるなど、至るところでカルビーらしさの感じられる空間になっている。コロナ禍より、オフィス勤務者のテレワークを原則とするなどニューノーマルな働き方を推進してきた同社において、社員自らが足を運びたいと思わせる空間をつくり出したことで、社員のモチベーション、エンゲージメント向上にもつながっていくだろう。

 リクルートでも新オフィスを設け、一部移転プロジェクトが始まった。新オフィスには、緑を借景としたリラックススペースや、オフィス周辺のおすすめランニングコースが壁一面に描かれている空間など、業務以外のスペースも豊富に取り入れられている。在宅勤務では得られない価値をオフィスで実現している例である。

●オフィスで広がる可能性

 テレワークによって生産性が大きく上がった人もいれば、オフィスで仕事をすることの利点に気付いた人もいるだろう。いずれにしても、さまざまな事情やバックグラウンドを持つ社員一人ひとりが、働きやすい環境をつくることが大切だ。そのためにも、個人的にはオフィスは必要だと感じている。

 これからのオフィスは、社員自身が自らの意志で「出社したい!」と思えるような空間であることが今以上に求められるだろう。集まる目的を定め、効率的・効果的に業務パフォーマンスを上げる設計をすることも重要だ。

 オフィスデザインを自社のブランディングツールとして活用したり、ショールームのような存在としてPR効果を図ったり。かつては「ただ働くための場所」であったオフィスは、その意義を変えながらも、多くの可能性を秘めた場所になりつつあると感じている。

(秋沢崇夫)