この記事は、『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』(鈴木真理子著、明日香出版社)に掲載された内容に、ITmedia ビジネスオンラインが編集を加えて転載したものです(無断転載禁止)。

●今どきの話し言葉をそのまま書かない

 今どきの話し言葉をそのままメールに書くのは要注意。たとえ親しい間柄だとしてもメールは証拠として残るので、誰が読んでも違和感のない言葉を使いましょう。実は、複数社の上司から部下のメールについて相談を受けたことがあります。

 ある企業では、上司が部下に意見を求めると、「ボク的には〜」を頻発する人がいたそうです。ほかには、日報メールに「今日の営業活動、超ヤバかったです」と書いた部下もいたとか。

 今どきの言葉をメールに書くのは若手社員に限らず、年齢や社歴に関係なくいます。

 例えば、「ほう」をつけると丁寧になる、と思っている人がいますが、方角以外につけるのは誤りです。「メールのほうは読みました」や「見積書のほうを送ります」の「ほう」は、書かないこと。人呼んで「ほうほう族」にならないよう留意してくださいね。

 プライベートなやりとりと異なり、仕事中はメリハリをつけて、書き言葉できちんとしたメールを送ってください。あなたの評価がグンとアップしますよ。

●敬語に自信がありますか?

 敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語の3つがあります。尊敬語は相手を高める言葉です。謙譲語は自分を低めることで、間接的に相手を高める言葉です。丁寧語は言葉づかいそのものを丁寧にする言葉です。

 「食べます」を例にすると、自分が食べるときは「いただきます」、相手が食べるときは「召し上がります」となります。

 「言います」を例にすると、自分が言うときは「申します」「申し上げます」、相手が言うときは「おっしゃいます」となります。

 ときどき、尊敬語と謙譲語の取り違えを見かけます。お客さまに名前をたずねたいとき、「お名前は何と申しますか」は誤りです。「申します」は自分のことを低めるときに使う言葉、謙譲語だからです。正しくは、「お名前は何とおっしゃいますか」のように尊敬語を使いましょう。

 また、二重敬語にも気を付けてください。「先輩がおっしゃられる」は、「先輩がおっしゃる」で十分なのに、「れる、られる」をつけたため二重敬語になってしまっています。よくある誤りなので注意しましょう。

●気を付けたい3つの言葉

 普段何気なく使っている言葉でも、本来の意味や用途を知っているのと知らないのとでは、読み手に与える印象が変わってきます。3つの言葉を挙げますので、ぜひ確認してください。

 1つ目は、「させていただく」です。

 これは「する」の謙譲語、つまり自分の言動を低める言葉です。

 「いたす」もありますが、「紹介させていただく」「発表させていただく」など、「させていただく」をよく使いますね。

 文化庁の敬語の指針によれば、「……させていただく」は、次の2つの要件が当てはまるときに使うとあります。

・(1)自分側が行うことを相手側または第三者の許可を受けて

・(2)そのことで恩恵を受けるという事実や気持ちのある場合

 ん〜、2つの要件だなんて、ちょっと難しいでしょうか。「いちいち考えていられないよ」という声も聞こえてきます。

 では、お客さまとのやりとりを例にしてみます。

あなた:「弊社の商品を紹介してもよいですか?」

お客さま:「はい、どうぞ」

 このように許可を得て自社商品を紹介し、「購入してもらえるかもしれない」「チャンスをもらえてありがたい」というときは2つの要件を満たしているので、「紹介させていただきます」と書くとピッタリ当てはまります。

 ただ、実際には2つの要件を満たしていなくても、使うことがあります。

 「担当させていただく」「発表させていただく」「訪問させていただく」などは、よく使われていて、一概に間違いとは言い切れません。ただ、何でもかんでも「させていただきます」をつけると、謙遜しすぎてかえってうるさく感じる人がいるようです。

 私は、1通のメールにつき、「させていただく」を1回におさえています。

 例えば、「私が担当させていただきます」と書いたあとは、「させていただきます」をほかの言葉に変えて、「訪問します」や「送付いたします」などとしています。

 2つ目は、「すみません」です。

 「すみません」は、お礼を言うときにも謝るときにも使えますね。話すとき、つい「すみませ〜ん」が口癖のごとく出てしまうので、私も反省しきりですが。

 ビジネスメールでは、「ありがとうございます」や「申し訳ないことです(申し訳ございません)」と書くようにしましょう。ミスをして謝るとき、「すみませんでした」では、軽い印象を与えてしまいますものね。

 3つ目は、「ご自愛ください」です。

 よくある誤りは、「お体ご自愛ください」です。正しくは「ご自愛ください」なので、「お体」はつけません。なぜかというと「自愛」は体を大切にすることなので、「お体」と書くとダブってしまうからです。 

 つい先日のメール研修でも、「知らなかった……。長年『お体ご自愛』と書いていました」という接客業のベテラン社員がいました。前向き思考の人なので「今日から直せるので、よかったです!」とも。皆さんもぜひ「ご自愛ください」と書いてください。

●著者:鈴木真理子(すずき・まりこ)

株式会社ヴィタミンM 代表取締役

共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上)に入社し、9年3カ月間の勤務を経て退職。さまざまな職業を経験した後、ビジネスインストラクターとして独立。2006年起業し、講師派遣型の社員研修を行う株式会社ヴィタミンMを設立。

これまで企業研修や公募型セミナーにおいて3万人以上に数多くの失敗談を告白しながら、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱している。講師業の傍ら、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、ビジネス書の執筆など幅広く活動中。日本ペンクラブ会員。

主な著書に『「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣』『やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ』『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』『<図解>仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(共に明日香出版社)がある。

●『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』

メールは「コミュニケーションの触媒」であり「道具」である──。本書では、人間関係を円滑にするツールとして「いかにうまくメールを使うか」を解説します。どうすれば簡潔に分かりやすいメールを書くことができるのか、そのための具体的な技法が詰まっています。