Inc.: 次から次へとアイデアは浮かぶのに、1日の時間が限られていて困っている、という人のために、生産性を高めて集中力を維持するための5つのコツをご紹介しましょう。

テクノロジーのおかげで、スケジュール管理や効率的なコミュニケーションは簡単になりました。しかし、テクノロジーのせいで困った問題も生じています。ポケットにコンピューターがあれば、ビジネスに関するどんなことでも、簡単に最新情報へアップデートが可能です。この便利さと引き替えに、届くメールの数は増え、アップデートの回数も増え……ありとあらゆるものが増えています。

次から次へとアイデアが浮かぶのに、1日の時間が限られていて困っている……という方がいたら、分刻みでスケジュールを組む筆者が身につけた、集中力を維持する5つのコツを参考にしてみてはいかがでしょうか。

メール管理ツール

メールはどんなビジネスにおいても、最もよく使われるコミュニケーションの手段でしょう。絶えずメールをチェックして、プロジェクトの進行状態をチェックしたり、チームのメンバーや納入業者と連絡を取ったり、組織のだいたいの状況を把握したりします。

このため、メールには膨大な時間が費やされます。事実、The Washington Postに掲載されたAdobeによるレポート(2016年)で、ホワイトカラーの労働者は日に平均で4.1時間をメールのチェックに費やしていることがわかりました。1週間では平均20.5時間です!

これをなんとかするために、筆者はGoogleの『Inbox』のようなフリーツールや『Boomerang』や『ActiveInbox』などの有料アプリをうまく使うようにしてきました。これらのツールを使えば、優先度に応じて受信メールにフラグをつけて、受信ボックスを整理しておけるのです。

これらのツールを使えば、どのメールにいつ対処しなければいけないのかも把握できます。毎日受信ボックスの一番上にフォローアップメールを置いておけば、送信済フォルダーを探し回らなくてもいいのです。たしかに、そうすることで1通のメールについて節約できる時間はほんの30秒かもしれません。しかし、30秒でも積み重なれば大きいのです。

会議を減らす

多数の企業が毎日、メールで簡単に済む議論に何時間もの無駄な時間を費やしています。筆者は毎日朝一番に、どの会議をキャンセルできるかを決めます。そうすることで、1〜2時間は節約できて他のことに使えます。それに、まったく同じ情報アップデートを受けることは可能です。

重要な締め切りが迫っているときや、プロジェクトについてチームで徹底的に話し合う必要があるとき、あるいは、プロジェクトの結果を複数の人間で再検討して次のステップを決める必要がある場合には、会議の予定を立てます。最も大切なのは、参加者全員が必ず明確な指針を持って臨むことと、会議を終えるときに必ずすべての具体的な活動内容を確認することです。

それ以外の場合、従業員は当日の進捗状況のアップデートなど、情報が箇条書きにされた報告書を毎日提出すればいいでしょう。こうした報告書は、当日中に内容を手軽に理解できます。余分な会議がなくなったチームのメンバーは、報告書の完成に時間を回すことが可能です。

2歩下がる

細かい点まで管理するのを止めることは、特に自ら設立した会社の場合には難しいものです。それは自分のビジネスについては、一から十まで自分のビジョンに沿ったものにしたいと思うものだからです。すべてのプロジェクトについてアップデートを要求し、必ず期待通りのものにしようとします。しかし、ときには2歩ほど下がって、他の社員に仕事を任せなくてはいけません。

プロジェクトを割り当てる場合には、従業員が着手する前に、求める成果を説明しましょう。毎日のチェックは、管理職か従業員の日々の報告書に委ねましょう。そうすることで、膨大な時間を節約できるだけでなく、「精神的周波数帯」が解放されて、すぐに取りかかるべきもっと大きな課題に集中できます。

ショートカットを使う

同じ作業を3回以上する必要があるのなら、自動化しましょう。テンプレートを作成したり、よくある質問にあらかじめ答えを用意したりすれば、わずかな時間でまったく同じ成果が得られます。

新製品を売り出すことになったら、理想的な発売計画を考えて、それを使って今後のためのテンプレートも作りましょう。そうすれば、次の新製品を発売するときには、何をすればいいのか、いつする必要があるのかが誰にでもわかります。受信する相手によってメールの文章を変えるなどはあるでしょうが、退屈な作業はなくせるのです。

完璧さよりスピード

明日すばらしいと評価されるアイデアは、今日もすばらしいアイデアです。そのことに気づけば、丸1日早く実現できます。同じように、完璧な返答よりも、すばやい返答のほうがいいのです。

前進する前にしっかり考えるべき時もあります。特にリソースが絡む場合や、会社全体に影響を及ぼすような場合はそうです。しかし、ビジネスの責任者が当時は重要だと思っていたかもしれないものが、現実には、数日間レーダーで光っていた点にすぎないような問題についての決断に時間を取られるような状況をたびたび目にします。やみくもに飛ぶことはオススメしませんが、飛ぶのを忘れてしまうくらい長々と眺めていてはいけません。

人生の他のどんな財産よりも時間を大切にしましょう。誰もが「時間が足りない」と感じています。唯一の違いは、時間をどう管理するのか?なのです。

I Plan My Day Down to the Minute. Here's What I've Learned | Inc.com

Source: The Washington Post