Crew Blog:デジタルノマドと呼ばれる人たちには、リモートワーカーであるがゆえの課題があります。それは、クライアントや共同作業者とのコミュニケーション。面と向かって会うことがなかったり時差があったりするため、うまく対応しなければトラブルになりかねません。

そこで、リモートワーカーが気を付けるべき、コミュニケーションのコツをご紹介しましょう。

相手の要望をはっきりさせておく

これは、リモートワーカーとして最初にやるべき仕事です。こんなシチュエーションを想像してみてください。あなたは今日、初めて出社した新入社員です。朝8時に自席に座り、最初のタスクが来るのを待っています。

でも、9時を回ったというのに、誰からも声がかかりません。そんなとき、あなたならどうしますか? メールを送りますか? それとも、採用を担当してくれたマネージャーに電話をしますか?

この手のコミュニケーションの行き違いは、デジタルノマドにとっては日常茶飯事。依頼主との最初の打ち合わせで、要望をはっきりさせていなかったために起こる行き違いです。

最初の打ち合わせで、割り当てられた役割についてはもちろんのこと、相手が自分に何を求めているのかをはっきりさせておきましょう。そうすることが、両者が初期段階から生産性のパターンを測る基準となり、あなたがリモートでも主体的に仕事に取り組めることを実証できるのです。

それができれば、重要なポイントはすべて質問済みであり、前に進む準備ができたことになります。でも、それで終わりではありません。要望をはっきりさせる中で、時には断ることも必要であることを忘れないでください。相手からの要望をできるだけ明確にしておき、相互に合意していけるかどうかはあなた次第です。

このような要望は業務委託契約書に明記し、両者の署名をもって同意してから作業に着手してもいいでしょう。

ビデオチャットは友達

最近では多様なビデオサービスが登場しています。しかも、ほとんどが無料。ビデオチャットを使えば、メールや文字のチャットよりも効率的かつ温かいコミュニケーションが可能です。

連絡の必要があるとき、2行以内で説明できないと思ったら、ビデオを選びましょう。解決策を得るために何往復もメールをやり取りするのは双方にとって時間の無駄ですし、フラストレーションがたまってしまうかもしれません。

機会があるたびにできるだけ多くビデオを使ってみて、インターネット接続が安定していることを確認しておきましょう。そうすることで、本当に必要になったとき、マイクやビデオの調整をしなくてもすぐに使えるようにしておくのです。ヘッドフォンは常に持ち歩きましょう。コワーキングスペースでは、外部のノイズや妨害が、相手によっては不愉快に聞こえるかもしれませんから。

Slackなどのリアルタイムコラボレーションツールを使う

「Slack」の出現は、チームコミュニケーションの歴史を変えました。現在私のSlackチャンネルは何百ものチャンネルが利用できるようになっており、いろいろな方法でこのツールを使っています。Slackはチームを越えて1つの質問をしたり、他のチームとの最新情報を共有したりするのに便利です。それに、チームカルチャーの構築にも向いています。ブラジルの同僚と旅について語ったり、アメリカ東海岸の同僚とテレビ番組について話したり、取引先と一緒に行動計画を作ったりといったことが、すべてSlack上でできるのです(絵文字やアニメーションGIFを使って盛り上げながら)。

Slackは、少人数のチームであれば無料で使えますが、大きな会社になると料金が発生します。でもサイト「Zapier」では、現在利用できる便利なプロジェクトマネジメントソフトウェアアプリが紹介されています。かんたんに比較できるので、参考にして最適なツールを見つけてください。

プロ意識を持つ

バリに住んでいても、デンバーに住んでボストンのチームのために働いていても、自分の責任は必ず果たすようにしましょう。つまり、ビデオチャットが必要なときには必ずふさわしい服を着て、安定したインターネット接続を確保し、最新のテックを導入し、必要に応じてバックアップを取るなど、プロとして最低限やるべきことを怠らないことです。

デジタルノマドは旅ばかりが優先になりがちですが、勘違いしてお休み気分ではいけません。移動時間は関係者に明確に伝え、時差の問題にきちんと対処し、他のノマドのことを配慮する必要があります。これは、あなただけでなく、あなたの会社にとっても影響があります。

コワーキングスペースはお察しの通り、働くためにあります。ノマド的ライフスタイルの最大の恩恵は新しい人との出会いですが、重要な締め切り直前にあなたの旅の話を聞きたい人ばかりではないことを肝に銘じておいてください。雑談は、お茶の時間か食事のときにとっておきましょう。それか、コワーキングで会った人を連れ出して、どこかで会うのもいいでしょう。

ノマドのライフスタイルにおいて、他者との交流の正反対に位置するのが”孤独”です。毎日コミュニケーションを取るチームメイトがいない場合、新しい町で独りぼっちはつらいかもしれません。そんなときはコンフォートゾーンを飛び出して、町を探索してみましょう。バーに行って、地元の人におすすめスポットを聞いてみましょう。同じエリアのノマドと出会えるオフ会やフォーラムに足を運んでみましょう。これらはみな、新しい友達に出会う素晴らしい機会になります。さらには、将来のビジネスにつながるチャンスにもなるかもしれません(その3杯目のモヒートを頼む前に、このことを思い出してくださいね)。

時差に対応できるツールを使う

パートナーシップの初期段階で要望を明確にすることで、クライアントとの時差の問題の多くは解決します。1日数回のビデオチャットを約束しているのに、クライアントと12時間の時差があるようでは、なかなか要望を実現することはできません。

とはいえ、時差に柔軟な対応をしてくれる雇用主は多いものです。それに、「Googleカレンダー」はじめ、時差を感じさせない便利なツールがたくさん出ています。また、「World Time Buddy」「Calendy」など、Googleカレンダーと同期してクライアントやチームメイトとあなたの「空き時間」をシェアできるシンプルなツールがあります。枠を指定してスケジュールを確保でき、ダブルブッキングはできないようになっています。

デジタルノマドとしての成功は、距離をものともせずにクライアントや同僚との人間関係をうまく構築し、育めるかどうかにかかっています。簡潔で透明なコミュニケーションを心がけ、いつでもどこでも便利なテクノロジーを利用することで、次の行き先がどこであろうと仕事が途切れることはないでしょう。

5 Essential Communications Strategies for Digital Nomads | Crew Blog

Image: Zephyr_p / Shutterstock.com

Source: Zapier, World Time Buddy, Calendy

Reference: The Freelance Contract