場面に応じた「最適なツール」を使いこなす

最適なツールを選んで、それを使いこなすことは、時間を効率的に使う上で不可欠です。

たとえば、メールか、電話か?

電話は「今かけても大丈夫だろうか。相手の機嫌を損ねないだろうか」と悩むし、挨拶(あいさつ)や世間話で、無駄(むだ)な時間がかかることもあります。

その点、メールはとても便利なツールです。用件をメールで送っておけば、相手は都合のいい時間に読んで、都合のいい時間に返信してくれます。

だから、メールのほうが優れたツールだという考え方も、間違いではありません。

しかし、あえて電話の利点を見直して、使い方を工夫してみるのです。

まず、必ず短時間で切り上げるようにします。最初の挨拶などは省略し、「すべての電話は1分以内で終わらせる」を「ルール化」します。

相手にも、そのほうが好都合です。

もし、1本の電話に10分かかれば、10分の空き時間に1人としか話せません。

しかし、1分の通話で終わらせれば、10人と会話ができます。

1分間というのは、思ったよりも長い時間です。かなりの内容を話すことができます。

また、挨拶ぬきで単刀直入に用件だけを伝えれば、その会話で相手の返事がもらえるかもしれません。

返事がもらえなくても、肉声で話していれば、相手がどう思っているかの感触くらいはわかります。とても価値のある1分間になるはずです。

こう考えると、電話は、確実に仕事の能率を上げてくれる便利なツールなのです。

【出典】『面白いほど役に立つ 図解 超一流の時間力』
著者:安田 正  日本文芸社刊

執筆者プロフィール
安田 正(やすだ ただし) 株式会社パンネーションズ・コンサルティング・グループ代表取締役。早稲田大学グローバルエデュケーションセンター客員教授。英語のほか、ロジカル・コミュニケーション、プレゼンテーション、対人対応トレーニング、交渉術などのビジネス・コミュニケーションの領域で、上場企業、官公庁を中心に1700の会社、団体でのセミナー講師、コンサルタントとしての指導実績を持つ。また東京大学、京都大学、一橋大学でも教鞭を執る。