先方からの依頼を断らなければならない時、どう伝えれば角が立たないものか…。誰しもこんなシーンに直面した経験、あるかと思います。今回の無料メルマガ『仕事美人のメール作法』では著者の神垣あゆみさんが、相手の気分を害すことなく、けれどもきちんとこちらの「断りの意思」を伝えられる言い回しを紹介しています。

角の立たない言い回し 「せっかくですが」

相手からの依頼や誘いをやむなく断らなければならないとき、返答に気を遣います。

どっちつかずの返答はやり取りを長引かせたり、誤解を招いたりすることにもなりかねませんが、断り方に配慮がないと相手は拒絶されたと捉え、二度と声をかけてもらえなくなることも。

角の立たない断り方とは、無理をしたり、ごまかしたりすることではなく、できない、ときちんと意思表示したうえで相手との関わりが続くように配慮し、言葉や態度で伝えていくことです。今回は、相手との関係を壊すことなく角を立てずに断る際の言い回しを紹介していきたいと思います。

集まりや会合の誘いを受けたが、都合で参加できないという場合に覚えておくとよい言い回しが「せっかくですが」です。

せっかくですが、この日はすでに予定があり、参加がかないません。

せっかくお声掛けいただいたのに、参加できず申し訳ありません。

「せっかくお声掛けいただいたのに(いただきましたのに)」「せっかくのお話ですが」と応用した言い方もできます。

断るときに「せっかく」を用いるのは、わざわざ相手が自分を気遣ってくれたことへの感謝の気持ちを伝えるためです。理由があってやむを得ず断るが、機会があればまた、声をかけてもらえるよう、「ぜひともまた、お声掛けください」のようなフォローのひと言を添えるとよいでしょう。

「せっかくのお話ですが、今回は見送らせてください」のように、「今回は」という言葉を添えることで、今回は無理でも次回は可能性があることを伝えることができます。

角の立たない言い回し 「お汲み取りください」

無理な依頼や強引な勧誘には、表現は婉曲に、しかし断る意志はきっぱり伝える方が得策です。

気持ちの上では「ダメなものはダメ」「無理」と思っていても、メールのやりとりでは、感情に訴える前に表現をひと工夫。

「こちらでもどうにもならない苦しい事情を察してください」という意味合いで使う、「お汲み取りください」という言い回しを使います。

よんどころない事情につき、何とぞ、お汲み取りください。

あいにく弊社には対応できるだけの技術がございません。どうか事情をお汲み取りください。

このように、対応できない理由をはっきり言わなくても、多少具体的に書いても、「察してください」という意のフレーズで締めくくることで、「これ以上言わせないでください」というアピールにもなります。やんわりと拒絶する日本的な表現といえるかもしれません。

対応や協力はできないけれど相手の事情を汲み取ったうえでかける言葉としては、「お察しします」があります。

ご苦労は重々お察ししております。

事情はお察ししますが、当方としても対応いたしかねます。

このように使います。

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出典元:まぐまぐニュース!