「部下に仕事を頼むよりも自分でやったほうが早い」という、よく耳にする愚痴。しかしこんなケースは上司の側に非があることも多いようです。今回のメルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』では、アメリカに本社を置く世界的なコンサルティング会社「マッキンゼー」で14年間もの勤務経験を持つ、ブレークスルーパートナーズ株式会社マネージングディレクターの赤羽雄二さんが、読者から寄せられた「部下を活かしきれていない」というお悩みの解決法をレクチャー。さらに部下のやる気を高め、チームとしてのワークスピードをアップさせるポイントも伝授しています。

※本記事は有料メルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』2021年8月16日号の一部抜粋です。ご興味をお持ちの方はぜひこの機会に初月無料のお試し購読をどうぞ。

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部下が数名できましたが、うまく活かしきれていません。自分でやったほうがよほど早いので、結局抱え込んでしまいます。どうしたらいいでしょうか

Question

shitumon入社10年、33歳になって部下が数名できました。中堅流通業の経営企画です。市場分析、顧客分析、情報システム検討、新事業分野検討、M&A対象企業発掘・検討などがミッションです。内容が高度なだけに、部下の数名に指示してもろくに仕事ができません。一応指示をするのですが、わかったのかわからないのか、微妙な顔をして仕事に取り組んでいます。もちろん結果がはかばかしくありません。自分でやったほうがよほど早いので、仕上げは全部自分でやることになりますが、いくつかはゼロからやり直すしかないことも多く、アウトプットがなかなか増えません。

赤羽さんからの回答

どうもありがとうございます。よくあるケースですね。部下への指示は必ず書面で行ってください。一人の部下あたり3つ前後のタスクを割り当てるのがバランスがよいと思います。大きいタスクだと1つになりますが、あるていど分解したほうが進捗も確認しやすくなるので、お勧めです。

1つのタスクは、A4のタスクシート1ページに書きます。左上が「ねらいと主なアクション」、右上が「必達目標」、左下が「必要資源(人、資金など)」、右下が「推進上の注意点」で慣れると15分ほどで書きます。タスクシートに書くことにより、言った言わないなどがいっさいなくなりますので、部下が忖度することなく、また上司・部下の関係を悪化させることなく、進めることができます。

「部下にやらせてもうまく進まない」「自分でやったほうが早い」という不満をよく聞きますが、これには

仕事のアウトプットを明示しない(想像、忖度させる) 状況を詳しく説明しない(知っていることも伝えない。面倒なので省略する) いつまでにどのレベルに達しているべきか指示しない(想像、忖度させる) 途中のステップでの判断を示さない(後で「ちょっと違うんだよな」という) 最後の仕上げは自分の趣味で行う(部下には上司の好みなどわからない)

という背景があります。

1.の対策は、上記のタスクシートの活用です。

2.の対策は、普段から会社方針、部門方針、経営者の考えなどを共有しておくことです。

3.の対策は、仕上げまでの期間の途中で最低週1回は進捗確認をして、要求水準を伝えることです。

4.の対策は、右に行くべきか左に行くべきか、都度、上司としての判断を伝えて問題解決を進めることです。

5.の対策は、本来の目的に沿ってこれだけはというラインを要求しても、後は部下にできるだけ任せます。

こういうふうに進めると、大半のプロジェクトが今までよりはスムーズに進みます。自身の傘下に5〜7プロジェクトがあったとしても、おおよそうまくいくことが増えます。そこで自分の時間を確保し、特に難易度の高いプロジェクトに投入して、高い問題把握・解決力で部下にはできない高度な技を見せます。

この結果、難易度の高いプロジェクトを遂行しつつ、他の多くのプロジェクトも取り漏らすことなく、進めることができるようになっていきます。

この全体プロセスで一番大切なことは、アクティブリスニングをし続けることです。部下の話を徹底的に聞く、ということだけです。それによって、状況把握がよくできますし、部下のやる気が高まり、チームとしてのスピードがどんどん上がっていきます。

(メルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』2021年8月16日号より一部抜粋。全文はメルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』を購読するとお読みいただけます)

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