健康診断やストレスチェックといった社員の健康情報は、紙やエクセルなどアナログでの管理が未だに主流となっています。
情報が紙やエクセルでバラバラに管理されたままでは、社員の健康リスクを正しく判断することはできません。そこで注目されるのが健康管理のペーパレス化(デジタル化)ですが、正しい導入ステップを踏まないと逆に業務効率が落ちたり、法令違反になってしまう可能性もあるのです。

今回株式会社iCAREよりウェビナーイベント『ランスタ』で講演した内容をご紹介します。

目次【本記事の内容】


事実!その紙管理が健康を害しています。

現状の健康管理体制は、紙やエクセルが混在しており、健康情報が山のような状態になっているのではないでしょうか。実は紙にも感染リスクがあると言われています。

紙は消毒不可

紙にとって消毒液も紫外線も紙には大敵です。またウィルスの不活性化には12時間から24時間の隔離放置が必要だと言われていますが、このような管理は実際行われていません。上場企業の約半数は、健康診断の結果などを紙で管理しています。

紙の集計は困難を極める

紙の集計によって健康を害することにつながる場合があります。
たとえば、健康診断の結果は労働基準監督署に報告の義務があり、この報告をまとめるために人事部や保健師の残業が増えているという話を聞きます。
加えてストレスチェックを実施している企業も多いと思いますが、これはただ実施するだけでは意味がありません。集団分析を行って高ストレスの原因を見つけ、職場環境を改善していく必要があります。こちらもやはり紙での集計は難しいので、専門のシステムを使う必要があります。
昨今は健康経営が叫ばれていますが、健康情報はただ持っているだけでなく正しく集計して分析をしていくことが重要です。

個人情報の漏洩リスク

紙で情報を保管していると、個人情報が漏れる危険もあります。
健康情報(健康診断結果、ストレスチェック情報、面談記録など)は「要配慮個人情報」のため、マイナンバーと同様な管理規定を定める必要があるのです。たとえば健診結果を郵送する、メールに添付する、産業医面談のために印刷するなどのタイミングで、これらは簡単に情報漏洩や紛失のリスクにさらされます。また紙などでこれらの情報を管理していた場合、火災などの場合には一挙に焼失してしまうリスクも考えられます。

このような紙管理を行うことで、従業員数300人の企業では530時間分の人件費と3,200枚の紙が必要になり、当社では外注費や業務委託費を含めると年間約623万円のコストがかかると試算しています。
会社規模が大きくなれば更にコストは上昇すると考えられるので、コストカットの観点からもデジタル化は必要です。

なぜ管理体制を変えると従業員の健康リスクが減るのか?

たとえば次のような問いに、企業の人事・労務責任者はすぐに回答ができるでしょうか?

誰が基礎疾患を持っているか把握していますか?メンタルヘルスのハイリスク者が多い部署はどこですか?健康診断の時期に、人事や保健師が残業していませんか?

上記の質問にすぐ答えられないのであれば、紙管理を続けることで、従業員をハイリスクな職場で働かせている可能性が高いと言えます。

産業医の場合、以下のようなステップで環境をチェックし健康管理を実施します。

作業環境管理
オフィスや工場の職場環境(室温、湿度、空気)
ソフト面の管理(企業文化、社風、就業規則、人事評価)作業管理
業務量、作業内容、難易度、指揮命令系統、コミュニケーション手段、勤怠管理健康管理
健康診断、ストレスチェック、長時間労働者対応、従業員からの健康相談、
不調者への対応

今回は健康管理の部分でお話をしているわけですが、誰が、どんな環境で、何の仕事をしているか?を把握することがリスク判定のはじめの一歩と言えます。

ペーパレス健康管理の典型的失敗事例を3つご紹介

では紙管理を避け、データ化すれば健康管理は成功なのでしょうか?ここで、データ化したものの、よく失敗してしまう事例を3つご紹介しておきたいと思います。

・人事システムに健診結果をPDFで取り込む

健康情報は「要配慮個人情報」です。特に法定外項目や人間ドックの情報は誰が見ても良い情報ではありません。人事システムは人事や経営者等、誰でも見られる状況なのでNGです。またスキャンしただけのPDFファイルではデータ集計できません。データは集計のできる状態で保管することが重要です。

・共有ドライブにあらゆる健康情報を格納

共有ドライブに情報を入れるとフォルダが分散しがちです。健康管理はメンタルとフィジカルを双方向で見ていく必要があります。フォルダが分散すると個人の健康状態について相関性が見えなくなってしまうのでお勧めできません。またフォルダが増えると中身が見えず、開いたり閉じたりといった無駄な工数が増えます。エクセルやワードのままでも最新版を見つけにくくなるなど、効率的ではありません。

・エクセルによる健診データ管理と分析

健診結果をエクセル化するのは、手作業では想像以上に時間がかかります。健康診断のデータ化は3ヶ月以内に事後処置までするのが望ましいのですが、専門業者でもデータ化に6ヶ月程度かかります(Carelyでは1ヶ月で行っています!)。またエクセルのマクロや関数が複雑になっていると、ファイルの属人化が起こります。これでは結局、エクセルと紙の二重管理に戻ってしまいます。

健康管理のペーパレス化は、単純に健診結果をデータ化することだけが目的ではありません。業務の効率化や産業医などとの情報連携、従業員の健康リスクの可視化が目的です。
ペーパレス化を進める際には、この目的を外さないように進めていくことが重要です。

そこでおすすめとなる健康管理システムが、Carely(ケアリィ)なのです。Carelyであれば、バラバラな企業の健康情報をデジタル管理し、コスト削減と業務効率化を実現できます。また、Carelyは健康診断の予約システムも実装しています(受診予約〜予約日調整〜受診進捗管理〜労基署報告書作成)。

健康管理システムCarely(ケアリィ)とは?

健康管理システムCarelyとは、バラバラな企業の健康情報(健康診断の結果、ストレスチェック、残業時間)をデジタル管理することで、コスト削減と業務効率化を実現するクラウド型健康管理システムです。
Carelyは、企業規模や業界を問わず、400社以上に導入されています。たとえばLINE様、大東建託様、日清食品様、ライフネット生命様などです。また一方で従業員数が50名から100名程度の中小企業様にも導入が進んでいます。

Carely(ケアリィ)詳細はこちら

脱!紙とエクセル ペーパレス健康管理の成功事例

株式会社スペース
年2回ある健康診断が紙管理のままで、膨大な作業量で集計が困難な状況。健康診断の結果をペーパレスにした結果、外部委託していたストレスチェックの費用も半分以下に削減。

JFEプラントエンジ株式会社
健康診断は1年中かかりっきりの状態。有所見者への指導や精密検査の実施は残業続きという状態であった。ペーパレスの結果、広い工場敷地内で紙カルテの代わりにノートパソコンで従業員からの健康相談を受けられるようになった。

サイボウズ株式会社
5年前には、従業員の健康管理について産業医に期待していなかった。また紙の業務に追われ、法令対応がやっとの状態であった。ペーパレスの結果、スマホで健康情報の経年比較ができるようになり、社員間で「Carelyいいよ!」の口コミが広がるまでになった。

健康情報を紙で管理していると、さまざまな面でリスクが生じます。Carelyでは、単純にペーパレス化をお勧めするだけでなく「正しいペーパレス化」ができるように情報とシステムをご提供しています。CarelyのWebサイトでは、大企業向けの説明会や毎月のように新しいセミナーも開催しています。

Carely(ケアリィ)詳細はこちら

いかがだったでしょうか。今回ご紹介した内容は、Manegyランスタweekアーカイブよりご確認いただけます。
ご興味がございましたら、ぜひご覧くださいませ。


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