急ぎの業務が多いわけではないのに、いつも仕事に追われていたり、時間が足りないと感じたりすることはないでしょうか。もしそのような実感があるなら、時間の使い方を改善することにより、悩みを一気に解消できるかもしれません。

今回は、ビジネスの場で時間をうまく使うにはどうすればよいのか、時間の使い方を非効率にする要因は何か、について考えていきます。

時間の使い方を上達させる「タイムマネジメント」の考え方

ビジネスパーソンとして時間をうまく使おうとする場合、「タイムマネジメント」の考え方が重要になってきます。タイムマネジメントとは、時間の使い方を改善することで、仕事や作業の生産性・効率性を高めることです。

ビジネスの場で「時間をうまく使う」とは、仕事の進め方や取り組み方を効率化・合理化することにほかなりません。時間の管理をすること自体が目的ではなく、時間の使い方を見直すことで、自分の仕事の効率性・生産性をアップさせることが、タイムマネジメントの最終目的です。

タイムマネジメント力が低い人は、「仕事の段取りをうまくできない」「仕事の進め方が非効率的で無駄な作業が多い」「仕事に振り回されて、業務をこなせない」といった事態に陥りやすいです。タイムマネジメント力を向上させることは、ビジネスパーソンとして成功する上で不可欠な要素といえます。

時間を効率的に使えるようにするためのプロセス

タイムマネジメント力を高め、時間を効率的に使えるようになるためには、以下の三つのプロセスを通してそれまでの作業内容を見直し、改善する必要があります。

① 取り組む必要のある事項を列挙する

まずは頭の中を整理し、現在自分が任されている仕事をメモなどに書き出しましょう。もし、資格の勉強等をしているなら、それもあわせて列挙します。自分が何に時間を使う必要があるのかを正しく認識することで、後になって「これもやる必要があった」と気づき、一夜漬けのように慌てて取り組むという事態を避けられます。

② 優先順位を決定する

書き出したすべきことを同時にすべてやろうとすると、一つひとつの作業が疎かになり、望ましい成果を得るのは難しくなります。そのため、列挙した項目のうち、どれから取り組んでいくべきなのかの優先順位をつけましょう。

優先順位をつける上での重要なポイントは、「やりたいこと」ではなく「やるべきこと」を上位に位置づけるという点です。

「やりたいこと」は自分の得意なことや好きなことなので、取り組む上での精神的な負担は少ないでしょう。しかし、「やるべきこと」は心的負担のある義務作業という性格をもち、もしやらずに後回しにしたら、後になって極度に精神的に追い詰められることになります。そのような精神状態で作業をしても、いい成果は期待できません。

③ 優先順位の上位順に、取り組むスケジュールを考える

取り組む作業の優先順位をつけたら、上位から順番に、いつどのように取り組んでいくかのスケジュールを立てましょう。

この時のポイントは、一度スケジュールを立てたら、最初の間は無理をしてでも計画通りに作業を行おうとすることです。スケジュールを立てたものの、最初の段階からその通りにやらなかったら、その後もうまくいかない可能性が高いです。

新たにスケジュールを立て、その内容に沿って作業に取り組む場合、それまでの作業サイクル・習慣・体内時計とは異なる行動パターンを求められるので、最初のうちはどうしても辛くなります。しかし、その辛さを乗り越えれば、スケジュールに沿って行動することが新たな作業サイクル・習慣・体内時計となり、楽々と計画通りに作業を進められるようになります。

最初の1〜2週間は辛くても取り組むと心に決め、ストレスに打ち勝つつもりで計画通りに取り組みましょう。そのうち体が慣れてくれば、計画通りに作業することが当たり前に感じられるようになってきます。

時間の使い方を悪化させる習慣

非効率な時間の使い方を招いてしまう習慣を身につけていると、タイムマネジメント力を高めることは難しいです。では具体的にどのような習慣があると問題になるのでしょうか。ポイントは以下の2点です。

●誘いを断る勇気をもてない

ビジネスパーソンが何らかのスケジュールを立てた場合、最大の障害にもなり得るのが「つき合い」です。

相手は会社の上司・同僚のこともあれば、学生時代からの友人や家族、親類などの場合もあります。前々から食事や行事に出かけることが決まっていて、自分のスケジュールの中に組み込めるのであれば問題ありません。しかし、相手からの急な誘いに対して、自分が取り組むべきスケジュールがあるのにそれに応じてしまうと、タイムマネジメントに失敗してしまいます。

誘いを断れば、最初のうちは「つき合いの悪い奴だ」などと陰口をたたかれるかもしれませんが、何度も断っていれば、相手も「そういう人間になったんだ」と思うようになり、無理な誘いはしなくなるでしょう。
上記は極端な例かもしれませんが、メリハリをつけることは大事です。

●作業中に集中力を無くす

スケジュールに合わせて仕事・作業を開始しても、その最中にほかのことに気を取られることが多ければ、終えるべきことが終わらなくなり、計画が混乱します。

特に注意したいのはスマホです。作業場の近くにスマホがあると、ついネットサーフィンをしてしまったり、手軽にできるゲームを始めてしまったりします。

とはいえ、仕事関係のメール・チャット連絡が緊急で来る可能性もあるので、スマホを遠ざけることはできません。

本来なら自分の意思で集中力を維持するのが望ましいですが、それが難しいなら、ゲームアプリなどの気を取られてしまうアプリやソフトを思い切って消去するなど、気が散らない環境を自分で整える必要があります。

まとめ

ビジネスパーソンにとって、時間の使い方をうまくすることは、時間を効率的に使うことで仕事の成果につなげる「タイムマネジメント」の能力を高めることを意味します。

その能力を高めるためには、「取り組むべき作業をすべて列挙する」「優先順位をつける」「優先順位の上位から取り組むためのスケジュールを立て、遂行する」のプロセスを確実に行うことが大切です。

なお、スマホに関しては、ゲームアプリなど集中力を阻害するアプリがある一方で、仕事を効率化できるアプリも多数あります。時間をうまく使うために、そのようなアプリを活用するのも一つの方法です。