一昔前、ほとんどの企業においては労務管理の大半が紙で行われており、処理には手間と時間がかかり、とても非効率なものでした。以前からこの労務管理を電子化するシステムは存在していましたが、そのほとんどは高額な投資が必要で中小企業が導入するには敷居の高いものでした。

ただし現在では、多くのシステムがクラウド化され、以前とは比べものにならないくらい導入が容易になっています。

今回は一般的な労務管理システムの概要と、そのメリットなどについて紹介します。


労務管理システムとは

労務管理システムの解説の前に、まず企業における労務管理とは何なのかを確認しておきましょう。

企業における労務管理とは、従業員の労働に関し、勤怠管理や給与計算、福利厚生業務、社会保険等の管理を行うことで、その範囲は多岐にわたります。適切な労務管理を行うことは従業員の労働効率化に寄与し、結果として企業の生産性の向上にも影響します。

この労務管理にITを用いて電子化、システム化するものを労務管理システムと呼びます。

労務管理システムはツールによって違いがありますが、主に以下のような労務管理をシステム化できます。

・従業員情報の管理

住所や家族情報(扶養家族の追加や削除など)の管理、マイナンバーの管理、等

・入社・退社の手続き

社会保険や雇用保険の資格取得(喪失)書類、扶養控除等申告書等の作成・管理、等

・雇用契約の手続き

雇用契約書の作成、締結、管理

・年末調整の手続き

年末調整書類(給与支払報告書、源泉徴収票、所得税徴収高計算書、扶養控除等申告書、保険料控除申告書、等)の作成・管理

労務管理システム導入の目的

では労務管理システム導入の目的はどのようなものなのでしょうか?

そのメリットとデメリットに分けて確認していきましょう。

●労務管理システム導入のメリット

・書類作成の効率化

労務管理システム導入の一番のメリット(目的)は、書類作成・管理の効率化です。先述した労務関係の書類を手で記入する場合には、用紙の配布、回収、ミスがあればその修正依頼と、とても手間と時間がかかっていました。

労務管理システムであれば、従業員自らがPC等から記入を行うので、その時点で記入ミスや記入漏れを指摘することができます。また個人別の進行状況などもチェックできるため、回収漏れも防ぐことができ管理も容易になります。

昨今のテレワークのような環境であれば、わざわざ書類提出のために出社する必要もなくなります。労務管理システムの導入は、総務(人事)や業務関係者だけでなく、従業員にもメリットがあるのです。

・役所等への書類提出の効率化

役所等(年金事務所や社会保険事務所など)への提出書類が電子申請に対応していれば、書類提出のために出向く必要がなく外出時間や交通費を削減できます。また内容に記入ミスや漏れがあった場合でも、訂正が容易なのでこれも効率化に寄与するでしょう。

●労務管理システム導入のデメリット

上記のようにメリットの多い労務管理システム導入ですが、デメリットはなんといってもコストでしょう。一口にコストといっても、システムの導入に直接かかる金銭的なコストと、人的コストに分かれます。こちらは次の章で、対策も含め詳しくご紹介していきます。

労務管理システムを選ぶ際のポイント

労務管理システム導入の一番のデメリットであるコストは、労務管理システムの形態によって大きく変わってきます。

導入の検討にあたっては、コストと機能のバランスを考えて選択しましょう。

●労務管理システムの形態

労務管理システムは多くのシステム開発会社からリリースされていますが、その形態はインターネットを介してアプリを利用する「クラウド型」と、自社内のサーバー等にアプリをインストールして利用する「オンプレミス型」に分かれます。

オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、独自のセキュリティ対策などを追加できますが、システムを開発する都合上、運用開始までの時間がかかること、初期の開発費用やサーバーの維持管理費用、専門の管理スタッフが必要になるなど、全体的にコストが高くなります。

対してクラウド型は、初期費用が比較的安く済み早く運用開始できるなどメリットが多い反面、カスタマイズ性がオンプレミス型より劣るなど、そのメリットとデメリットは表裏一体の関係にあります。

●ユーザビリティ

ユーザビリティは、アプリの使いやすさ、わかりやすさと言い換えてもよいでしょう。

多くの従業員が使うことを考えれば、文字ベースのアプリよりGUI(グラフィカル・ユーザー・インターフェース)を用いた、ITに詳しくない人でも直感的に操作できるシステムが必要です。

●強固なセキュリティ

労務に関わる内容は、重要な個人情報がほとんどです。

情報が厳重に管理されることはもちろん、ネットワークでの情報漏洩にも細心の注意が必要となります。

労務管理システム選択の際には、データや通信の暗号化、パスワードによる管理が徹底しているシステムを選びましょう。

まとめ

労務管理システムの導入は、総務・業務関係者と従業員の双方にメリットがあるだけでなく、企業としての生産性向上やセキュリティ強化による危機管理対策にも効果があります。また会社が大きくなれば、その効果は規模に比例して大きくなります。

自社の規模やニーズを考慮したシステムを選び出し、メリットやコストを比較して、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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