採用担当者は採用計画から内定者フォローまで、さまざまな業務を計画通りに遂行しなければなりません。
しかしながら実際はスムーズに進まず、頭を抱えている採用担当者も少なくないでしょう。そこには複雑な採用フローやコミュニケーションなどの問題が大きく関係しています。

日々の業務が多すぎて、コア業務に集中できないとお悩みの場合は、何らかの対策を考える必要があります。
今回は、採用業務における課題を考えながら、業務を効率化させる方法について解説します。


採用業務における問題

採用業務の担当者は、どのような課題を抱えているのでしょうか。

① 採用フローにおける工数が多い

おもな採用フローは、以下の通りです。

・事業計画の読み込み
・年間採用計画の策定
・ポジションごとの求人票作成
・求人広告出稿
・採用説明会実施
・エントリー受付
・応募者の母集団形成
・応募情報管理
・書類選考・筆記試験の実施
・面談・面接
・内定出し(&内定通知書の作成)
・内定受諾後のフォロー
・入社手続き
・採用活動の振り返り
・新入社員・中途社員研修

これらは主要な業務のみで、より細分化することができます。問題は、1つ1つの工程に時間が要することです。手間がかかれば、もちろん採用コストは増加します。採用フローにおける工数を減らすことが、効率化のカギを握っていると考えられるでしょう。

② 採用が計画に進まない

どんなにち密に計画と立てても、計画通りの採用人数に届かないケースがあります。また採用できたとしても、内定辞退や早期の退職など、状況が変動することは珍しくありません。
想定外の事態に対応することで、計画が遅れたり滞ったりするため、業務はさらに非効率となります。

③ コミュニケーションの頻度が多い

採用担当者は、応募者はもちろん面接担当者やチームメンバーなど、さまざま人とコミュニケーションをとらなければなりません。

例えば、応募者に対して面接の日時を伝えるだけではなく、準備物やアクセス案内などを細かく伝える必要があります。また面談のフィードバックや結果など、こまめに連絡をとります。

面接官が複数人の場合は、各社員の意見をくみ取って選考を進めていくことが求められます。1次面接から最終面接まで、面接が複数回にわたる企業は度重なる連絡をとらなければなりません。

コミュニケーションの頻度はもちろん、やり取りをする人数も多いことで、採用業務はさらに複雑化していきます。

採用業務を効率化する方法

では、どうすれば非効率な採用業務を、よりスムーズにすることができるでしょうか。

① 採用フローの見直し

一度、採用フローを見直してみましょう。

本当に必要な工程なのか。省略できることはないのか。わかりやすく、シンプルにすることが重要です。

毎年、大きな変更がないような定型業務は、わざわざフローに組み込む必要はありません。例えば、説明会を実施する場合、資料の作成や会場準備、参加者への連絡方法などマニュアル化をしておきます。

面接への評価・フィードバック方法について型を作っておくのも1つでしょう。担当者が変わっても、誰でもできるようにしておくことで、無駄を省けます。

また場合によっては、目標や計画、ペルソナの設定が自社の方針に適していないことが考えられます。思うような採用活動ができていない企業は、採用目標を一から見直してみてはいかがでしょうか。

② 採用アウトソーシングの利用

採用に関する一連の業務を外部委託する方法です。母集団形成から応募者との連絡、内定者フォローまで、すべてのフローをアウトソーシングできます。

とくに定型業務を専門業者に任せることで、採用担当者はコア業務に集中することが可能です。採用計画や戦略などは自社で行って、それ以外の項目は積極的にアウトソーシングを利用していきましょう。

③ 採用管理システムの導入

採用管理システムは、採用に関する業務を一元化してくれるオンライン人事システムです。ATS(Applicant Tracking System)とも呼ばれています。

採用スケジュールをもとに、進捗状況がWeb上で確認できます。また求人情報や応募者情報、面接の選考管理、採用担当者の評価などを、自動で可視化してくれます。応募者と採用担当者との連絡をメールやLINEでつないでくれるので、コミュニケーションもはかどるでしょう。

採用業務を遂行するだけでなく、採用情報を蓄積して分析することも可能です。今後の採用力強化にも活かせます。

近年は、クラウド型の採用管理システムが主流です。どれくらいの業務効率化ができるのか、コスト削減につながるのか、導入費用からコストパフォーマンスを考えて、ぜひ検討をしてみてください。

まとめ

採用業務における課題を挙げながら、効率化するための方法を紹介しました。採用フローの見直し、採用アウトソーシングの利用、採用管理システムの導入は、どれも有効な手段です。

ほかにも従業員から人材を紹介してもらうリファーラル制度が注目されています。紹介者に成功報酬を支払う制度ですが、こちらも採用コストを削減できるので効果的です。

いずれにしても採用担当者はスピーディーに業務をしながら、目標の採用人数や歩留まり率を達成しなければなりません。さまざまな可能性を探っていきましょう。