新型コロナウィルス(COVID-19)に振り回された2020年もあと少しで終わり、新しい年を迎えます。今年はテレワークや時差出勤による働き方の変更もあり、管理部門としても新しいルールを作ったり情報機器の管理方法を変更したりと、いつにも増してあわただしい一年だったのではないでしょうか。今回は管理部門が年末に行う定型業務の他に、今年ならではの「やっておくべきこと」を整理してみましょう。


管理部門が年末に行う定型業務

今年ならではの「やっておくべきこと」を整理する前に、いつもの定型業務も滞りなく行わねばなりません。無事に業務はお済でしょうか?

●年末調整
管理部門(主に業務担当と経理担当)の年末定型業務と言えば、まずは年末調整でしょう。年末調整とは、従業員に支給する毎月の給与や賞与から控除した所得税額を、従業員が納めるべき1年間の所得税と比較して過不足を精算する作業。12月中に行うことが決められている法定業務なので、滞りなく進めたいものです。

 

●賞与支給に関わる届け出
年2回、夏前と年末に賞与支給を行う企業は多いでしょう。従業員に賞与を支給した場合、行わなくてはならない届け出に「賞与支払届」があります。
支払合計人数と支払合計額を記載した「被保険者賞与支払届総括表」と、従業員それぞれに支給した賞与額を記載した「被保険者賞与支払届」を、年金事務所もしくは事務センターに提出しなければなりません。

●年賀状の発送
これも年末ならではの業務です。暑中見舞いを顧客や取引先に送る企業は少なくなったものの、年賀状については大事な営業ツールとして残している企業も多いのではないでしょうか。営業部などと連携して、漏れのないように、また遅れないように作成・投函を行いましょう。

●挨拶回りに持参するカレンダーやダイアリーの準備
営業が顧客に年末の挨拶をする場合、持参することが多いのがカレンダーやダイアリーです。自社の名前が印刷されたカレンダーやダイアリーを、来年1年間顧客に使ってもらうことで、自社の名前が売り込める大事なビジネスツールです。持参するのは営業でも、準備するのは管理部門が多いことでしょう。これも遅れることなく、必要部数をしっかり準備したいものです。

●仕事納め
社内向け行事のセッティングも、総務を始めとする管理部門の仕事となっていることが多いと思います。社内の年末イベントと言えば、大掃除と納会ではないでしょうか。大掃除のための備品準備、掃除場所の指示、終わればすぐに納会の準備と、年末最終日は落ち着く暇がないことでしょう。従業員も普段と違う仕事を行うので、事故や怪我のないように注意を怠らないようにしましょう。

今年の年末は特に注意したい「やっておくべきこと」

今年だけ、と言うわけではありませんが、ここからは今年特に注意しておきたい年末の業務について見ていきましょう。

●社内緊急連絡網の整備
新型コロナウィルス感染拡大の影響は年末年始の休み中にも起こることを想定しておくべきです。従業員が感染して発症した場合や、濃厚接触者となった場合など、上長や管理部門への連絡が迅速に行われなくてはいけません。いつも以上に社内緊急連絡網の整備をしっかりと行っておきましょう。

●情報機器(主にPC)の持ち出しに関するルールの徹底
一般の従業員が休暇中にメールチェックを行うことはないかも知れませんが、管理職などの場合には、緊急事態に備えて年末年始の期間でもPCを操作する場合があるでしょう。今年はテレワークの普及により、セキュリティの強化も含めさまざまな安全対策がなされているとは思いますが、長期の休み前には情報機器の持ち出しに関するルールの徹底・確認を行っておきたいものです。
たとえばハードディスクやSSDの暗号化、PCで作業して良い場所のルール徹底、そして社外に持ち出して良いデータの確認などです。たとえディスクの暗号化がしてあっても、顧客の個人情報などの持ち出しは禁止しておくべきでしょう。PCを社外に持ち出す場合には、紛失や情報漏洩の危険があることを、再度徹底して周知しておきましょう。

●セキュリティの状況確認
年末年始は、不正アクセスなどサイバー攻撃が増加する傾向にあります。情報システム部門が社内にあれば、協力して社内外のネットワーク環境についてセキュリティの観点から確認をしておきましょう。社外に繋がるサーバのファイヤーウォールの稼働状況や、脆弱性のチェックが主な確認ポイントです。また、重要なデータは社外に繋がるネットワークから隔離されたサーバにバックアップするなど、情報漏洩や滅失への備えをしておくことが重要です。

まとめ

管理部門が年末に行う業務の中には雑多なものも多く含まれていますが、他部門では管理できない重要なものが多いのも事実です。バタバタとしていて重要事項が抜けそうな年末にこそ、リーダーシップを発揮して社内を引っ張っていきましょう。
業務の整理と合わせて、オフィス内やデスクの大掃除を終えて、気持ちよく年末年始のお休みを迎えたいものです。