働き方の多様化が進む昨今、テレワークを導入する企業が増加する中で、勤怠管理を効率化するためのツールとして勤怠管理システムが注目されています。

労務担当者の業務負担を軽減するだけでなく、さまざまなメリットがあります。そこで今回は勤怠管理システムについて基本的な知識を解説します。

また一言に勤怠管理システムといっても、そのサービスは多数あります。代表的な3つのサービスも紹介しますので、参考にしてみてください。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、勤怠管理業務をサポートするためのシステムです。

例えば、以下のような基本機能が備わっています。

出勤・退勤の時間記録・管理残業・休暇の申請・承認・取得記録シフト管理

上記はすべてシステム上で行うことが可能です。Excelなどを使った手入力は必要ありません。PC・スマートフォンアプリ、指紋や顔認証などの生体認証、ICカード、QRコードなどによる自動入力で、遠隔地からでも簡単に出退勤を記録できます。

またリアルタイムで勤怠情報を把握して、自動で集約・集計されます。社員への一斉メール送信やアラート機能、プッシュ通知機能なども備えられています。

勤怠管理システムを利用すれば、今まで手作業で行っていた労務担当者の業務を、大幅に削減できます。また、在宅勤務やリモートワーク、サテライトオフィス勤務、出張など、さまざまな勤務状況に応じた勤怠管理も可能となります。

勤怠管理システムがもたらすメリットは、これだけではありません。以下で勤怠管理システムの3つのメリットについて見ていきます。

勤怠管理システムがもたらす3つのメリット

①働き方改革関連法案のアップデートに対応

2019年4月以降、働き方改革関連法案(働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律案)が、順次改正されています。

該当する労働法は「労働基準法」「労働安全衛生法」「労働時間等の設定の改善に関する特別措置法」の3つです。労働法のアップデートに合わせて、勤怠管理をするのは大変な労力がかかります。

しかし勤怠管理システムの中には、法改正に対応したサービスがあります。それを利用すれば、運営会社側が法改正に応じてアップデートを随時行ってくれるので安心です。

②人的ミスの削減

タイムカードなどで、出退勤管理を行っている企業では、従業員による打刻漏れや打刻忘れが発生します。ミスや不明な事象が起これば、逐一本人に事実確認をする必要がでてきます。手作業であれば、こういった一連の業務に大きな労力がかかってきます。

勤怠管理システムであれば、客観的で精度の高い記録ができます。

③給与計算などが可能

勤怠管理システムによっては、他システムとの連携が可能です。例えば、給与計算システムと連携させることで、勤怠情報と紐づけて、給与計算を自動化させることができます。

ほかにも労務管理システムや採用管理システムなど、さまざまなバックオフィス系のシステムとの連携で、業務効率化を見込めます。

各社のサービス紹介

多数ある勤怠管理の中から、ここでは3つのサービスを紹介します。

①AKASHI ソニービズネットワークス株式会社

15年以上にわたる勤怠管理システム運用のノウハウを集結。洗練されたシンプルかつわかりやすいデザインで、誰でも簡単に勤怠管理が可能です。さまざまな変化が予想される法改正や複雑な就業ルールに対応し、またテレワーク中の従業員をリアルタイムで確認できる 「テレワーク機能」や「シフト管理機能」「工数管理機能」などさまざまな機能を使用して勤怠管理業務を効率化できます。

【無料トライアル】

利用可能 最大30日間

【機能】

PC打刻/カード打刻/勤怠集計/GPS打刻/CSVエクスポート/36協定設定/年休管理簿/勤怠申請/勤怠承認/テレワーク管理/シフト管理/工数管理/時間帯別集計

【連携サービス】

SmartHR/マネーフォワードクラウド給与

②MINAGINE就業管理 株式会社ミナジン

人事労務のプロフェッショナル集団が開発した、コンプライアンスに強い勤怠管理システムです。現状のシステムでは「法改正などに対応できない」「テレワークなど、特殊環境での利用ができない」などが発生しがちです。このシステムは、複雑な集計ルールや特殊なニーズに対応します。一部上場企業からベンチャー企業までさまざまな規模の企業が利用可能で、タイムカード承認、有給付与ルールの設定、休暇消化状況の管理などの機能があります。しっかりとした労務管理体制構築が可能です。従業員意識の向上、労使トラブル対策にもご活用ください。

【無料トライアル】

利用可能

【機能】

WEB打刻機能

/携帯電話打刻機能/交通系ICカード打刻機能

【連携サービス】

各種給与計算ソフト/Google Appsログイン連携/Huraid(退職・休職リスクのAI予測)/Slack

③kincone 株式会社ソウルウェア

「kincone」は、勤怠管理・交通費精算クラウドです。 お手持ちのスマートフォンやタブレット端末がタイムレコーダーに!アプリをインストールするだけなので、特別な機器は必要ありません。 SuicaやPASMOなどをタイムカードにすれば交通費も読み込み可能です。 また、SlackやLINE WORKS、Googleカレンダー、人事労務freeeなど、他社サービスとの連携も充実!

【無料トライアル】

利用可能

【機能】

勤怠管理/交通費精算/交通系ICカード/Suica PASMO/API連携/モバイル対応/CSVエクスポート/GPS打刻

【連携サービス】

サイボウズ社のkintone/コラボスタイル社のコラボフロー/人事労務freeeで自動連係

まとめ

勤怠管理システムの基本的な知識と、代表的なサービスを紹介しました。

システム選びで重要なのは、自社に適したサービスを選ぶことです。勤怠管理において、どういった課題を解決したいのかを、まずは明確にしましょう。

また、システム選択にあたって重要なポイントは、「直観的で使いやすい操作性か」「セキュリティ・サポート体制は万全か」という点です。すべての従業員が使えて、もしもの場合でも対応してもらえるサービスを選ぶことで、安心して運用していくことができるでしょう。

※本記事の内容について参考にする際は、念のため各サービス提供元にご確認ください

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