企業のIT化が進む現代のビジネスシーンにおいては、社内の情報共有を円滑化できるかどうかが、業績アップの鍵を握るポイントの一つです。ネットワークを生かしたグループウェアを導入すれば、業務効率化や生産性向上につなげられるでしょう。

グループウェアの基礎知識やメリット、ツールの選び方を解説し、おすすめのグループウェアを紹介します。

グループウェアとは何?

グループウェアは、スケジュール・タスク管理ツールやコミュニケーションツールを一つにまとめた、パッケージ型のソフトウェアです。組織内のチームやプロジェクトにおいて、情報共有の円滑化や業務の効率化に役立てられます。

チーム全体のスケジュールやToDoを把握できるほか、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとれたり、資料や画像を共有できたりすることが特徴です。顧客管理・問い合わせ管理・勤怠管理などの機能が搭載されているケースもあります。

近年のグループウェアは、サーバー不要のクラウド型が主流です。クラウド型なら専門知識を必要とせず、導入期間も短くて済みます。ネット環境さえあれば、場所や時間を問わずに使えることもメリットです。

グループウェアのメリット

グループウェアの持つ最大のメリットとして、情報共有や業務連絡の円滑化・活性化が挙げられます。社内SNSなどのコミュニケーションツールに比べ、よりスムーズかつ汎用性の高い情報共有が可能です。

単純な事務的作業の効率化につなげられることもメリットです。オンライン決済できるワークフローシステムなどを使えば、事務作業にかかる負担を大幅に軽減できるでしょう。

書類をデータ化し、ネットワーク上に保存する機能により、ペーパーレス化も実現します。Web会議が可能な機能を使えば、リモートワークなどにも対応できます。

ツール選びのポイント

グループウェアは多彩な機能を搭載していますが、全ての機能が自社にとって便利とは限りません。できるだけコストを抑える意味でも、無駄な機能が搭載されていないかをチェックすることが大事です。

操作性も確認しておきましょう。全社的に利用することになるグループウェアは、全ての人にとって使いやすいツールであることが理想です。ITリテラシーが低い人を基準に、操作性をチェックすることが求められます。

クラウド型を選択するなら、万全なセキュリティ対策は必須といえます。バックアップ機能や障害発生時の対応と併せて、きちんと確認しておくことが重要です。

おすすめツール3選

以下の3タイプのサービスをご紹介します。

WaWaOffice

アイアットOECが提供するグループウェアです。さまざまなオプションをシームレスに連携できる拡張性の高さが特徴です。自社のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。

ToDo機能や施設管理と連動したスケジュール機能では、やるべきことをひと目で管理できます。階層別にメンバーの状況を確認できる人員構成図も役立つでしょう。

使い勝手のよいシンプルな操作画面や、導入前・アフターフォローなどの手厚いサポート体制も魅力です。

kintone

ソフトウェア開発会社のサイボウズが運営する、クラウド型のグループウェアサービスです。自社の業務に必要な仕組みを、専門知識なしで簡単に構築できます。

社内に散在する各種データや紙媒体資料、煩雑にたまったメールなどを、管理しやすい一つのデータ群としてまとめられます。タスクを見える化できるため、チームの意識を一つにできることも魅力です。

インターネット環境下であれば、デバイスを問わずどこからでも利用できます。大手企業を含む1万社以上の企業に選ばれているグループウェアツールです。

Shelter

社内の業務を統一化し、さまざまなデータを統合管理できるグループウェアです。数百種類のテンプレートを活用すれば、自社に合ったシステムを簡単に構築できます。

クラウド型で場所や時間を問わず使えるため、テレワークを導入している企業でも使いやすいでしょう。自動通知・履歴保存・アクセス制限など、業務に役立つ機能が豊富です。ガントチャートやクロス集計などによるデータ分析もできます。

自社に適したツールを見極めよう

グループウェアを導入することで、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化を図れます。豊富な機能が搭載されているグループウェアを使いこなすためには、自社にとって本当に必要な機能が備わっているツールを見極めることが重要です。機能の多さにより、あまりに煩雑になってしまったり、使いこなせなかったりするようなスペックであれば、かえって効率の悪化を招きます。

情報管理を効率化したい企業や、チーム・プロジェクトでのコミュニケーションや情報共有をよりスムーズに行いたい企業なら、導入を検討する価値があるでしょう。

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