新入社員を受け入れるとなれば、人事、労務、総務担当者は、入社手続きに必要な書類の準備や健康保険、厚生年金、雇用保険などの手続きを速やかに行う必要があります。新入社員を受け入れ直前、企業管理部門がすべきことを整理しておきましょう。

入社前に行う準備と必要書類

入社手続きに必要となる書類には、会社側で用意する書類と新入社員から提出してもらう書類があります。

会社側が用意するのは、労働条件の確認書類や採用通知書、入社承諾書、誓約書などです。これらの書類は入社する前に、内定者に返信用封筒を添えて郵送し、内定者に署名・捺印をしてもらい、返送してもらわなければなりません。

返送された書類で内定者の入社意思を確認した後、雇用契約書(労働契約書)の作成をします。雇用契約書には、労働契約の期間、就業事項、従事する業務内容、始業・終業時間、休憩時間、休日、賃金・賞与、所定労働時間を超えた場合の労働有無、退職事項(解雇事由も含む)などの記載が義務付けられています。

雇用契約書に記載されている内容は、今後のトラブルを避けるためにも、会社側と社員が確認し、双方が控えを保管しておくために2部作成しておくといいでしょう。

書類のほかにも、入社日まで社員証や制服がある場合は制服、名刺、机・椅子・電話・パソコンなどの備品も用意しておかなければなりません。また、メールアドレスやIDの発行など、通信環境への対応も、入社前に行っておいた方がいいでしょう。

受け入れ準備のチェックリストの活用

入社手続きに必要となる書類などは、一覧やテンプレートが各種用意されています。経験の浅い管理部門担当者は、それらを利用することも、入社手続きをスムーズにすることにつながるでしょう。

PHP研究所発行の「[実践]社員教育推進マニュアル」における「新入社員受け入れ準備のチェックリスト」が参考になります。

一部抜粋すると以下のような準備が必要になりますので、各部署と連携しフォロー体制を整えていきましょう。

入社手続き(労働法関係・給与支払いに関する事務・社会保険・雇用保険など)座る席タイムカードロッカー名札・社章事務用品入社式の式次第作成

また、新入社員育成計画については、指導担当者の決定、配属先の管理者への連絡、昼食がスムーズに取れるような配慮などの準備が必要です。

新入社員が社会人生活を滞りなく進めていくために

人事、労務、総務担当者が、新入社員の受け入れ準備を入社前から進めていくのは、新入社員が新しい職場環境にいち早く慣れ、新社会人として生き生きと働くことができるようにするためです。

社会保険などの諸手続きを期日までに行うことは大前提ですが、何よりも、新入社員が、安心して力を発揮することができるような職場環境を整えることが大切です。

最近は、入社3年目での早期退職が増加する傾向にあります。早期退職の理由には、「人間関係や環境が悪いこと」「制度が未整備であること」「フォローがないこと」などが上位に挙げられています。

学生時代と違って、社会人となれば、社会人としてのルールやマナーもあります。新社会人にとっては、このようなルールやマナーは、厳しいと映るかもしれませんし、戸惑うことも多いのではないでしょうか。

だからこそ、新入社員が社会人生活を滞りなく進めていくためにも、人事、労務、総務などの管理部門担当者が進める“新入社員受け入れ準備”が、とても重要なミッションとなるわけです。

まとめ

入社手続きには、いろいろな書類が必要となりますが、最近は入社手続き・雇用契約のデジタル化も進んでいます。人事、労務、総務などの管理部門担当者の負担軽減にもつながりますし、書類などの漏れも少なくなるでしょう。様々なシステムやツールの使用も検討しつつ、準備を進めていきましょう。