チームの情報をメモなどで共有していたり、メンバーが個別にタスク管理していたりする状況では、進捗管理がうまくいかずにプロジェクトの進行が遅くなってしまいます。

このような場合に役立つツールがタスク管理システムです。メンバーのタスクを見える化できるほか、コミュニケーションツールとしても活用できます。テレワークを導入している企業にもおすすめです。

タスク管理システムとは

タスク管理システムは、プロジェクトにおけるメンバーごとの担当業務を管理できるシステムです。スケジュール管理や進捗管理などが行えます。

仕事のプランニングや割り当て管理など、チームの管理ができることも特徴です。メンバーとチームの管理は紐付けられていることが多く、さまざまなアプローチで業務を管理できます。

多くのタスク管理システムは、カンバン方式と呼ばれる管理方法を採用しています。カンバン方式とは、タスクごとの情報が入ったリストを、進捗状況に応じて視覚的に管理できる方法です。仕事を可視化できるため、タスク管理の大幅な効率化を図れます。

タスク管理システムの基本機能としては、ToDoリスト・コメント追加・ファイル添付・詳細情報の記入・検索機能などがあります。

タスク管理システムが注目される理由

タスク管理システムを導入すると、離れた場所で働いているメンバー同士が、密なコミュニケーションをとれるようになります。近年多くの企業で導入が進んでいるテレワークに適したツールとして、注目を集めています。

一括管理されているタスクに、時間や場所を問わずアクセスできることも特徴です。オフィスにいなくても情報を共有できるため、テレワークでのプロジェクトにおける業務効率の向上が図れます。

チーム内の進捗状況を可視化できるため、メンバーごとのタスクの進み具合がひと目でわかることも魅力です。タスク漏れが発生したり、後から依頼された仕事を思い出したりした際も、その都度ボードにカードを追加できます。

ツールの選び方

多くの企業からさまざまなタスク管理システムが提供されています。選び方のポイントを押さえて、より使い勝手が良く効率的な管理を実行できるツールを選びましょう。

タスクの登録が複雑なツールは、利用するのを面倒に感じやすいため、簡単に登録できるタイプがおすすめです。場所を問わず利用できるように、複数デバイスに対応したツールを選びましょう。

タスク管理以外の機能もチェックが必要です。自社に必要な機能が数多く搭載されていれば、一つのツールで業務をより効率化できます。

ほかにも、自分以外のメンバーのタスクを把握できる機能や、タスク期限をリマインドしてくれる機能があれば便利です。

タスク管理システムのおすすめ3ツール

おすすめのシステムを3つご紹介します。

Backlog

国内シェアNo1のタスク管理システムです。プロジェクト管理に必要な機能が一つのツールにまとめられており、シンプルで直感的に使えるデザインを特徴としています。

タスクを管理するだけでなく、グラフ化し分析することが可能です。タスクの担当者や期限を明確に管理できるため、ミスを防止しやすいでしょう。

各課題の開始から完了までを瞬時に確認できる「ガントチャート機能」や、プロジェクトがきちんとすすんでいるかどうか把握できる「バーンダウンチャート機能」も役立ちます。

Trello

タスク管理ツールの定番として知られる、柔軟性と機能性に優れたサービスです。カンバン方式により視覚的に状況を把握できるため、簡単にタスク管理できます。

プロジェクトにおける一連の流れを、ひと目で確認できるレイアウトが特徴です。専用のChrome拡張機能が100個以上あるため、必要に応じてカスタマイズが可能です。

Slackと連携させられることも特徴です。タスクの進捗状況をSlack上で確認できるため、コミュニケーションツールとしてSlackを採用している企業と相性がよいでしょう。

Asana

元Facebookのエンジニアが開発した、世界中で利用されているタスク管理システムです。見やすいデザインと優れた操作性により、プロジェクト管理を楽に効率化できます。

ボードやタイムラインを使用し、現在のタスク状況をひと目で把握できます。カンバン形式やリスト形式を選択できるなど、使いやすいようにカスタマイズすることも可能です。

SlackやDropboxなどの主要アプリを含め、100を超えるアプリと連携できます。料金や機能面が平均的であるため、タスク管理ツールを初めて導入する企業におすすめです。

プロジェクトの見える化で業務効率を高めよう

タスク管理システムを導入すれば、チームのタスク管理を大幅に効率化できます。従来の管理方法に悩んでいる企業におすすめのシステムです。

ほとんどのサービスでは、無料トライアル期間が設けられています。使い勝手の良さなどを確認した上で、自社に合ったツールを選んでみましょう。