経費精算システムを導入すれば、これまで紙やエクセルで行っていた経費精算業務を効率化できます。申請側と管理側の作業負担を軽減できる上、人的ミスの防止や経費削減につながることもメリットです。

近年は、ネットを介して利用するクラウド型のシステムが主流となっています。申請側と管理側の双方がスマホで業務を完結できる、おすすめのシステムを紹介します。


経費精算システムとは

経費精算とは、従業員が仕事上で必要な費用を自分で立て替えた場合に、会社の経費として清算することを意味します。経費精算業務を効率化できるシステムが経費精算システムです。

経費精算システムでは、紙ベースでやり取りされていた経費情報を、一つのデータベースで一元管理できるようになります。申請者である従業員と経理担当者、承認者の3者が情報を共有することで、業務の合理化や効率化を図れることが特徴です。

近年はSaaS型のシステムが主流になっており、申請側と管理側の双方がスマホでプロセスを完結できるサービスも数多く提供されています。システムの種類により、費用・目的・形態は多岐にわたります。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを使えば、申請側による書類作成の負担を軽減できます。PCやスマホからの申請が可能となるため、精算のためにわざわざ会社に戻る必要もありませんし、印刷や押印などの作業も軽減できペーパーレスにもつながります。

経理業務のペーパーレスを実現、おすすめサービスまとめ

金額の入力ミスや申請不備を減らせることもメリットです。例えば、経路検索機能が備わったシステムなら、利用区間を入力するだけで正確な金額が自動計算されます。

システムの導入により、経理担当者の業務も大幅に効率化することが可能です。経理ソフトなどで手作業していた状況なら、作業負担や時間コストを節約できます。

会社の経費を分析できる機能が備わったシステムもあります。経費データを可視化・分析し、無駄な経費について検討できるため、経費削減につなげられるでしょう。

システムを選ぶポイント

経費精算システムのタイプは、インターネットを介して利用するクラウド型と、自社にシステムを構築するオンプレミス型があります。時間や場所を問わず、自宅や外出先からもシステムにアクセスできるクラウド型がおすすめです。

サービスごとの課金体系にも注目しましょう。初期費用がかかるタイプは敬遠されがちですが、長期利用なら1ユーザーあたりのコストを抑えられる可能性があります。基本料とオプション料をチェックし、結果的に割高にならないか検討することも重要です。

他サービスとの連携も確認しましょう。現在使っている会計ソフトとの相性が悪ければ、利便性の向上を図れません。システム自体で何ができるのか、どのようなソフトと連携させれば効果的なのかを調べる必要があります。

経費精算システム3選

おすすめのシステムを3つピックアップしました。

ジョブカン経費精算

シンプルで使いやすいデザインが魅力の経費精算システムです。業界最安クラスの料金体系を実現しており、初めて経費精算システムを導入する小規模会社に向いています。

ジョブカン勤怠管理と連携させることで、交通費の自動計算機能や交通系ICカードからのデータ取り込みが可能です。会計ソフトとのCSVデータ連携や、FBデータの出力による振込自動化により、経理担当者の作業負担を大幅に減らせます。

ワークフロー機能やアラート設定では、申請者や承認者の手間も軽減できるでしょう。最低限必要な機能をリーズナブルな料金で提供していることが魅力です。

マネーフォワード クラウド経費

スマホアプリで経費の申請や承認を完結できるシステムです。スマホで撮影した領収書の自動入力ができたり、従業員へキャッシュレス送金できたりするなど、豊富な機能が搭載されています。

仕訳データの自動登録や申請チェック機能など、経理作業を楽にする機能も魅力です。電子帳簿保存法に対応しており、管理・保管の手間とコストを削減できます。

利用ユーザー数に応じて課金される料金体系により、費用対効果の高い運用が可能です。使い勝手の良さと豊富な機能を備えた、どのような企業にも適しているサービスです。

jinjer経費

多機能かつ低価格が魅力の経費精算システムです。勤怠・労務・人事などのjinjerシリーズと連携すれば、社内システムをより効率化できます。

交通費や経費の申請以外に、交際費の申請に対応していることが特徴です。駅すぱあととの連携で気軽に経費申請できるほか、ワークフロー機能によるプッシュ通知でスマホによる承認もできます。

freee・勘定奉行シリーズ・弥生会計など、主要会計ソフトと連携できることも魅力です。初期費用無料、1ユーザーあたり月額料金300円で利用できます。

経費精算業務の合理化を実現

交通費や出張費といった経費の清算は、企業規模や事業内容により業務の形が異なります。システムの導入を検討する際は、各システムの特徴をきちんと比較し、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。

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