従業員がケガや病気、ストレスによる適応障害やうつ病などによって、従業員から休職願いが出される場合があります。そのとき、管理部門はどのように対応すべきでしょうか。

最初にすべきは就業規則に休業の規定があるかどうかの確認

休職制度は、法律で定められた制度ではありませんが、従業員の健康に配慮して、職場復帰を前提に一定期間休むことを認める制度で、各企業が独自に定めているものです。

多くの企業では傷病休職や自己都合休職、留学休職、公職就任休職、事故欠勤休職、起訴休職、組合専従休職などが、休職に該当すると認めているようですが、休職は、会社に在籍したまま、長期間会社を休むことですから、雇用契約はそのまま持続されます。

体調不良などを理由に従業員が休職願を願い出たら、休職制度のある企業の管理部門は、その手続きに進めていくことになります。多くの企業では、休職の要件などを就業規則に定めているでしょうから、まず手掛けるのは、就業規則の休業の要件を確認することです。

その上で、休職を希望する従業員から、休職願(休職届、休職申請書)を提出してもらい、会社は従業員に、「休職通知書」で「休職事由を定めた就業規則の適用条項」「適用期間」「賃金、その他の重要な労働条件に関する事項」を通知します。

疾病が原因で休職する場合は診断書が必要

休職は、従業員が会社の許可を得て、自分の都合で長期間会社を休むことですから、原則として給与は発生しません。しかし、会社に在籍したままですから、社会保険料や住民税の支払い義務があります。

通常は、給与から天引きされていますが、休業中は給与の支払いがありませんから、従業員から徴収しなければなりません。そのことを説明し、支払い方法を決めておく必要もあります。

また、疾病が原因で休職する場合は、診断書が必要となりますし、ケースによっては、傷病手当金や労災保険の給付の対象になることもありますので、申請に必要な書類を揃え、速やかに申請するようにしましょう。

注意が必要なメンタルヘルスでの休業

休業は、職場復帰が原則ですから、休業期間が終了すると復職することになります。しかし、ケガや病気の場合は、回復の状況によっては休職期間の延長や、復職の目途が立たないというケースもあります。

とくに注意が必要なのが、メンタルヘルスに問題があって休職した場合です。本人の復職意思があるからといっても、再発するリスクもありますから、復職には主治医や産業医の許可が必要であることを説明した上で、慎重に復職の手順を踏む必要があります。

復職の目途が立たなければ、退職ということも検討しなければなりません。あらかじめ就業規則に「休職期間内に復職できない場合は、自然退職とする」と定めていれば、退職手続きもスムーズに進みますが、いずれにしても本人と十分に相談しながら進めていかなければなりません。

そのためにも、休職中の連絡方法についても確認しておく必要があります。回復状況の報告をはじめ、復職のタイミングや復職時の業務連携のためにも重要ですが、病状によっては、連絡そのものが負担になることもあります。

休業中の従業員の体調などを考慮すれば、電話よりも、時間的な都合に合わせやすいメールのほうがよいとされていますが、連絡の頻度も無理のない配慮が必要で、それぞれのケースに合わせた対応が必要になることを理解しておくとよいでしょう。

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まとめ

従業員が心身のバランスを崩して休業した場合、回復したかどうかの判断はとても難しいものです。休職していた本人も、復職には大きな不安を抱えているはずです。経営者はもちろん、人事・労務・総務などの管理部門担当者は、不安を解消するためにも、復職面談や職場復帰支援プランを作成して、対応するようにしましょう。