電子署名という言葉を聞いたことはあっても、それが実際にどのようなことに役立つのか詳しくはわからないという人もいるのではないでしょうか。ペーパーレス化の推進に加えてテレワークの普及などもあって、今、電子署名の重要度は急速に増してきています。

電子署名とはどのようなもので、活用することでどんなメリットが得られるのか。おすすめしたい製品の紹介も含めて、解説します。

電子署名とは

電子署名とは、電子文書の内容が改ざんされていないこと、その文書が間違いなく本人のものであることを証明するための技術です。紙の文書・書類における印鑑やサインに相当し、その法的有効性は2001年4月1日に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」によって規定されています。

日本の場合、電子署名にはおもに公開鍵暗号方式に基づいた仕組みが用いられています。現状、電子署名は取引に使用する電子文書に関して次の2つの役割を実現します。

電子署名を活用するメリット

企業が電子署名を活用することで得られるメリットは以下のとおりです。

ペーパーレス化による業務効率化

取引を行う双方が紙の契約書に押印やサインをする場合と比べて、電子文書(PDFファイルなどの電子データ)と電子署名による契約業務はメールなどを使ってやりとりできるためスムーズです。遠隔の場合でも、インターネットを介し、契約に関わるさまざまな業務を効率的かつスピーディーに進められます。

契約に関する費用削減

印刷費や紙代、郵送費、持参した場合の交通費、紙の契約書の保管スペース代などのコストを削減できるのもメリットです。電子契約は課税文書にあたらないので、印紙代も不要です。加えて契約業務や契約管理に必要な人件費も抑えられるでしょう。

コンプライアンスリスクの低減

契約書の改ざん、紛失、破損などのリスクが減り、コンプライアンスリスクも低減します。また、契約締結に至るまでの進捗状況を監視・管理しやすくなり、不正防止などのコンプライアンス効果が得られます。

おすすめ電子署名サービス3選

では、ここからはおすすめの電子署名やその関連サービスをご紹介しましょう。

DocuSign(ドキュサイン)

ドキュサインの「DocuSign e-Signature」は、世界180ヶ国以上、75万社以上の組織・団体に利用されている電子署名サービスです。シンプルな操作性を持ちながら、多くの便利な機能と堅牢なセキュリティを備えています。

具体的には、モバイルアプリによる署名やオフラインでの利用、合意プロセスの進捗確認、署名・捺印や日付情報の取得、350以上のアプリケーションとの連携、43言語対応、テンプレート化されたカスタムフィールドやワークフローの利用といったことを実現できます。また、「モバイルとデスクトップのどちらが署名の完了率が高いか」といった署名データの分析もできます。国内だけではなく海外企業との契約に使いやすいのも特徴です。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、契約や承認に関する仕事の効率化を目的とした電子契約サービスです。紙の書類で契約印と実印を使い分けるように、電子契約においても異なる用途に利用できる契約印相当、実印相当の2種類の署名方法を用意。とくに実印相当の証拠力がある電子署名は、厳格な身元確認に基づいて発行される電子証明書を用いた「身元確認済み 高度電子署名」となっています。

また現在、紙の書類で行っている「社内の承認を得て押印する」、あるいは「双方の署名が完了した文書を回覧する」などの押印ワークフローをそのまま電子化して運用可能です。印鑑やサインが必要だったさまざまな業務を、電子印鑑を使った利便性の高いシステムへと移行することができます。

paperlogic

電子稟議、電子契約、電子書庫という3つのサービスを展開しているpaperlogic。いずれも「電子のハンコ」を標準装備していますが、中でもpaperlogic電子契約は、電子署名法はもちろん、e-文書法、会社法、電子帳簿保存法の保存要件にも完全対応した電子契約サービスです。

電子のハンコは本人証明、非改ざん証明、存在証明という3つの証明機能を備えた電子署名。たとえば取引先選定のための稟議書・見積書、そして契約締結時の契約書など、契約までの流れで必要な書類と押印による業務を、すべて電子文書と電子のハンコで置き換えることができます。

まとめ

電子署名サービスは電子文書に電子署名を付与するだけではなく、契約プロセスの進捗管理や社内の申請書などのワークフロー、電子契約全般などさまざまなサービスを組み込んだものが増えています。

自社で導入するときはどのような目的で電子署名を活用したいのかを明確にして、ニーズに合った製品を選ぶ必要があります。無料トライアルが用意されている製品も多いので、まずは使ってみて使い勝手を確かめることも可能です。

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