新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、テレワークや時差出勤などを導入したりクラウドツールを活用したりするなど、働き方を見直す企業が増えました。

それでは、経理部門に関してはどうでしょうか。

今回は、新型コロナウイルスの流行により、企業の経理はどのように変化したかを解説します。

また、テレワークが成功している経理部門の特徴についても紹介します。これからの「アフターコロナ」「ウィズコロナ」と言われる時代にも求められる施策なので、ぜひ参考にしてください。

コロナ禍での経理部門の働き方

新型コロナウイルスの感染拡大防止措置として、テレワークの導入が推進されました。それまでも働き方改革によりテレワーク・在宅勤務が推奨されていましたが、コロナ禍でさらにその動きは加速したことになります。

東京都の調査によると、2020年4月にはテレワーク導入率は62.7%。しかしその後は徐々に降下し、1年後の2021年4月には56.6%となりました。

一方、経理部門に特定した調査結果ではさらに低い数値となりました。

一般社団法人日本 CFO 協会の2020年7月の調査によると、緊急事態宣言下で「全く出社しなかった」と回答したのはわずか6%に留まっています。

テレワークを導入している企業が増えている一方、経理部門ではなかなかテレワークが浸透しにくいという実態が判明しました。

経理部門のテレワークの弊害

経理部門でのテレワーク普及を阻害していると考えられるものは何なのでしょうか。

書類への押印

経理では、請求書や契約書、帳簿や決裁書などさまざまな書類を扱います。それぞれ紙ベースでやり取りされることも多く、実際に紙の書類を確認して押印しなければいけないケースが多々あります。

経理書類の確認や押印のために出社しなければいけないことがあるため、テレワークがしにくいことがあげられます。

経理関連書類の保管

経理関連書類は保管期間が決められているため、書類の保管作業ために出社しなければいけないことも少なくありません。

書類を印刷し、製本、さらにファイリングをして保管場所に整理します。企業によっては保管場所を厳しく管理していることもあるので、出社の必要性が出てくることもあるでしょう。

入出金管理

経理では入出金処理の作業が発生しますが、特定のパソコンや回線でしか処理できないようにしている企業もあります。

そのため入出金管理のために出社せざるを得ない状況になってしまうこともあります。

テレワークが成功している経理部門の特徴

それでは、テレワーク導入が成功している経理部門に共通している特徴はあるのでしょうか。

ペーパーレス化

経理部門の最大の問題点は紙文化です。

紙の書類の確認・保管のためには出社が必要となってしまいます。また、取引先に請求書を郵送したり、取引先から返送された契約書を受け取ったりする必要もあるでしょう。

しかしペーパーレス化を進めることで、これらの作業が必要なくなり、結果として出社も不要になります。たとえば、請求書をメールで送信したり経費精算を電子化したりするのがペーパーレス化に向けた施策と言えるでしょう。

電子書類の保管のためのクラウドツールも数多く開発されており、それらを利用すれば紛失や盗難のリスクなく電子書類を保管できます。

ペーパーレス化はテレワークを推進するだけでなく、業務の効率化にもつながります。今までは必要な書類を探すのにも大きな手間がかかっていましたが、ツールを導入すれば検索するだけで希望の書類が見つかることになります。

電子契約の導入

電子契約を取り入れることも、これからの経理部門に求められる変革です。

電子契約とは、パソコンやスマホなどで閲覧できる電子書類に電子の印鑑を押印したり電子署名をしたりすることをいいます。AdobeではPDFファイルに電子押印できる機能がありますし、さまざまな電子契約ツールも普及し始めています。

会社ではなくても押印やサインができるため、契約や経費申請なども自動化でき業務効率化も期待できるでしょう。

実際に政府でも、印鑑を廃止して電子押印に切り替える動きが見られています。

経理業務の自動化

テレワークでも生産性を向上させるために、経理業務の自動化に取り組んでいる企業も少なくありません。

経理業務の自動化の方法には、RPAがあります。

RPAとはRobotic Process Automationのことで、反復性のあるマニュアル化された作業をロボットに教えて自動化することです。

たとえば、経理業務で発生するデータ入力や転記などの作業も、RPA化により効率化し人的ミスも防げます。

また経理業務自動化のためのクラウドツールも開発されています。

経費精算システム、会計システム、請求書作成ツールなどを活用すれば、さまざまな経理業務を自動化できます。

まとめ

新型コロナウイルスの影響により働き方が大きく変わった企業もあれば、変化に対応するのが難しく従来の働き方のままである企業もあります。

しかし、これからの時代はテレワークや業務効率化により、社員の健康維持と生産性の向上を考えていかなければいけないでしょう。

今回紹介した内容を参考に、経理部門の変革を始めてみてください。