総務では、企業の経営に関わる様々な業務を幅広く担当します。具体的な業務内容は企業によっても異なり、その企業の「総務以外の部署が担当しない業務すべて」と言っても過言ではありません。業務量も多く、人的リソース不足や業務の効率化に頭を悩ませる企業も多いのではないでしょうか。そんな時は、業務の効率化ができるITツールを活用してみてはいかがでしょうか?

社内の情報を最大限に活用したいなら: Fleekdrive (フリークドライブ)

企業では膨大な量の文書が扱われているため、何がどこにあるのか把握して探し出すのも大変です。社内規定やマニュアル、事例集など、せっかく作成した文書もファイリングされたまま活用しきっていない…なんてことありませんか?

情報を効率的に活用したいなら、文書をクラウド上に保管し共有化することができる文書管理ツールがおすすめです。

Fleekdriveは、企業向けのセキュアで利便性の高いオンラインストレージサービスです。企業の重要な知的財産であるファイルが、知らないうちに社外へ流出することを防ぎつつ、クラウドサービス上で許可されたユーザー間で簡単にファイルを共有できるサービスです。 
ファイルの暗号化、ウイルスチェックなどセキュリティ機能も充実しており、データを国内複数拠点で冗長に保管されているためBCP対策にも効果的です。

URL:https://www.manegy.com/tob/service/fleekdrive 料金:月額1ユーザー500円〜 ※無料トライアル期間あり

来客取次をなくして負担を軽減:Smart at reception(スマートアットレセプション)

来客対応は、総務などの管理部門が行うことが多いでしょう。予定されている来客以外にも、宅配業者やアポ無し訪問などに対応しながら、自分の業務もこなさなければいけません。一日に何度も内線や案内などの対応をしなければならず、特に繁忙期には「もう来ないで!」と思うことも…。

そこで、最近見かけるようになってきた無人受付を導入してはいかがでしょうか?

Smart at receptionは、iPadを設置するだけなので大掛かりな工事は不要です。コストも期間もかからず簡単に始められます。訪問者が、iPadの簡単な操作やAIによる音声認識によって訪問先担当者を指定すると、チャットや内線などの方法で直接担当者に来客が通知されるので、取次業務が不要になります。

オフィスのフリーアドレス化を検討中の企業にとっても、取次課題を解決してくれるツールです。

URL:https://smartat.jp/reception 料金:月額20,000円(税抜)/iPad1台導入で299名まで〜

契約書の作成や期限管理が面倒なら:Holmes(ホームズクラウド)

契約書の作成や承認、締結、更新管理なども総務で行うことが多いです。単なる文書作成にとどまらず、法務との相談・レビュー、社内承認、捺印、製本など、実務とフロー管理もしなければなりません。また、過去に締結した既存契約を調べるために手間がかかったり、イライラする仕事でもあります。

最近は、在宅勤務を導入する企業も増えてきたこともあり、出社不要で契約書管理が行える電子契約システムの導入を検討する企業もあるのではないでしょうか。

Holmesは、契約書作成や契約書の種類ごとのフローの構築、進捗管理、電子締結(紙締結も可)、契約書検索、期限リマインダーなどを行えるツールで、契約締結までの期間の大幅な短縮も可能です。

URL:https://www.holmescloud.com/holmes/ 料金:月額100,000円〜/ユーザーアカウント無制限 + 初期費用200,000円[JK1]  
※詳細は要問合せ

設備も備品もワークフローも来客もまとめて管理: desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

設備や会議室予約、備品管理、ワークフロー、来客管理など、社員がそれぞれ自主的に登録できたり、施設の空き予定を確認できたりすれば最も効率的です。

国内で20年以上の導入実績があるdesknet's NEOは、組織に求められる機能をまとめて提供している社内グループウェアです。「Office 365」や「G Suite」などの海外製品を導入する企業も多いですが、あえて国産desknet's NEOを選択する企業も多いようです。その理由は、導入後のフォローやサポートが手厚いことにあるのだとか。自治体や官公庁での導入実績もあります。

総務の業務は、なるべく多くの情報を社員と共有することでスムーズに進捗することがあります。社員が自主的に情報を検索することができることで、社内問い合わせを限りなく減らすことも可能です。

URL:https://www.desknets.com/ 料金:1ユーザー月額440円(税込)/月〜

単純作業をなくしたいなら: RPA Robo-Pat(ロボパット)

毎日の事務作業の中には、コピーペーストや「Aが終わったらBのツールを起動させる」といった、総務の深いノウハウがなくてもできる作業も含まれています。ところが、ベテラン社員がそうした作業に工数をかけなくてはならないとしたら、リソースの無駄使いかもしれません。

そんなときには、AIロボットを導入してみてはいかがでしょうか?

「RPA Robo-Pat DX」は事業部門が自分で業務自動化できるRPAをコンセプトにしており、導入継続率96%と中小企業の多くのお客様に利用いただいているRPAシステムです。

プログラミングの知識がなくても使用でき、無料トライアルを通じて0 円で徹底サポート。1ヶ⽉単位で契約が可能なので、これからRPAの導入を検討している、業務を最適化したいという企業に向いています。

料金:要問合せ

まとめ

総務の業務範囲は広く、突発的な対応を求められるなど、オペレーションが決まっていない業務も多く含まれます。そのため、属人的になりがちで慢性的な人材不足に悩んでいる企業も多いでしょう。ITツールを導入すればすべてが解決するわけではありませんが、導入をきっかけとしてワークフローが整理されたり、今までブラックボックスだった業務内容や課題が共有されたりしやすくなります。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。