コロナ禍や働き方改革でテレワークが推進され、企業は“ハンコレス”な職場環境を求められている。しかし、総務や法務の業務に従事している人々からは「テレワークをするのが難しい」という声もいまだ多い。実際、最近実施された電子契約の導入に関する調査でも、厳しい結果が出た。

企業間電子商取引「BtoBプラットフォーム」のサービスを提供している株式会社インフォマート(本社:東京都港区、代表取締役社長:長尾 收氏、以下「インフォマート」)は、総務または法務の業務を担当する会社員を対象に、電子契約に関する調査を実施した。本記事ではこの調査結果を一部ご紹介する。

<調査概要>
調査内容:電子契約に関する調査
調査期間:2021年6月30日〜7月7日
調査対象:事前の調査で「総務業務」または「法務業務」を担当していると回答した会社員
有効回答数:466名
調査方法:インターネットによるアンケート

<主な結果概要>
■電子契約導入率は3割未満
■電子契約導入で実感する効果TOP3は、①テレワーク対応 ②コスト削減 ③セキュリティ強化
■電子契約導入の障壁は、①導入準備の手間 ②導入時の課題やトラブルの解決による負担

電子契約の導入をスムーズに実現するカギはベンダーの●●●●

最初に、回答者たちが勤める企業の電子契約の導入・検討状況について尋ねた(n=466)。「導入済み」と回答した人は全体の27.9%。2020年9月にインフォマートが実施した同調査では18.0%だったので、導入率は約1.5倍に増加しているが、それでも3割未満という結果に。コロナ禍でのテレワーク推進や、導入によるコスト削減とセキュリティ強化など、電子契約には多くのメリットがあるが、導入率は高くないのが実状だ。

次に、電子契約の導入によって感じた効果を聞いた(複数回答可、n=130)。最多回答は「テレワークへの対応」(46.2%)。以下、「印紙代や郵送、保管費用などのコスト削減」(45.4%)、「セキュリティ強化」(39.2%)だった。コロナ禍でのテレワーク対応を中心に、幅広く評価されているようだ。

このように、電子契約の導入にはメリットがいくつもある。それでも導入している企業が少ないのはなぜだろうか。電子契約を導入済みと回答した企業に、導入する際に困ったことや手間に感じたこと、課題に思ったことについて尋ねてみた(複数回答可、n=130)。

結果は「電子契約の仕組みや安全性に関する調査」(34.6%)が最も多く、次いで「自社の稟議フローや関連規定などの確認と整理」(33.8%)、「電子契約導入による費用対効果の算出」(32.3%)が続いた。つまり、導入準備の手間が負担になっている。

同様に、電子契約の導入後に困ったことや課題に思ったことについても聞いた(複数回答可、n=130)。結果は「社内からの質問対応」(33.8%)が最も多く、以下「操作がうまくいかないなどのトラブル」(31.5%)、「取引先からの質問対応」「取引先への周知(メールや案内文の郵送など)」(共に27.7%)となった。社内外から出る問い合わせやトラブルの解決も負担として感じている企業が多い。

また、電子契約の導入に関する課題やトラブルの対処についても尋ねている(n=130)。

「導入する際に生じた課題」については、「ベンダーのサポートを活用しつつ、基本的には自社で解決した」が40.8%で最も多く、次いで「すべて自社で解決した」が39.2%だった。

一方、「導入後に生じた課題」については、「すべて自社で解決した」が40.0%、「ベンダーのサポートを活用しつつ、基本的には自社で解決した」が35.4%だった。

多くの企業が自社で電子契約導入前後の問題に対処している。

以上が、電子契約の導入に関する調査の主な結果だ。

総務や法務の現場では電子契約の導入が望まれているものの、実際の導入率は3割にも達していない。
そこには「導入準備の手間や、社内外からの問い合わせ・トラブル解決の負担」「電子契約の導入時の問題に自社で対処することによる業務負担」という2つの壁があるのが今回の調査でわかった。一方で、電子契約ベンダーのサポートを活用している企業が少ない現状も明らかになった。

2つの壁を破るカギとなるのが「電子契約ベンダーのサポート」だ。
総務や法務の担当者が、電子契約ベンダーのサポートをフル活用すれば、電子契約の導入がスムーズになり、ペーパーレス化が実現できる。

なお、本アンケートの詳細はインフォマートの公式サイト「BtoBプラットフォーム 契約書」(https://www.infomart.co.jp/contract/download/n010.asp)で紹介されているので、興味がある人はチェックしてみよう。

※本記事でご紹介した調査結果はインフォマート調べ。