2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されることをご存じでしょうか。
この制度改正によって国税関係の書類を電子化して保存する際の要件がより緩和され、国が押し進めているペーパーレス化の進展がさらに進むといわれています。そこで今回は、この改正電子帳簿保存法のポイントについて詳しく解説します。

目次【本記事の内容】

改正電子帳簿保存法とは

改正電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主が取り交わす請求書や領収書などの会計関連の書類を、電子データで保存する際に守るべきルールを定めた法律です。法律自体は1998年に成立していますが、IT・ITC技術の発達に合わせてこれまで改正が数度行われていて、2022年1月にも大幅な制度改正が行われます。

今回の改正電子帳簿保存法の最大の目的は、会計・税務関連の書類の電子化をさらに促進させることです。現行法でも電子化を進めるための制度が定められていますが、面倒な規定がまだまだ多く、しかも罰則などの規定もなかったため、ペーパーレス化が思うように進まないという難点がありました。こうした問題点を打ち消すべく、今回の改正ではかなり大きな変更が加えられます。

改正電子帳簿保存法のポイント

2022年1月に施行される改正電子帳簿保存法の注目すべきポイントについて紹介します。

●事前承認制度の廃止

これまで、国税関係の書類を電子データで保存する場合、3カ月前までに所轄の税務署長による承認が必要でした。しかし、事業者の事務負担軽減を図るため、今回の改正法によって事前承認は不要とされます。

●優良電子帳簿システムの帳簿データへの優遇制度

優良な電子帳簿の要件を満たしている場合、個人事業主であれば青色申告特別控除が65万円適用され、法人であれば申告漏れの際に課される過少申告加算税がこれまでの10%から5%に減免されます。ここでいう「優良な電子帳簿」とは、以下の5点を満たしている帳簿のことです。

・記録内容の訂正や削除を行った場合、その事実と内容を確認できる電子計算機処理システムを使用している。

・通常の業務処理期間が過ぎた後にデータに入力を行った場合、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用する。

・電子化した帳簿のデータとその帳簿に関係する他の帳簿のデータとの間で、相互に関連性を確認できる。

・システムの概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等、システム関係書類を備え付けている。

・データの保存場所にパソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンタ等とその操作マニュアルを備え付けて、データの内容を明瞭かつ速やかに出力できる。

●税金関係の帳簿・書類をスキャナーで保存する際の条件緩和

スキャナーでデータ保存を行う場合、これまでは3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、今回の法改正により2カ月に延長されます。また、第三者によるチェックなどが必要だった適正事務処理要件が廃止され、さらにスキャンデータの検索要件が取引年月日、取引金額、取引先の3項目に限定されました。

●電子取引の電子データの保存義務化

これまで、電子取引のデータは書面で保存しても良いとされていましたが、2022年1月以降に行う電子取引データからは、書面に出力して保存するのではなく、電子保存が義務化されます。電子データは電子データでの保存が原則とされるわけです。

●罰則規定の制度化

制度内容に抵触する不正が発覚した場合は、10%の重加算税の加重措置が取られます。いわば罰則規定であり、法人・個人事業主は不要な負担を避けるためにも、制度を遵守する必要があるでしょう。

会計・経理部門の人でも改正電子帳簿保存法を知らない人が7割

今回の改正電子帳簿保存法は帳簿管理の通常業務に与える影響は大きく、例えば電子取引のデータは電子データとして保存するのが原則となるため、制度改正後はPDFで受け取った請求書は紙に印刷しての保管ができません。業務内容の変更も含め、法人・個人事業主が事前に対応しておくべき内容は多いといえるでしょう。しかし実際のところ、多くの企業ではそれほど対応が進んでいないことが明らかにされています。

クラウド型経費精算システムを開発、提供している株式会社ラクスは、2022年9月22日〜27日にかけて、全国の経理・財務・会計担当者1,009人を対象として改正電子帳簿保存法に関する意識調査を行いました。

その調査結果によると、2022年1月に実施される改正電子帳簿保存法について「法改正の中身についてよく知っている」もしくは「法改正があるのは知っているが、中身はよく知らない」と答えた人は1,009名中688名でした。法改正の認知度自体は全体の約7割というまずまずの結果です。

ところが、法改正について認知しているこの688名に対し「2022年1月からPDFで受け取った請求書を紙に印刷して保管することができなくなることを知っているか」と尋ねたところ、「詳細を知らない」と回答した人は全体の73.4%に上りました。全体の7割以上の経理・財務・会計担当者が、制度改正があること自体は知っていても、その具体的内容については十分に把握していなかったわけです。

各企業の会計・経理部門としては、2022年1月の改正電子帳簿保存法によって何がどう変わるのか、職員に対してその内容についてしっかりと周知・徹底を図る必要があるといえるでしょう。

まとめ

改正電子帳簿保存法とは請求書や領収書などの会計関連の書類を電子データで保存する際に守るべきルールを定めた法律で、2022年1月に改正法が施行されます。この改正法は事前承認制度の廃止、優良電子帳簿システムの帳簿データへの優遇制度、税金関係の帳簿・書類をスキャナーで保存する際の条件緩和、電子取引の電子データの保存義務化、罰則規定の制度化などが注目すべきポイントです。

しかし、株式会社ラクスが行った意識調査の結果をみる限り、改正法の内容を十分に理解している経理・財務・会計担当者は多くないとも推測されます。各企業の会計・経理部門は、職員に対して改めて周知徹底を図る必要がありそうです。

電子帳簿保存法改正の関連情報

お役立ち資料

資料名:2022年の電帳法改正に向けて今からできる業務改善とは
提供元:Sansan株式会社

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資料名:【電子帳簿保存法にも対応】3分でわかる!経費精算システム「楽楽精算」
提供元:株式会社ラクス(楽楽精算)

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