年末調整で控除受けるためには、生命保険会社や金融機関から控除証明書を取り寄せ、会社に提出しなければなりません。そのためには、これらを郵送で受け取ることが主流でした。しかし、控除証明書の電子データ化が進み、スマートフォンやパソコンから入手できるようになったことで、年末調整の手続きも簡素化されてきています。

所得税の過不足を清算するのが年末調整

そもそも年末調整とは、給与所得者の所得税の過不足を清算する手続きです。払いすぎていた場合は還付され、不足している場合は追加徴収によって調整されます。

給与所得者の所得税は、個人が申告して納めるのではなく、企業が毎月の給料から天引きして納税しています。しかし、毎月の給料から天引きされる額はあくまで概算であり、その年の所得額は12月の給与が支払われて確定します。

確定した所得額に所得税が課せられますから、その時点での調整・清算をするために年末調整が行われます。

課税所得額決定に必要な控除証明書

所得総額から控除される項目を差し引いた額が課税所得額となります。

控除されるのは配偶者控除や扶養控除、生命保険料控除、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除、住宅ローン控除などがあり、それらを証明するために必要となるのが控除証明書です。

年末調整の手続きで、会社に提出しなければならないのは、扶養控除等(異動)申告書、基礎控除申告書、配偶者控除等申告書、所得金額調整控除申告書、保険料控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書などがあります。

これらの控除証明書を、すべて揃えて会社に提出するのは、なかなか面倒なことです。しかし、控除証明書の提出を怠ると税金を多く払うことになりますから、面倒などといってはいられません。

年末調整申告書をWeb提出する動きも

この面倒で煩雑な年末調整の手続きですが、年末調整を行わずに正しい税額を社員から徴収しなければ、所得税法第242条により、1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科せられます。

また、年末調整を行ったものの、追加の徴収額を納付しなかった場合は、10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金、またはその両方となりますので、年末調整は必ず実施しなければなりません。

しかし、ただでさえ年末には業務量が過多となるため、記入漏れや誤記といったミスも避けられません。この年末調整の手続きを少しでも簡素化するため、注目を集めているのが年末調整申告書をWebで提出する動きです。

電子証明書発行手続きに意欲的な金融機関

Web上で申告書の提出が可能なクラウドサービスを利用すれば、控除額の計算などの作業も簡単にできるようになり、年末調整手続きの効率化につながるといえるでしょう。

さらに、このWeb上での手続きの追い風になっているのが、マイナンバーカード専用サイト「マイナポータル」や、金融機関のホームページ経由で受け取った電子証明書ならスマホで会社宛てに申請することができるようになったことです。

こうした動きに、日本生命保険や明治安田生命保険などがホームページを通じて電子証明書を発行できるようにしたほか、2021年10月からは損害保険6社も控除の対象となる保険料の電子証明書の発行手続きができるシステムを稼働させています。

電子証明書の解禁によって、いわゆる“猫の手も借りたい”ほどの、多忙を極める12月の経理部門の働き方が少しは変わるのか、大いに期待したいところです。

まとめ

在宅勤務が、これからのスタンダードな働き方になるとすれば、年末調整に必要な控除証明書を取り寄せて会社へ提出することも、経理担当者の申請手続きも、Web上で完結することが求められるのではないでしょうか。

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