2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されます。電子データで受け取った書類に関して電子的な保存が求められることについて、政府・与党は2年間の猶予期間を設ける運びとなりました。

テレワークやデジタルトランスフォーメーション(DX)が推進される中で、国税関係帳簿・書類の電子化に注目が集まっています。しかし、どのような保存方法が正しいのかを認識して、対応できている企業はまだまだ多くありません。

今回は、電子帳簿保存法の改正を巡って、具体的に猶予される要件を解説します。

電子データ保存の義務化が、2年猶予されることに

ここでは、電子帳簿保存法の改正に関して特に、電子データで受け取った請求書や領収書の保存方法について説明します。

電子帳簿保存法の改正は、もともとは、電子取引における電子データ保存の義務化が予定されていました。しかし、この度、猶予期間を設けることにより、2022年1月から2年間は紙面での保存も容認されるようになる見通しです。本件は、2022年の与党税制改正大綱に盛り込み、年内には関連省令の改正が予定されています。

この背景には、日本企業のデジタル化の遅れがあるといわれています。多くの企業ではいまだに紙での会計処理が行われています。また、電子データ保存のためのシステム改修などが追いついておらず、電子データ保存の義務化に対応するための態勢が整っていない現状があります。

電子データ保存の義務化は、電子取引をしているすべての企業が対象です。電子取引に関する情報は、以下のような内容が挙げられます。

電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ(PDFファイルなど)インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ(PDFファイルなど)クラウドサービスを利用した電子請求書や電子領収書の受け取りクラウドサービスを利用したクレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データなど

参照:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁

ここで注意しなければならないのは、電子帳簿保存法に対応していない企業でも、PDFの領収書などを、書面に印刷したり保存したりすることが認められなくなる点です。今までは、紙もしくは電子保存を任意で選べていたのが、一本化されることになりました。

経費関連の内容は、確定申告や税務調査に大きく影響することから、国税庁へ数多くの問い合わせが集中しました。国税庁は「直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません」と述べており、企業の不安は一時的にはやわらぎました。(参照:お問合せの多いご質問(令和3年11 月)|国税庁 ) 
しかし、電子化対応への焦りは消えたわけではありません。

そこで、2021年12月に猶予の動きが浮上してきました。書面で印刷・保存をしたい企業には、申し出を行うことで税務署長が認可した場合、2年間の猶予を受けられる予定です。

言い換えれば、企業は2年間の準備期間を与えられるということです。遅かれ早かれ、書類のデジタル化を進めなければならない方向性は変わりません。

電子帳簿保存法とは

そもそも電子帳簿保存法とは、どのような法律なのでしょうか。

施行されたのは1998年のことで、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成10年法律第25号)」といいます。

帳簿や決算書、請求書など国税に関する帳簿・書類を、一定の条件を満たせば、電子データで保存することを認める法律です。電子帳簿保存法は、デジタル社会の到来で、国税に関する帳簿・書類を保存する納税者の負担を軽減するために制定されました。

今までも段階的に、改正をして条件の緩和をしています。直近では以下の通りです。

2015年:電子署名の義務化廃止や金額の上限(3万円未満)の撤廃

2016年:スキャナ保存要件が緩和(デジタルカメラ・携帯電話での撮影を許可)

2020年:「クラウドシステムなどのサービス」利用が電磁的記録方法として認可

導入や運用のハードルが下がっていましたが、運用に厳しい要件があったのも事実です。その条件を緩和する動きが、2022年1月の改正といえるでしょう。

現在、電磁的記録による保存は、以下の3つにわけられています。

電子帳簿等保存スキャナ保存電子取引

今回の改正で、要件が大幅に緩和されるのは「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」です。一方で「電子取引」は義務化され、罰則も強化されます。

電子取引の要件を満たすためには、会計ソフトなどで請求書・領収書のファイルにタイムスタンプを付与できるように、システムを改修しなければなりません。具体的な要件は、「国税庁のホームページ」よりご確認ください。

電子保存ができれば、紙を保存するコストは削減できますが、システム化するための費用が発生します。中小企業にとっては大きな痛手となるでしょう。

納税者の負担を軽減するために誕生した電子帳簿保存法。今回の猶予によって、どれくらいの効果があるのか、来年の与党税制改正大綱や改正以降の動きも目が離せません。

まとめ

昨今、政府が主導しているデジタル化でも、帳簿や決算書、請求書の電子化は、経理に関するバックオフィス部門の業務を効率化したり、生産性を上げたりと、業務改善を図る目的があります。

紙から電子に移行することで、逆効果になるようではデジタル化をする意味がありません。場合によっては、管理コストが上がり、記帳水準が下がるようなリスクもあります。

現在、紙面を軸とした保存をしている企業は、この猶予期間を活かして、電子化を成功させるデジタル戦略を立てておくべきでしょう。