山口県阿武町で発生した4,630万円の“誤送金”問題が大きな話題となったが、ビジネスパーソンにとっては、ビジネスシーンのコミュニケーションツールの一つであるメールの“誤送信”は、身近で大きな問題だ。
ときには、誤送信によって、取引先との信頼関係が損なわれてしまうことだってある。
とはいえ、誤送信を完全になくすのは難しいだけに、誤った内容のメールを送信した後に、どのような対応をするのかが、極めて重要になる。

法人向けソフトウェアの開発・販売を行うサイバーソリューションズ株式会社が実施した「メール誤送信後の対応調査」によると、もっとも多かった対応は「誤送信先に謝罪メールをする」の83%だった。

次いで、「誤送信先に電話する」が48%で、直ちに誤送信してしまったことを相手先に伝え、謝罪することに徹していることがわかる。
毎日、何通ものメールの送受信を行っているだけに、送信先や資料を間違えて添付してしまうミスは、誰にでも起こりうることでもある。

それだけに、すぐに謝罪することが鉄則だ。

では、誤送信したことを上司に報告しているのだろうか。

なんと、上司に報告しているのは23%にとどまっていることも、この調査で明らかになった。なかでも、20代ではわずか8%しか上司に報告していないというから、社内に誤送信を管理・把握する体制が整っていないことも見えてきた。
たとえミスをしても、できれば同僚にも上司にも知られずに処理してしまいたいところだが、メールの誤送信が原因で、会社のブランドに打撃を与えるような事態に発展してしまう恐れもある。

企業としては、対応マニュアルの作成など、事前にミスが起きない仕組みづくりが求められると同時に、徹底した社員教育も必要になるのではないだろうか。