あらゆる業務でデジタル化への流れが加速していますが、「社団法人事務局お悩み調査」(しゅくみねっと株式会社)によると、クラウド型会員管理サービスの導入を検討した企業はわずか20%にとどまっていることがわかりました。

アナログ作業が及ぼす影響

「社団法人事務局お悩み調査」は、しゅくみねっと株式会社が提供する「シクミネット」が、一般社団法人と公益社団法人事務局勤務のスタッフでクラウド型会員管理サービスを利用したことがない100名に実施したものです。

多くの社団法人事務局スタッフが、紙の書類に手作業で記入するアナログ作業により、入金の確認に時間がかかるなどの悩みを抱えていることがわかりました。なかには入金確認に1週間以上かかることもあるようです。

こうした悩みを解決する方法の一つが、クラウド型会員管理サービスの導入です。ところが、初期導入費用や月額コストが障壁となって導入を見送るケースが多く、検討したのはわずか2割程度というのが実態です。

業務の負担増になっているのが紙ベースでの事務処理

では、社団法人事務局スタッフは、実際にどのような業務上の課題を抱えて仕事に取り組んでいるのでしょうか。

もっとも多かったのが「手作業での会員情報の登録・変更が手間」の35.0%です。続いて「入金確認の作業に時間がかかる」(27.0%)、「郵送物の印刷・発送に時間とお金がかかる」(24.0%)、「未納者への督促に手間がかかる」(22.0%)などです。

DX推進が叫ばれているにもかかわらず、相変わらず紙ベースでの事務処理が多く、それがスタッフの業務の負担増になっていることが、この調査から浮き彫りとなりました。

入金の確認に1週間以上かかることも

ところで、およそ3割のスタッフが悩みとしてあげている入金確認作業には、実際どの程度の日数を要しているのでしょうか。

もっとも多かったのが1日〜2日程度の37.1%で、3日〜4日程度が33.3%、5日〜7日程度が22.2%、1週間〜2週間程度が7.4%です。

1日〜2日程度ならそれほど全体の業務に支障はなさそうですが、1週間以上もかかるのは業務効率化という点からも、やはり改善が求められるのではないでしょうか。

高額なコストが導入のネック

こうした事務作業の効率化に有効とされているのが、クラウド型会員管理サービスなどの導入です。しかし、導入を検討したことがあるのは20.0%で、検討したことがないのは67.0%にものぼります。

導入を検討しない理由の60.0%が高額な月額利用料で、高額な初期導入費用も55.0%と、高額なコストが、導入の大きなネックとなっていることがわかりました。

しかし、将来的にクラウド型会員管理サービスを導入したいと意欲を示しているのは約4割という結果です。そのうちの約6割が、3年以内の導入を検討しているとの回答が得られており、今後のDX推進には期待できるかもしれません。

まとめ

紙の請求書や領収書、伝票に手書きで入力する手間と時間を節約するために、いくらのコストをかけることが適正なのかは、それぞれの企業によって違うでしょう。しかしどの分野においても、DX化へと向かっていることだけは確かなようです。

参照元:「社団法人事務局お悩み調査」