総務は営業や製造、開発などとは異なり、企業の売上増につながる成果が見えにくい部門です。しかし、経理や人事などと同じく、総務は企業が経営を続ける上では欠かせないバックヤード部門なのは間違いありません。総務が適正に業務を行うことが、他部署の成果につながります。

そこで今回は、総務が目標を立てて業務に取り組むことのメリットと、その具体的な方法について詳しく解説します。

総務の業務内容とは

総務は企業組織全体に関わる事務を扱う部署です。具体的には、来客者の受付、顧客や取引先など社外からの問い合わせ窓口、各種消耗品の管理、株主総会の関連業務などが含まれます。

総務の業務はいわゆる雑務と言われるものですが、ある程度の規模の企業の場合、総務という組織を支える部門がなければ、経営は成立しないと言っても過言ではありません。この点において、経理部門と同様の性質を持っています。

ただ、成果が見えにくい部門であることも確かです。成果・業績が明確に出る営業や開発、製造部門などとは異なり、特別な評価軸を設定しない限り、組織目標の設定はできません。

総務が目標設定する場合の指標

では、売上目標や新製品開発関連の目標、生産目標といった明確な数値目標を立てられない総務の場合、どのような目標設定が有効となるでしょうか。以下でその具体例をいくつかご紹介します。

●企業全体での経費削減の減少率

総務が担当する業務の一つが、社内で使われる消耗品の管理があります。オフィスで使用されるコピー用紙、ボールペン、付箋、各種業務用用紙の在庫・発注管理はすべて総務の仕事です。

そのため総務が業務を適切に行っているかどうかを判別する指標として、これら消耗品の予算をどれだけ削減できるか、との点を挙げることができます。

例えば、コピー用紙を毎回必要以上に発注し、そのたびに倉庫・保管室に在庫を積み上げているようでは、効率的な業務を行っているとは言えません。必要数に合わせた発注・在庫管理を心がけることで、出費を抑えることができます。

一方で、消耗品は一括購入することで割引や送料削減を図ることも可能です。総合的に見てどのような方法が最も経費を抑制できるか、事前に計算しておく必要があります。在庫管理を効率的に行えるシステムを導入することも、長期的に見れば経費削減につながるでしょう。

また、各部門に対して、必要以上に消耗品を使わないよう周知徹底を図ることも大切です。無駄遣いを控えてもらうことは経費削減の基本なので、社内全体に注意喚起する必要があります。

●残業時間の減少率

総務部門でも人手が足りないなどの理由で、残業が発生することは珍しくありません。しかし、日々の業務を見直し、仕事への取り組み方法の改善を行うことで、残業時間を減らすことができます。

バックヤードを担う総務では、生産性向上など業務効率化に関する明確な目標値は立てにくいです。しかし一つの指標として、残業時間をどれだけ減らせたのかは数値化できるので、具体的な目標値として設定できます。

●他部署からの問い合わせ件数をどれだけ減らせたか

総務に対しては、他部署から日々多様な問い合わせ・相談の連絡が来ます。コピー用紙がなくなった、職場の電球が切れたといったシンプルなものから、設備・備品の故障まで様々です。こうした中、総務にとって一つの数値指標となるのは、こうした問い合わせ件数をどれだけ減らせたか、という点です。

総務への他部署からの問い合わせ件数は、それだけ他部署が職場環境の面で困った状況が起こっていることを意味します。つまり、総務として日々各部署の職場環境を把握し、問題が起こる前に対応できる体制が整っていれば、そのような問い合わせ件数は減少するわけです。

各部署が総務とやり取りする時間は、各部署が本業に回せる時間を割いて行われます。つまり、やり取りの回数をどれだけ減らせるかは、各部署の業務を邪魔せずに済んでいるかどうかにも直結するわけです。

●見直しを行う福利厚生の立案数、実現数

総務が担当する業務の一つが、福利厚生です。福利厚生とは、従業員とその家族が豊かな生活を送れるように取り組む施策のことで、いわば給与や賞与以外の報酬を意味します。

福利厚生を充実させることは、働く従業員のモチベーションを高め、各人の成果を上昇させることに直結します。そのため、「総務としてどれだけ福利厚生の改善を行ったのか」は、企業経営に貢献する総務の組織目標となり得ます。

例えば、日本企業には表立って有給休暇を取得しづらい組織文化がありますが、有給休暇とは別の形で利用できる休暇制度の導入もその一例です。実際、社員同士でサッカー日本代表戦を観戦に行く際に取得できる「サッカー休暇制度」、好きなアイドルのライブや誕生日の日に取得できる「推しメン休暇制度」などを導入している企業があります。

こうしたユニークな福利厚生制度の立案、実現を目指すことも、組織目標としては有効です。

総務が目標設定することのメリット

総務に限らず、企業が組織として目標を設定することには、従業員のモチベーションをアップさせる効果があります。目標があればその達成を目指そうとする意欲がわくため、業務に取り組む従業員の姿勢を高められます。

さらに、総務の仕事は消耗品や光熱費に関わる内容が多いため、その削減に関する目標を掲げることは、企業全体としてのコスト削減につながります。総務部門としてだけでなく、会社全体の無駄を減らすことにつながるわけです。

まとめ

明確な数値目標を立てづらい総務ですが、企業全体での経費減少率、残業の減少率、他部署からの問い合わせ件数の減少率、福利厚生の改善数などは、組織目標として設定可能です。目標の設定は従業員のモチベーションを高めることにつながり、さらに総務という職務上、目標達成は企業全体としてのコストカット・職場環境の改善を意味します。

総務の目標設定とその実現は、間接的ではあるものの、企業の業績アップにつながる要素とも言えるでしょう。