新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大は収まりを見せず、政府は4月21日、3度目の緊急事態宣言を東京、大阪、兵庫、京都の4都府県に発令する方針を固めた。それに伴いテレワーク・リモートワーク・在宅勤務を導入する企業や団体が増える一方で、社員の生産性の低下やコミュニケーション不足など、さまざまな課題が浮き彫りになってきている。

内閣官房と経済産業省が発表した資料によると、テレワークの生産性について、オフィス勤務よりも低いと回答した企業が92.3%に達しており、テレワークの方が生産性が高いという回答はわずか1.2%だった。テレワークで生産性が低下した理由で一番多かったのは「対面での素早い情報交換ができない」だった。

またサイボウズの調査によれば、テレワークによるコミュニケーションに課題を感じる人は50%を超えていた。「相手の顔が見えない、状況が分からない」「電話など連絡が取りにくい、メールなど時間がかかる」「タイミングが難しい」といった理由が上位だった。このような背景から、東京商工会議所の調査では、テレワーク実施企業の約30%が「一時期実施していたが現在は取りやめた」と回答していた。

システム開発を手掛ける富士ソフトも、同じようなテレワーク時のコミュニケーションの課題を感じていた。そこで同社は、仮想オフィスツール「FAM office」を開発し、自社運用を2020年7月から開始した。2021年4月現在、富士ソフトの社員約1500人が同ツールを活用しており、今後は富士ソフトの社内勤務者約5000名全体に適用する予定。

仮想的なオフィスで、どのようにして新しいコミュニケーションスタイルを確立したのか。「FAM office」の開発を手掛けた富士ソフト プロダクト事業本部 副本部長の松浦直樹氏に話を聞いた。

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オフィスを仮想化する「FAM office」

富士ソフトが自社開発した「FAM office」は、仮想オフィスにアバターが出勤できるコミュニケーションプラットフォーム。「FAM」は「Fujisoft Augmented Meetup」の略で、「拡張した出会いの場」を意味している。

システムにログインすると、仮想オフィス内で定められた席にアバターが現れ、仮想オフィスに出社できる。156席ある仮想的なオフィスが10フロアあり、固定席のほか、ミーティングルームや会議室などが用意されている。

アバターはドラッグ&ドロップで移動させることが可能で、自分のアバターを他のアバターに接触させることで自動的にビデオ通話が始まり、お互いの顔の映像がアバターに表示される。まさにゲームの世界観のようだ。ワンクリックで富士ソフトの資料共有アプリ「moreNOTE hello!」を起動し、資料やホワイトボードを共有することも可能。

また、ミーティングルームや会議室にアバターを集合させることで、複数人によるオンライン会議も可能。参加者は、好きなPCアイコンを選択し好きな席に着くことができる。「声をかけてすぐに会議が開始できる手軽さが便利だ」と、松浦氏は話す。

さらに、会議中・電話中・外出中・食事中の中から状況を選び、アバターの上に表示できるほか、「○○オフィスに出社しています」や「今日在宅勤務です」など、自分の状況に合わせたひとことを表示させることも可能。音声のみを消す「ミュート」や、音声・映像の両方を消す「プライバシー」といった機能も備わっており、個人のプライバシーにも配慮している。


タイミングの難しさをデジタルで解決

松浦氏は、「FAM office」の利点について、「リアルのオフィスのように、周りの社員の状況がひと目で把握できることだ」と説明した。このツールに適用されている富士ソフト独自の機能「ライブオフィスビュー」により、周りのアバターがどこにいるのか、誰と誰が会話しているのか、PCの画面上で俯瞰して見ることができる。

これにより、相手の顔が見えなくても状況が把握でき、話しかけるタイミングが難しいといった課題の解決にもつながる。実際に、会議終了直後の上司に、待っていた部下が話しかけるといった、まるで本当のオフィスのような社員の動きが仮想オフィスにもしばしばみられるという。管理職にしても、自分のチームが分散していても、今どういう状態なのかを俯瞰して見られるということは、円滑なマネジメントを実現するために有効なことだ。

また、デジタルのオフィスだからこそ実現できることもある。それは、コミュニケーションの履歴が確認できることだ。誰と誰がどんな会話をしたのかをログとしてすべて残し、いつでも確認できる状態にしている。「どれくらいの頻度でコミュニケーションをとっているのかを可視化することができる」(松浦氏)

ほかにも、全国の社員や、まったく違う部署の社員同士が1カ所に集まることで、今までにはなかった交流が生まれた。仕事の悩みや開発の悩みの相談が積極的に行われるようになり、会議以外の雑談のような細かな接点が格段に増えたという。これはバーチャルならではのメリットだ。

「公平性」と「シンプルさ」を重視

「FAM office」の開発がスタートしたのは、1度目の緊急事態宣言が発令されていた2020年5月。富士ソフトでは、2012年から社員全員を対象にしたテレワークを認めていたが、その利用率は低かったという。そのために、新型コロナをきっかけに全社的にテレワークが普及した際に、コミュニケーションに関する課題に直面した。

「ITツールの活用やネット環境に関しては全く問題なかったが、コミュニケーションをとるきっかけや、話しかけるタイミングが分からないといったことが問題だった」と、松浦氏は当時を振り返る。実際に、同社が社員2980人を対象に実施したアンケートでは、3割を超える社員が、声をかける瞬間の状況や様子が分かりにくいことや、顔色が伺えないことを理由に「円滑なコミュニケーションができない」と回答していたという。この状況を打破するために「FAM office」の開発に踏み切った。

開発において最も意識してきたことは「公平性と透明性」だという。一方的に見るのではなく、社員同士の状況を見せ合うことで公平性を保つ。また、PC動作になるべく負荷がかからないよう、シンプルさを追求した設計も工夫の一つだ。アバターは2等身の人形型で、オフィスを再現する物も一つ一つが簡単な仕様になっている。

「このツールは、システムの開発ツールや資料作成する Microsoft Office といった本来の仕事をするツールのじゃまをしてはいけいない」(松浦氏)

しかし、「人間に近いアバターにしてほしい」、「着せ替えをしたい」といった社員からの要望もしばしば寄せられる。それに対応することは簡単だが、松浦氏は「楽しむ機能は現状ではいらない」と、解決すべき課題を明確に捉え行動している。


プライバシーの観点での障壁

そんな新しい働き方を実現する「FAM office」だが、まだまだ改善したいことが山積みだという。

同ツールには、音声と映像の両方を消す「プライバシー」機能がある。この機能がオンの状態だと、アバターで急に話しかけられても自動的にビデオ通話につながることはない。逆に言えば、いまその社員が本当は何をしているのかを、知ることができないということだ。

「すぐにつながり、常に全体を把握できることが『FAM office』の魅力的なところだ。その点を生かしつつ、個人のプライバシーへの配慮に関しても真摯に取り組んでいきたい」(松浦氏)

現実のオフィスに近付けていく

ほかにも、席にメモを残す機能や、フロアごとに掲示板を設ける機能など、さまざまな機能を追加することが検討されている。現実のオフィスに近付けていく一方で、デジタルだからこそ実現できることを模索していく。

「オンライン上だと、新入社員は会社の中にどんな人がいるかもわからない。社員名簿を見たところで人柄を理解することは難しい。新入社員のコミュニケーションのスキルや人間関係を構築できないのはもったいないことだ。たとえば、アバターの上に初心者マークをつけたら、みんなが面白がって話しかけ、コミュニケーションのきっかけになるかもしれない」(松浦氏)

4月現在、同社は自社だけでなく、近日中に商品として販売を開始する予定とのことだ。

新しいコミュニケーションの形を生み出しつつある富士ソフト。昨今、テレワークによる課題が浮き彫りになってきているが、テレワークによってもたらされるメリットが多いことも周知の事実だ。今後の働き方、特にコミュニケーションのあり方について、今一度見直す必要があるのかもしれない。