Hello everyone! 英語講師の神林サリーです。日本で生まれて育った日本人はネーティブにはなれませんよね。でもね、バイリンガル(2言語話者)にはなれるのです。わたくしの講座のコンセプトは「あなたをバイリンガルにいたします」。かんたんに英語をマスターできる学習法をお教えします。

「書いて話せる!サリー先生の英語術」の連載は13回目です。前回は「英語チャットでコミュ力UP」下編として、ビジネスチャットに役立つ(1)タイピングスキル(2)よく使う省略語(3)使えるシチュエーション別フレーズをご紹介しました。(3)を使ったオススメのチャット自主トレ方法もお伝えしましたが、トライしてみましたか?

チャットは会話のスピードに似ているので、ビジネス英会話を鍛えるにはいいですね。ビジネスでもチャットが増えてきたのは事実ですが、そうはいってもやはり正式な文書はメールでのやりとりになります。最初のやり取りもメールになりますので今回は英文メールの基礎、ABCをおさえていきます。

メールの書き方を勉強する必要に迫られている生徒さんから「見よう見まねで書いています」あるいは「ネット翻訳を使っちゃってますが、それが正しいのかよくわかりません」という声が今まで多かったので、もしかしたら読者の皆さんの中にもいらっしゃるのではないかと思いました。日本語のメールとは違うポイントをチェックしていきましょう。今回は英文メールを構成する基礎となる5つの要素、そしてルールについてです。

■件名はわかりやすく、書き出しも日本語より簡潔に

では、ビジネスメールの例を見てみましょう。

(宛先)
To: john_202@***
(subject=件名)
Subject: Next online meeting
_____________________

(Salutation=敬辞)
Dear Mr. Miller,

(Body=本文)
Hello, how are you? I hope everything is fine.
Thank you for your Email. I’m afraid I can’t have a meeting this week.
I’m a little busy but I’m flexible next week. When would be convenient for you?

(Complementary Close=結辞)
Best regards,
(Signature=署名)
Olivia Smith

■英文メールの基礎となる5つの要素

1)Subject(件名)

件名は短く簡潔にわかりやすく。「あ、あの件ですね」と、すぐわかるようにしましょう。長くても6語くらいまでに。ブランクで送信してしまったり“HOW ARE YOU!”のように全て大文字で“!”をつけたりしますと、スパムと処理されてしまう可能性がありますので注意してください。例文Eメールのタイトルも

I’m afraid I can’t have a meeting this week.

としてしまったら長すぎです。

Next online meeting(次回のオンラインミーティング)

とすればわかりやすいですね。

2)Salutation(敬辞)

Salutationは書き出しの日本語の「拝啓」あるいは「前略○○様」に当たる部分です。例文は Dear Mr. Miller, です。Mr./Ms.に相手の姓を続けます。以前は女性のMrs. ○○やMiss. ○○と既婚か独身かで呼び分けていましたが、現在はMs.が一般的です。発音はミズと濁ります。「ミスはミス(間違い)」と思って、気をつけてくださいね。Dear ○○を使う場合は Dear Mr. Miller, と、フルネームではなく姓だけです。

親しくなり、お相手の方が Please call me John. と言ってきたら、Hello John, や Hi John, とファーストネームで呼びましょう。かたくなに「失礼だから」とMr./Ms.を使い続けると「何でだろう? 親しくなりたくないのかな?」と余計な心配をさせてしまいますので、そこは素直にファーストネームで呼んでOKです。