これをわかりやすくするには、基本的に図解で使用する図形を統一し、よく使うものを決めておくと良いでしょう。私の場合は下図のように四角と丸、矢印、線となります。

図解資料をつくると、相互理解が短い時間で築ける

いちばん大切なのは相手にすぐに伝わる資料をつくることです。 

そのためには、ムリ・ムダ・ムラをなくすことが肝要です。

具体的に表しますと、下記のようになります。

ムリがない:話が脱線せず、言いたいことが明確である

ムダがない:相手から見て理解に必要な情報のみ書かれている

ムラがない:図の表現(形状や色合い、線の種類など)と意味が統一されている

たとえば下記の文章は仕事上の関係を文章にしてみたものです。

・BはAに〇〇し、CはAに△△する。そのとき、AはDへ□□するので、D はC に××する必要がある。結果、C はA に△△する。最後に、A はE へ◇◇する。

このままでは、理解をするまで時間がかかるので、下記のような図解資料をムリ・ムダ・ムラのない形でつくってみました。

こうすることで、文章による表現ではなかなか伝わりづらかった仕事の関係もシンプルに整理することができました。わかりやすい見え方にするため人の形のピクトグラムを使いましたが、四角を使って表現しても良いです。

まず「ムリがない」という観点ですが、図版のタイトルに「関係性を図解」と記載することで、他に伝える情報は何もなく、関係性のみを伝えることを明確にしております。

次に「ムダがない」という観点ですが、仕事の関係のみをピクトグラムと矢印を使って表現しました。必要最小限の図解で表しています。

最後に「ムラがない」という観点ですが、名前はアルファベットで明記し、それぞれのピクトグラムの図形を統一させることで、仕事の関係性をすっきりと表しました。

また、四角を使って表現した図は下記になります。

もし会社で「ちょっとわかりづらいなぁ」とか「もっとシンプルにできない?」とか言われたりしたらいったん図解資料に落とし込むことを考えてみるといいでしょう。