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「1日は想像以上に短い」。そう感じているのはあなただけではありません。
忙しい日々を送るなかでは、仕事やプライベートの予定が詰まり、気がつけば時間に追われて大事なことが後回しになることが多々あります。
そんな時間に追われる生活から脱却し、生産的な生活を送るためには、効率的なスケジューリングが不可欠です。
今回は、有名な時間管理の手法ではありながらも、意外と盲点になっている「重要度と緊急度」に基づくタスク整理法について解説し、その実践方法を具体的に紹介します。
タスクの見直しに役立つ「アイゼンハワー・マトリクス」
まず、タスクを「重要度」と「緊急度」に分けて整理することが重要です。これはアメリカの元大統領ドワイト・D・アイゼンハワーが提唱した「アイゼンハワー・マトリクス」としても有名です。
忙しい日常に辟易することがあるなら、今こそこのメソッドで日々のタスクを見直してみることをおすすめします。
アイゼンハワー・マトリクスの四象限とは？
アイゼンハワー・マトリクスは、タスクを以下の4つの象限に分類します。
- 第一象限（緊急かつ重要）
緊急度も重要度も高く、最優先で対応するべきタスクです。これには、締め切りの迫ったプロジェクトや緊急のトラブル対応が含まれます。
- 第二象限（重要だが緊急ではない）
重要度が高いものの、緊急ではないタスク。長期的な目標のための準備や、スキルアップのための学習が該当します。
生産的な生活を送るためには、この象限のタスクを計画的に進めることが重要です。
- 第三象限（緊急だが重要ではない）
緊急度は高いが、重要度の低いタスク。急ぎのメール対応や、日常の細々とした仕事があたります。これらはできるだけ効率的に処理し、時間をかけすぎないようにしましょう。
- 第四象限（緊急でも重要でもない）
緊急度も重要度も低いタスク。たとえば、無意味な会議や無駄な雑用などが含まれます。これらは可能な限り削減するべきです。
生産性を左右するのは「第二象限のタスク」
さて、重要なことはここからです。
生産性の高い生活を送るためには、第二象限のタスクを計画的に進めることが鍵。ここができているかどうかが、有意義な生活を送れるかを左右します。
これらのタスクは緊急ではないため、後回しにされがちですが、長期的な成功や自己成長に不可欠なのです。
生産性向上を下支えする第二象限のタスク一例
たとえば、仕事においては次のようなタスクが第二象限に該当します。
□ 業務効率化に向けた仕組みを職場で話し合う
□ 今後忙しくなることを想定し、解消するための対策をとる
□ キャリアアップのために資格取得の勉強をする
□ 重要なプレゼンテーションの準備をする など
プライベートにおいては以下のようなタスクが該当するでしょう。
□ 健康維持のための運動や定期的な健康チェックを行なう
□ 趣味や自己啓発のための活動を行なう
□ 家族や友人との時間を大切にする など
タスクを見える化したらスケジュールに組み込むこと
これらのタスクは、「できる時にやろう」と思っているだけではとても実現できないもの。大事なことはスケジュールに書いておきましょう。
計画的にスケジュールに組み込むことで、バタバタした日常から脱却し、本当にやりたいことを実現するための時間を確保できるようになります。
その際、「第三象限のタスクを処理できなくなるのでは」と不安になるかもしれません。
そうならないためにも、第二象限のタスクをスケジュールに書く際は、第三象限のタスクを処理するためのバッファ時間（余裕）をあらかじめ設けておくことで解決できます。
予期せぬ緊急事態に対応しつつも、重要なタスクを確実に進めることができるはずです。
重要度と緊急度に基づくタスク整理法は、生産的な生活を送るための強力なツールです。
特に、第二象限のタスクを計画的に進めることが、長期的な成功と自己成長につながります。第三象限のタスクは効率的に処理し、バッファ時間を設けることで、緊急事態にも対応できるようになるでしょう。
しかしながら、わかっていてもできていないことは多いもの。「最近慌ただしいな」と感じることが多いのであれば、ぜひ「第二象限のタスク」をリストアップし、スケジュールに落とし込んでみてください。
そうすることで、仕事とプライベートのバランスを保ちながら、充実した生活を送ることができるようになるでしょう。
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伊庭 正康 株式会社らしさラボ 代表取締役
リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年、株式会社らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理等、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は9割以上。現在は、オンラインを活用した研修も好評。近著に16万部を超える『できるリーダーは、「これ」しかやらない メンバーが自ら動き出す「任せ方」のコツ（PHP研究所）』『できる営業は、「これ」しかやらない（PHP研究所）』のほか、新刊の『結局、「しつこい人」がすべてを手に入れる（アスコム）』をはじめ、他多数の書籍がある。
※無料メーリングニュース（全8回）
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