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経費精算システムは、経費精算全般の作業効率化を目的としたビジネスツールです。しかし、数多くの製品が世の中にリリースされているため、導入時にどれを選べばよいか迷うケースも多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、経費精算システムの導入時に知っておきたいポイントや、おすすめの製品をご紹介します。
経費精算システムとは
立替経費や交通費・出張経費などの精算は下記のような作業が必要となり、経費の申請者や承認者、経理担当者に負担がかかります。
・領収書の内容を細かく確認しながら一つひとつ入力する
・交通費の場合、移動経路をそれぞれ調べて金額を確認する
・承認者は領収書と精算書の記載内容を照合し、整合性を確認する
・経理担当者は領収書と精算書の記載内容を照合し、会計処理を行なう
経費精算システムとは、これらの経費精算作業を大幅に効率化するシステムです。 システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。近年の主流は、自社でのシステム構築が不要でスマートフォンなどでのアクセスも可能なクラウド型です。
経費精算システム導入の主なメリット
ここでは経費精算システムの導入で特に大きなメリットを解説します。
メリット①経理担当者の手間削減
経費精算システム導入の最大のメリットは、経理担当者の手間を削減できることです。経費精算は、領収書と精算書の照合や集計、勘定科目の仕訳、振込など、経理担当者に大きな負担がかかります。しかし、経費精算システムを導入すれば、領収書の読み取り機能などで領収書と精算書の照合が不要になったり、会計システムとの連携により仕訳を自動で行なえたりします。振込データを自動作成することもできるため、経理担当者の労力を大幅に削減します。
メリット②人的ミスの軽減
経費精算は細かな金額を多数扱うことになるため、人的ミスが発生しやすくなります。しかし、経費精算システムを導入すれば、領収書およびICカードの読み取り機能や、交通費の自動入力などにより、人的ミスを減少させることが可能です。
メリット③手続きがスムーズになる
経費精算は上長の承認が必要なため、通常は上長が不在の時は手続きを進めることができません。しかし、経費精算システムのワークフロー機能を使えば、上長はインターネットで出先から承認ができるため、経費精算の手続きが滞ることはありません。また、誰の承認で経費が使用されたかがひと目でわかるため、不正が発生しにくく内部統制も強化されます。
以上が、経費精算システム導入の主なメリットです。
経費精算システム導入時に気を付けたいポイント
経費精算システムはさまざまなタイプのものがあるため、導入検討時は迷うかもしれません。
以下のポイントを意識して検討・選択するのがおすすめです。
●自社に合った機能を搭載しているか
経費精算システムは、自社に合った機能を搭載しているものを選びましょう。具体的には、企業の規模や導入目的を踏まえて製品を選定します。例えば、大企業は経費精算システムに、プロジェクト別の経費配賦や経費予算管理などの機能を求める場合があります。一方、中小企業は経費精算の仕組みが比較的シンプルであることが多く、経費精算システムもシンプルかつ簡単に運用できるものが適していると言えます。
●サポート体制がしっかりしているか
もし、システムにトラブルが発生しても、そのサービスの提供元が迅速に対応してくれるのであれば安心です。サポート体制はしっかり確認しましょう。
●従業員が使いやすいか
さまざまな世代が在籍する企業では、なかにはITに苦手意識がある従業員もいるでしょう。そのような人々でも使えるように、導入システムはなるべく管理者側と従業員側の双方にとって使いやすいものを選ぶのがおすすめです。
以上が、経費精算システム導入時に気を付けたいポイントです。
マネジー厳選！ 経費精算に役立つ優良サービス
ここからは、マネジーがおすすめする経費精算システムをご紹介します。
詳しい資料をダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。
交通費・出張旅費の精算や、物品購入、仮払いなどの経費精算業務を効率化する経費精算クラウドサービス。各企業の要望に沿った柔軟な設定や、多段階承認・条件分岐など複雑なルートに対応できるワークフローエンジンにより、エンタープライズにも最適なサービスをSaaSで提供します。
＜主なポイント＞
・エンタープライズの経費精算業務を効率化
大規模組織での運用に対応可能なワークフロー基盤を装備しています。また、会社を跨いだ承認・会社間取引・親会社代行支払など、グループ会社の管理が可能です。自社で利用している各種システムに合わせた柔軟な項目設定で、データ連携を行なうことも可能です。
・便利な機能を多数搭載
交通費精算の乗換案内と連動、交通系ICカードのデータをアプリで簡単に読み込む、コーポレートカードの自動連携でキャッシュレス化を推進、承認者への通知や申請者への差戻し等のメール通知、英語および外貨対応など、便利な機能を多数搭載しています。
交通費・出張旅費・交際費など、経費精算に関わるすべての処理をオンライン上で完結できるクラウド型の経費精算システム。申請・手配、支払・精算、分析・連携まで、経費精算業務をワンストップで行なうことができます。
＜主なポイント＞
・柔軟なカスタマイズが可能
SaaSでありながら、大手企業の要件に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。手厚い導入サポート体制や高い技術力を強みとする経費精算クラウドです。
・高いユーザビリティと業務効率性
スマートフォンアプリにも対応し、いつでもどこでも片手で経費精算をすることができます。スマートフォンアプリとパソコンブラウザ共に優れたUI設計により、直感的な操作が可能です。
・豊富な機能連携
交通系ICカードやクレジットカードとの連携もできる「外部連携機能」、航空券やホテル、会食の予約ができる「予約・手配機能」など、複数の機能を搭載しており、便利です。
電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレス経費精算システム。申請者は領収書を撮影して回収用ポストに投函、承認者はシステム上で画像を確認するだけで経費精算が完了します。経理担当者は、原本確認や保管作業をする必要もなく、経費精算が劇的に効率化されます。
＜主なポイント＞
・スマートフォンで経費精算が可能、99%以上の精度でデータ化を実現
スマートフォンで写真を登録するだけで、領収書データが自動で入力されます。撮影された領収書データは99%以上の精度でデータ化でき、申請内容の入力ミスを撲滅できます。
・あらゆる会計ソフトと連携が可能
仕訳データを会計システムに連携できます。36種類以上の会計システムで実績があり、自社開発の会計システムとも連携可能です。なお、経費精算に必要な機能は追加オプションなしですべて利用できます。
・安心・安全のサポート体制
高水準のセキュリティ体制で管理された国内サーバーで運営されています。また、複数拠点でバックアップ体制を設けており、災害発生時でも稼働が停止しません。
販売開始から20年以上の実績を持つ、クラウド経費精算システム。社内の経費旅費交通費精算や立替経費精算、請求書処理を効率化します。経理担当者の振込データ作成や会計ソフトへの転記、振替伝票作成の煩雑さも解消。
＜主なポイント＞
・導入後、長期的に使えるシステム
現状の運用や今後の企業の成長、社会変化、法改正に合わせて柔軟な設定変更が可能です。
・基本プラン内で利用可能な機能が満載
初期費用は0円。精算業務に必要な機能のほか、ICカード読込や電子帳簿保存法の電子取引、Amazonビジネス連携など、便利な機能も標準搭載しています。
・きめ細かい対応で、初めての導入でも安心
導入検討から本稼働、運用まで丁寧にフルサポート。経理実務や電子帳簿保存法、インボイス制度に精通した担当者が、各企業の課題に合った運用を提案。
「現場・経理・経営の三方よし」を実現する経費精算プラットフォーム。リモートワークにも対応したクラウドサービスです。
＜主なポイント＞
・リモートワークに対応
領収書やレシートをスマートフォンで撮るだけ。OCRまたはオペレーター入力で、領収書をデータ化してくれます。経費申請と承認もスマートフォンで可能。クレジットカードや電子マネーなどの明細から経費を登録できます。
・汎用的なワークフロー機能を搭載、経費精算以外にも利用可能
出張申請や有給申請など、さまざまなフォームを自由にカスタマイズできます。事前申請した明細を使い、経費精算や仕訳作成も可能です。
・請求書管理（受領のみ）の機能
仕訳データや総合振込（FB）データを自動で作成します。また、取引先への支払いはネットバンキングやAPIを活用。電子帳簿保存法にも対応しています。
以上、マネジーがおすすめする経費精算システムを厳選してご紹介しました。自社で導入を検討している場合は、お気軽に資料をダウンロードのうえ、ご参照ください。
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