時間を制する5つの戦術！ 生産性を高めるタスク管理法【今日のワークハック】

今日しなければならない仕事はいくつありますか？

すべて終わらせるには、どれくらいの時間がかかるでしょうか？

やることリストを完了させるのが不可能に思えるかもしれませんが、以下の5つのヒントを試せば、生産性レベルが急上昇するでしょう。

より多くのことをより短時間でこなそうとしている人に試してほしいことを、以下にご紹介します。

今日のワークハック：より短時間で、より多くをこなすタスク管理術

1. タスクごとにタイマーを設定する

タイマーの力を過小評価してはいけません。1日をとおしてタスクそれぞれにタイマーを設定すれば、時間をより管理しやすい長さに分割することができると同時に、目標に近づいていけるようちょっとしたプレッシャーをかけることもできます。

タイマーを使ってやることリストを分割することで、仕事量を分けることができるため、感じるストレスも減るはずです。

携帯電話のタイマーを使うだけでも構いませが、さらに詳細にわたる時間管理アプリを使うと便利かもしれません。最終的にはそうしたアプリが、1日を通した時間の分け方を分析するのに役立ってくれるでしょう。

▼タスク管理アプリの記事を読む

タスクの優先順位付けで利用したいフレームワークとツール3選【今日のライフハックツール】 | ライフハッカー［日本版］ https://www.lifehacker.jp/article/237211lht-framework-tool/

2. 1つのことに集中する

膨大な量のやることリストを抱えていると、一度にできるだけ多くのことにチェックマークをつけたくなりますが、それでは多くの場合、仕事が雑になったり不要なストレスが溜まったりしてしまいます。代わりに、シングルタスクを実践しましょう。

シングルタスクとは、基本的にはマルチタスクの逆で、一度に1つのタスクに全神経を集中させるということです。このやり方は、最初は続けるのが難しいかもしれませんが、集中して気が散るのを避けるのに役立ってくれるため、努力してみる価値は間違いなくあります。

気づいたらソーシャルメディアをうっかり開いてしまったり、ポップアップや広告で気が散ったりする場合は、パソコンの「フォーカスアシスト」や別の「フォーカスモード」を試してみると良いでしょう。

3. 優先順位別に色分けをする

ちょっとした色分けが楽しくないという人がいるでしょうか？

優先度の高いタスクを最後まで放置してしまうことが多いなら、色分けをするだけで、ほかのタスクの中でもその重要性が強調されるため、色分けしたタスクが第一に念頭に浮かぶようになるかもしれません。

Asanaなどのプロジェクト管理ツールを使うとタスクの色調整が簡単にでき、スマホのリマインダーアプリでも優先タグをタスクに割り当てることが可能です。

まず、3色の色を選びます。優先度の低いタスク、中間のタスク、優先度の高いタスクにそれぞれ色をつけましょう。そうすることで、何に先にチェックマークをつけていくべきか、どのタスクが翌日のやることリストに移せるかが一目瞭然になります。

4. タスクをまとめる

「ゾーンに入って」完全に集中した状態で 仕事をするのが好きな人には、タイムバッチングが好みにぴったりでしょう。一般的に、タイムバッチングを行なう際には、タスクを「浅い仕事のタスク」と「深い仕事のタスク」のどちらかに分類します。

浅い仕事のグループに属するタスクは、最小限の注意力と集中力を必要とするもので、管理業務などが該当するでしょう。一方、深い仕事に分類されたタスクは、最大限の集中力と精神力が必要とされるもので、ゾーンに入って取り組みたいと思うタスクとなります。

1日のはじまりにタスクをまとめておけば、深い仕事をはじめる際に起こる心地良いフロー状態をうまく活用することができ、浅い仕事のタスクは、注意力が低下してしまいがちな1日の終わりや昼休みに残しておくことがきます。

▼1つの作業に没頭する「フロー状態」についての記事を読む

生産性向上の鍵「フロー状態」に入る条件と環境の整え方 | ライフハッカー［日本版］ https://www.lifehacker.jp/article/what-is-flow-theory-how-to-apply-it-toimprove-your-productivity/

5. 5分ルールを使う

最後に、仕事をこなしていくより先延ばしにしてしまう人は、5分ルールからはじめるのが良いかもしれません。

5分ルールとは、脳を騙して、脳が避けようとしていることをはじめさせる認知行動学のテクニックです。5分経ったらやめたければやめても構わないのだとわかったうえで、5分だけタスクに専念してみましょう。

するとおそらく、一度はじめてしまえば、最も困難なハードルを乗り越えたことになり、残りのタスクを終わらせるのがもっと楽になるでしょう。

5分ルールがうまくいくには、最初の5分間で全神経を集中させなければなりません。

できることから生産性向上のコツを活用しよう

以上の生産性向上のコツをすべて同時に使う必要はありません。むしろ、多くの場合、1つ、2つからはじめて、それぞれに慣れてきたら徐々に増やしていくほうがうまくいきます。

最終的には、やることリストを色分けしたうえでタイムバッチングをしながら、5分ルールに従ってタイマーをセットし、深い集中力で一度に1つのタスクに取り組むようになるでしょう。

——2022年2月3日の記事を再編集のうえ、再掲しています。

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訳：白井樹（OCiETe）

Original Article: 5 Ways to Increase Productivity and Do More in Less Time by MakeUseOf