株主総会の準備には社内のほぼすべての部門が関わる重要なイベントです。中でも総務部門は、総会の準備において中心的な役割を果たします。この記事では株主総会の準備をテーマに、総務部門が携わる項目について解説します。会社によっては法務部門や経理部門の役割に該当するかもしれませんが、本記事では総務部が独立部門であると仮定して解説いたします。

会場の手配から株主への通知

規模が小さい会社であれば、自社の会議室でも株主総会を開けますが、規模が大きくなると別の会場を探さなければなりません。


具体的な会場選びは、出席する株主の人数と社員の人数、使用する機材や備品、懇親会や交流イベントの有無などを検討した上で、現場へのアクセス条件なども加味する必要があります。一般的には貸し会議室やホテルの会議室、さらに出席者が多い場合はイベントホールなどが利用されます。


開催日時と会場が決定したら、すべての株主に招集通知を発送します。招集通知には日付と場所も含めて、以下に挙げる招集事項も記載します。

・株主総会の目的事項（報告事項、決議事項）
・議決権の行使方法（書面または電磁的方法）
・その他法令で定められた事項


招集事項は取締役または取締役会が決定し、招集通知も取締役が発送することに決められていますが、実際の発送手続きは総務が担当することになるでしょう。発送は株主総会当日から起算して14日前までに完了する必要があり、原則的には書面で知らせますが、株主の承諾があれば電磁的方法でも可能です。
ただし、非公開会社の場合、期日は7日前となります。

決議事項に関する想定問答集の作成

株主総会の主題は2つあり、まず1つ目の報告事項では経理部門が中心となり、それを総務がサポートして準備を進めることになるでしょう。2つ目の決議事項についてです。事前に想定問答集の準備が必要になりますが、こちらの作成には法務部門の協力が欠かせません。


最近の株主総会の傾向では、広範囲な質問に対してもなるべく丁寧に回答することが求められます。そのため各出版社から、毎年最新版の想定問答集が出されているほどです。総務は法務と協議の上で、こうした既成の想定問答集を利用し準備するのも1つの方法です。


自社で想定問答集を作成する場合には、報告事項と決議事項以外で株主の関心が高そうな話題を選びだし、それを専門の部門ごとに分析して、最終的に総務でまとめることになるでしょう。近年の傾向では、コーポレートガバナンス、リスク管理、内部統制、セキュリティなどのほか、経営戦略や人材確保などの経営方針に関する質問が多いようです。


また想定外の質問にも対応できるように、別室には各部門の責任者にスタンバイしてもらうとよいでしょう。

株主総会当日の準備

株主総会の前日までには、会場の設営とリハーサルを完了させておく必要があります。設営準備の手配も総務が担当することが多いでしょう。株主に配布する書類や資料、記念品などを十分な数きちんと準備することも重要です。実施に使用する機材や備品にトラブルがないかどうかは、リハーサルでチェックして万全を期します。


バーチャル株主総会を利用する場合には、とくにインターネット回線のトラブルに注意しなければなりません。利用するシステムが正しく機能すると同時に、株主がスムーズに回線を確保できるように、事前の手配や打ち合わせにも時間を割くことになるでしょう。


株主総会当日には、総務が議事録作成を担当する可能性があります。議事録は会社法で定められており、10年間保存して株主や債権者が閲覧できるようにする必要があります。


登記上の重要な決議がなされた場合には、法務部門と協力して変更登記の手続きをしなければなりません。変更登記には議事録の添付も求められます。このように議事録は非常に重要であるため、場合によっては株主総会全体を録音や録画しておくことも検討すべきです。

まとめ

会社の運営全体を把握している総務だからこそ、株主総会の運営も総合的にサポートできます。具体的な準備作業を行う経理や法務部門に協力し、包括的に株主総会の準備を進めるのは、総務の重要な役割です。総務は準備だけでなく当日の運営にも携わるので、担当者は細かい点まで考慮して全体の計画を立てる必要があるでしょう。